Organiser une compétition de patinage : la checklist

Une compétition de patinage demande une coordination précise entre la patinoire, les participants, le jury et les bénévoles. Commence par réserver le lieu et fixer le format, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour établir les catégories et les groupes de départ. Les points souvent oubliés sont la répartition des rôles le jour J, les besoins alimentaires, l’impression des documents et le transport du matériel. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, jusqu’à l’accueil et au déroulement de la compétition.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir les distances et les catégories
2 personnes
Contacter les membres du jury
Prévoir des chronométreurs
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Vérifier la liste de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander les prix et médailles
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les prix
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Vérifier le parcours et l’entrée
2 personnes
Apporter le matériel à la patinoire
4 personnes
Installer la table de compétition
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer les tables de traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les informations sur les allergènes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer la table du jury
3 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier les marquages de piste
3 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer l'échauffement
2 personnes
Appeler les groupes de départ
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Annoncer les manches
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Maintenir la piste de compétition libre
2 personnes
Annoncer les pauses
Vérifier les résultats
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables du juryqté 2
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 30
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chronomètresqté 6
Caisse
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Cônesqté 30
Marquages de pisteqté 20
Assiettes rondesqté 12
Fiches de juryqté 150
Presse-papiersqté 12
Crayonsqté 30
Médaillesqté 36
Bocauxqté 12
Chronomètresqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Pics à glaceqté 4
Lacets de rechangeqté 20
Couverturesqté 12

Décoration

Bannière de départ et d’arrivéeqté 2
Affiches du matchqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 60
Guirlandes de fanionsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Thermosqté 6
Thermomètres pour glacièresqté 4
Louchesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la patinoire avant d’ouvrir les inscriptions et vérifie les horaires d’accès, l’entrée du parcours et le temps disponible pour l’installation.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, répartir les groupes et établir le planning.
Prévois au minimum un chronométreur par point de mesure et confirme les membres du jury ainsi que les bénévoles au plus tard une semaine avant l’événement.
Imprime les numéros de départ, les formulaires de match et la liste de départ la veille. Garde aussi une version numérique sur l’ordinateur portable.
Calcule le catering après la clôture des inscriptions et recueille les besoins alimentaires avant la commande. Prépare les glacières, les carafes d’eau et les gobelets réutilisables pour le jour J.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de patinage ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour réserver la patinoire, définir le format, recruter le jury et ouvrir les inscriptions. Garde la dernière semaine pour confirmer les participants, imprimer les documents et vérifier le matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de patinage ?: Ouvre les inscriptions environ 4 semaines avant la compétition, une fois les distances, catégories et règles définies. Fixe la clôture au moins 7 jours avant afin de préparer les groupes de départ et le planning.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de patinage ?: Prévois au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 personne au catering et 1 responsable de piste par zone active. Ajoute des remplaçants pour les pauses et confirme toutes les disponibilités 7 jours avant.
Que faut-il imprimer pour le jour d’une compétition de patinage ?: Imprime les numéros de départ, la liste de départ, les formulaires de match et le planning en plusieurs exemplaires. Prépare-les la veille et garde une copie numérique pour réimprimer rapidement en cas d’erreur.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.