Cómo organizar una competición de patinaje sin perder el control

Empieza por definir el formato, las distancias y el reglamento antes de abrir las inscripciones. Después reserva el recinto, forma el jurado, asigna cronometristas y prepara un horario que evite cruces entre grupos. Las inscripciones, los dorsales y la información de aparcamiento suelen retrasarse si no tienen una fecha límite clara. En la última semana, comprueba premios, material deportivo, sonido, alimentación y los documentos que usará el jurado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Definir el formato de la competición
2 personas
3
Determinar las distancias de la competición
2 personas
4
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
5
Definir el jurado
6
Asignar cronometristas
7
Hacer el horario del concurso
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir el formulario de inscripción
10
Contactar con los patrocinadores
2 personas
11
Encargar premios
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Dividir los grupos de salida
2 personas
15
Confirmar participantes
2 personas
16
Programar voluntarios
2 personas
17
Enviar la información de aparcamiento
18
Enviar información de la competición
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Comprobar premios y medallas
2 personas
22
Ordenar los dorsales
2 personas
23
Imprimir listas de participantes
24
Imprimir los formularios de competición
25
Preparar la reunión del jurado
26
Reunir los materiales
3 personas
27
Llenar las neveras portátiles
2 personas
28
Preparar el material de competición
3 personas
29
Montar el mostrador de recepción
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
3 personas
31
Preparar la mesa del jurado
2 personas
32
Montar el punto de catering
2 personas
33
Colgar la decoración
2 personas
34
Colocar señales de ruta
2 personas
35
Preparar los dorsales
2 personas
36
Probar el cronometraje
3 personas
37
Probar el sistema de megafonía
2 personas
38
Dar la sesión informativa al jurado
39
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

40
Recepción de participantes
3 personas
41
Repartir dorsales
2 personas
42
Comprobar las inscripciones
2 personas
43
Guiar el calentamiento
2 personas
44
Dar el discurso de apertura
45
Llamar a los grupos de salida
2 personas
46
Guiar las rondas de competición
4 personas
47
Registrar los tiempos por vuelta
3 personas
48
Procesar los resultados de la competición
2 personas
49
Informar al público
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
2 personas
53
Mantener limpias las mesas de catering
54
Retirar la basura de vez en cuando
55
Preparar la entrega de premios
2 personas
56
Gestionar la entrega de premios
3 personas
57
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

58
Recoger el material de competición
3 personas
59
Recoger mesas y sillas
3 personas
60
Lavar la vajilla
2 personas
61
Recoger el catering
2 personas
62
Limpiar el lugar
3 personas
63
Retirar los residuos por separado
2 personas
64
Publicar los resultados
65
Agradecer a los participantes
66
Guardar el stock sobrante
2 personas
67
Limpiar y secar los materiales
2 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 40
Mesa del jurado
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Equipo

Cronómetroscant. 6
Megáfono
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Material deportivo

Conoscant. 20
Discos de marcajecant. 20
Pistola de salida
Banderas de salidacant. 4
Platos redondoscant. 4
Dorsalescant. 80
Chalecos reflectantescant. 12
Cordones de repuestocant. 20
Protectores de patinescant. 20
Relojes de competicióncant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Termoscant. 6
Jarracant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cuencoscant. 12
Termómetrocant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Copas premiocant. 12
Medallascant. 40
Bloques de podiocant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato y las distancias antes de publicar la inscripción. Así podrás dividir a los participantes en grupos de salida sin rehacer el horario ni imprimir listas nuevas.
Define el jurado y asigna cronometristas con antelación. Reserva al menos una reunión específica para revisar el reglamento, los formularios de competición y el uso de los relojes de competición.
Fija una fecha límite para las inscripciones y confirma después los datos de cada participante. La división en grupos, los dorsales y las preferencias dietéticas deben quedar cerrados antes de preparar la información final.
Haz el horario dejando margen entre pruebas. Necesitarás tiempo para cambiar grupos, registrar resultados, atender dudas y mantener despejada la zona de salida con conos, discos de marcaje y banderas.
Realiza una comprobación técnica el día anterior. Prueba micrófono, altavoces y megáfono, revisa cables, regletas y baterías externas, y coloca por separado los cronómetros, la pistola de salida, los dorsales y los premios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para una competición de patinaje?: Ábrelas al menos 4 semanas antes de la competición. Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes para poder confirmar participantes, preparar dorsales y dividir los grupos de salida.
¿Cuándo hay que preparar el horario de una competición de patinaje?: Haz un primer horario cuando conozcas el formato y las distancias, y ciérralo entre 5 y 7 días antes. Actualízalo una última vez después de confirmar las inscripciones.
¿Cuántos cronometristas hacen falta en una competición de patinaje?: Asigna como mínimo 2 cronometristas por prueba si quieres contar con una comprobación adicional. Para varias distancias o grupos simultáneos, calcula un equipo independiente por zona de llegada.
¿Qué hay que revisar el día anterior a una competición de patinaje?: Comprueba durante al menos 60 minutos el sonido, los cronómetros, la pistola de salida, los cables y las baterías. También verifica premios, medallas, dorsales, formularios, listas de participantes y el material de señalización.

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