Organiser une compétition de patinage, étape par étape

Commencez par fixer le format de la compétition, les distances et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite le lieu, constituez le jury et prévoyez les chronométreurs nécessaires à chaque épreuve. Quand les participants sont inscrits, répartissez les groupes de départ et construisez un planning réaliste. Les derniers jours servent surtout à vérifier les dossards, les listes, les médailles, la sonorisation et les informations pratiques envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir le format de la compétition
2 personnes
3
Définir les distances des épreuves
2 personnes
4
Établir le règlement du concours
2 personnes
5
Définir les membres du jury
6
Prévoir des chronométreurs
7
Établir le planning des matchs
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Commander les prix
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les groupes de départ
2 personnes
15
Confirmer les participants
2 personnes
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les infos de parking
18
Envoyer les informations sur la compétition
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
22
Trier les dossards
2 personnes
23
Imprimer les listes de participants
24
Imprimer les formulaires de compétition
25
Préparer le briefing du jury
26
Rassembler le matériel
3 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Installer le matériel de compétition
3 personnes
29
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
3 personnes
31
Installer la table du jury
2 personnes
32
Aménager le point de restauration
2 personnes
33
Suspendre la décoration
2 personnes
34
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
35
Préparer les dossards
2 personnes
36
Tester le chronométrage
3 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Briefing du jury
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Accueillir les participants
3 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Vérifier les inscriptions
2 personnes
43
Animer l'échauffement
2 personnes
44
Faire le discours d’ouverture
45
Appeler les groupes de départ
2 personnes
46
Animer les manches du concours
4 personnes
47
Enregistrer les temps au tour
3 personnes
48
Traiter les résultats du concours
2 personnes
49
Informer le public
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Maintenir les tables de catering propres
54
Évacuer les déchets au fur et à mesure
55
Préparer la remise des prix
2 personnes
56
Assurer la remise des prix
3 personnes
57
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

58
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Ranger le service traiteur
2 personnes
62
Nettoyer le lieu
3 personnes
63
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
64
Publier les résultats
65
Remercier les participants
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Nettoyer et sécher le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Table du jury
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Chronomètresqté 6
Mégaphone
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 20
Disques de marquageqté 20
Pistolet de départ
Drapeaux de départqté 4
Assiettes rondesqté 4
Dossardsqté 80
Gilets de sécuritéqté 12
Lacets de rechangeqté 20
Protège-lames de patinsqté 20
Pendule de matchqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Thermosqté 6
Carafeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Thermomètreqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Coupesqté 12
Médaillesqté 40
Blocs de podiumqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format, les distances et le règlement avant de publier le formulaire d’inscription. Précisez aussi les critères de classement et les horaires prévus pour éviter de devoir modifier les groupes après confirmation.
Prévoyez un chronométreur par poste de mesure, plus au moins une personne de remplacement. Testez les chronomètres, le pistolet de départ, le microphone et les haut-parleurs avant l’arrivée des patineurs.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les participants par groupes de départ et imprimer les listes. Un délai d’au moins 5 à 7 jours vous laisse le temps de corriger les doublons et les absences.
Envoyez les informations de parking, les horaires et les consignes de compétition au plus tard 3 jours avant l’événement. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille.
Préparez séparément la table du jury, les dossards, les formulaires et le briefing. Vérifiez les médailles et les prix avec une liste comptée, puis gardez des rallonges, multiprises et batteries externes en réserve pour les équipements de chronométrage et de sonorisation.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il ouvrir les inscriptions pour une compétition de patinage ?: Ouvrez les inscriptions idéalement 3 à 6 semaines avant la compétition. Fermez-les 5 à 7 jours avant afin de répartir les groupes, confirmer les participants et imprimer les documents.
Combien de chronométreurs faut-il prévoir pour une compétition de patinage ?: Prévoyez au minimum un chronométreur par poste utilisé pendant une épreuve, ainsi qu’une personne de remplacement. Pour trois postes, organisez donc 4 personnes afin de couvrir une pause ou une absence.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les horaires, le parking, le lieu exact et les consignes au moins 3 jours avant la compétition. Renvoyez un rappel la veille avec les éventuelles modifications de groupes ou d’horaires.
Quand préparer les dossards et les listes de départ ?: Triez les dossards et imprimez les listes 1 à 2 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Gardez une copie numérique et quelques dossards vierges pour les corrections de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.