Checklist voor een goed georganiseerde schaatswedstrijd
Een schaatswedstrijd organiseren vraagt meer dan een ijsbaan en een startlijst. Je legt eerst het wedstrijdformat, de afstanden en categorieën vast en regelt daarna juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers. In de laatste weken komen inschrijvingen, startgroepen, prijzen, catering en wedstrijdformulieren samen. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, zodat deelnemers op tijd hun informatie krijgen en je op de wedstrijddag niet misgrijpt bij de inschrijftafel, jury of catering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Afstanden en categorieën bepalen
2 personen
Juryleden benaderen
Tijdwaarnemers vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Startlijst controleren
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Prijzen en medailles bestellen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen sorteren
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Route en entree controleren
2 personen
Materialen naar ijsbaan brengen
4 personen
Wedstrijdtafel plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Cateringtafels opstellen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergeneninformatie klaarleggen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Jurytafel inrichten
3 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Baanmarkeringen controleren
3 personen
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Jurybriefing houden
4 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startgroepen oproepen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Tijden registreren
3 personen
Rondes aankondigen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Wedstrijdvloer vrijhouden
2 personen
Pauzes omroepen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Catering afbouwen
4 personen
Meubilair afbouwen
5 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Facturen en bonnetjes archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Inschrijftafelsaantal 2
- Jurytafelsaantal 2
- Cateringtafelsaantal 4
- Stoelenaantal 40
- Statafelsaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Kommetjesaantal 30
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
Apparatuur
- Omroepinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Stopwatchesaantal 6
- Kassa
- Betaalterminal
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 120
- Pionnenaantal 30
- Baanmarkeringenaantal 20
- Rondebordenaantal 12
- Juryformulierenaantal 150
- Klembordenaantal 12
- Potlodenaantal 30
- Medaillesaantal 36
- Bokalenaantal 12
- Stopwatchesaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- IJspriemenaantal 4
- Reservevetersaantal 20
- Dekensaantal 12
Decoratie
- Start- en finishbanneraantal 2
- Wedstrijdpostersaantal 8
- Pijlbordenaantal 10
- Tafelkledenaantal 10
- Naambadgesaantal 60
- Vlaggenlijnenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxthermometersaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handvegersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de wedstrijdlocatie voordat je het inschrijfformulier publiceert. Plan daarnaast tijd voor opbouw, controle van de route en het naar de ijsbaan brengen van alle materialen.
- Leg uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd de afstanden, categorieën en het format vast. Zonder die keuzes kun je geen betrouwbare startgroepen, wedstrijdschema’s of startlijsten maken.
- Controleer de startlijst twee keer: eerst na het sluiten van de inschrijving en opnieuw nadat de startgroepen zijn ingedeeld. Stuur de definitieve deelnemersinformatie vóór de wedstrijddag.
- Bereken catering niet alleen op basis van het aantal deelnemers, maar ook van juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers. Verzamel dieetwensen tijdens de inschrijving, zodat je vóór het boodschappen doen alternatieven kunt regelen.
- Test de omroepinstallatie, draadloze microfoons, laptop, printer, stopwatches en betaalterminal vóór vertrek. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee; die worden bij een tijdelijke opstelling vaak te laat gecontroleerd.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een schaatswedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het wedstrijdformat en de afstanden. Reserveer juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers uiterlijk 4 weken van tevoren.
- Wanneer moet ik de inschrijving voor een schaatswedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving meestal 7 tot 14 dagen voor de wedstrijd. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te controleren, startgroepen te maken en startnummers en wedstrijdformulieren te printen.
- Hoeveel tijd kost het maken van een startlijst?
- Reken voor een kleine wedstrijd met maximaal 50 deelnemers op 2 tot 3 uur voor controleren, indelen en corrigeren. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste controle van namen, categorieën en startgroepen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een schaatswedstrijd?
- Voor een kleine wedstrijd met ongeveer 50 deelnemers heb je naast de organisatie vaak 8 tot 12 vrijwilligers nodig. Verdeel die over inschrijving, jury, tijdwaarneming, catering, routebegeleiding en het opruimen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!