Zo organiseer je een schaatswedstrijd

Begin met de ijsbaan en werk daarna van de wedstrijdopzet naar de uitvoering. Leg afstanden, startgroepen en het reglement vast voordat je deelnemers uitnodigt. Regel juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers ruim vooraf, want zonder deze mensen loopt het schema snel uit. In de laatste week controleer je startnummers, formulieren, prijzen en de communicatie over parkeren en wedstrijdtijden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
3
Wedstrijdafstanden bepalen
2 personen
4
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
5
Juryleden vastleggen
6
Tijdwaarnemers vastleggen
7
Wedstrijdschema maken
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Prijzen bestellen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startgroepen indelen
2 personen
15
Deelnemers bevestigen
2 personen
16
Vrijwilligers inplannen
2 personen
17
Parkeerinformatie versturen
18
Wedstrijdinformatie versturen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Prijzen en medailles controleren
2 personen
22
Startnummers sorteren
2 personen
23
Deelnemerslijsten afdrukken
24
Wedstrijdformulieren afdrukken
25
Jurybriefing voorbereiden
26
Materialen verzamelen
3 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Wedstrijdmaterialen klaarzetten
3 personen
29
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
31
Jurytafel inrichten
2 personen
32
Cateringpunt inrichten
2 personen
33
Versiering ophangen
2 personen
34
Routebordjes plaatsen
2 personen
35
Startnummers klaarleggen
2 personen
36
Tijdwaarneming testen
3 personen
37
Omroepsysteem testen
2 personen
38
Jurybriefing geven
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
3 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Inschrijvingen controleren
2 personen
43
Warming-up begeleiden
2 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Startgroepen oproepen
2 personen
46
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
47
Rondetijden registreren
3 personen
48
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
49
Publiek informeren
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Cateringtafels schoonhouden
54
Afval tussentijds verwijderen
55
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
56
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
57
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Catering opruimen
2 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
64
Uitslagen publiceren
65
Deelnemers bedanken
66
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
67
Materialen schoon en droog maken
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Jurytafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Megafon
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Markeerschijvenaantal 20
Startpistool
Startvlaggenaantal 4
Rondebordenaantal 4
Rugnummersaantal 80
Veiligheidsvestenaantal 12
Reservevetersaantal 20
Schaatsbeschermersaantal 20
Wedstrijdklokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 6
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Thermometeraantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Prijsbekersaantal 12
Medaillesaantal 40
Podiumblokkenaantal 3

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie voordat je een datum communiceert. Vraag meteen hoeveel ijsuren beschikbaar zijn en plan per startgroep extra tijd voor wisselen, uitleg en vertraging.
Leg het format, de afstanden en het reglement vast vóór je het inschrijfformulier opent. Vermeld ook hoe je deelnemers indeelt en wanneer inschrijvingen sluiten, zodat je later geen groepen hoeft om te bouwen.
Plan juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers per taak en tijdsblok. Zorg naast wedstrijdklokken en stopwatches ook voor een jurytafel, startnummers, wedstrijdformulieren en een korte jurybriefing.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt. Bevestig deelnemers daarna met hun startgroep, starttijd, parkeerinformatie en praktische wedstrijdinstructies.
Doe de laatste materiaalcontrole uiterlijk één dag vooraf. Test microfoon, luidsprekers, megafon, stekkerdozen en verlengsnoeren en leg reserveveters, schaatsbeschermers en powerbanks klaar op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaatswedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het format en de wedstrijdafstanden. Plan juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de wedstrijddag.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een schaatswedstrijd?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en deel deelnemers daarna in startgroepen in. Reken per groep niet alleen de schaatstijd, maar ook 5 tot 10 minuten voor opstellen, uitleg en het vrijmaken van de baan.
Wanneer verstuur je de wedstrijdinformatie naar deelnemers?: Stuur de eerste bevestiging direct na verwerking van de aanmelding. Verstuur het definitieve schema, startgroep, parkeerinformatie en de laatste instructies uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd.
Wat moet je op de wedstrijddag klaarleggen?: Leg vóór de eerste deelnemers arriveren de startnummers, deelnemerslijsten, wedstrijdformulieren, prijzen en medailles klaar. Test minimaal 60 minuten vooraf de wedstrijdklokken, microfoon, luidsprekers en startmaterialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.