Checklist para organizar una competición de patinaje

Organizar una competición de patinaje requiere coordinar pista, participantes, jurado y tiempos sin dejar cabos sueltos. Empieza por reservar el recinto y fijar el formato, las distancias y las categorías; después podrás abrir las inscripciones y preparar los grupos de salida. En las semanas previas tendrás que cerrar el horario, confirmar voluntarios y jurado, encargar medallas y comprobar el material. Esta checklist te ayuda a ordenar las 73 tareas y los 60 artículos del plan para llegar a la pista con todo preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Definir el formato de la competición
2 personas
Definir distancias y categorías
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Asignar cronometristas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Comprobar la lista de salida
2 personas
Enviar información a los participantes
Encargar premios y medallas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los premios
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Imprimir formularios del partido
Comprobar la ruta y la entrada
2 personas
Llevar los materiales a la pista de hielo
4 personas
Colocar la mesa de competición
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Dejar lista la información sobre alérgenos
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar la mesa del jurado
3 personas
Probar el cronometraje
3 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Comprobar las marcas de la pista
3 personas
Preparar el material de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Hacer el briefing con el jurado
4 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Repartir dorsales
3 personas
Recibir al público
3 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar el calentamiento
2 personas
Llamar a los grupos de salida
2 personas
Supervisar las competiciones
6 personas
Registrar horarios
3 personas
Anunciar las rondas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Mantener libre la zona de competición
2 personas
Anunciar los descansos
Comprobar los resultados
3 personas
Gestionar la entrega de premios
4 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
4 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas del juradocant. 2
Mesas de cateringcant. 4
Sillascant. 40
Mesas altascant. 6
Papeleracant. 6
Percheroscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cuencoscant. 30
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cronómetroscant. 6
Caja registradora
Terminal de pago
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2

Material deportivo

Dorsalescant. 120
Conoscant. 30
Marcaciones de pistacant. 20
Platos redondoscant. 12
Hojas de evaluación del juradocant. 150
Portapapelescant. 12
Lápicescant. 30
Medallascant. 36
Botescant. 12
Cronómetroscant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Pinchos de hielocant. 4
Cordones de repuestocant. 20
Mantascant. 12

Decoración

Banderola de salida y metacant. 2
Pósters del concursocant. 8
Carteles direccionalescant. 10
Mantelescant. 10
Credencialescant. 60
Guirnaldascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Termoscant. 6
Termómetros para nevera portátilcant. 4
Cucharonescant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva la pista antes de publicar las inscripciones y confirma por escrito los horarios de montaje, competición y desmontaje. Comprueba también la ruta de acceso y la entrada para evitar problemas el mismo día.
Cierra las categorías, distancias y formato antes de preparar el formulario. Fija una fecha límite de inscripción y deja al menos 7 días para revisar datos, preferencias dietéticas y participantes confirmados.
Asigna con antelación a los miembros del jurado, cronometristas y voluntarios. Para cada grupo de salida, prepara una persona responsable y entrega las instrucciones al menos 48 horas antes.
Publica el horario cuando los grupos de salida estén divididos y revisa la lista con los nombres, dorsales y categorías. Envía a cada participante la hora de llegada, la entrada a la pista y lo que debe llevar.
Haz una comprobación física del material entre 2 y 3 días antes: cronómetros, megafonía, micrófonos, impresora, cables, dorsales y señalización. Lleva los materiales a la pista de hielo con tiempo suficiente para probar sonido y conexiones antes de abrir la inscripción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de patinaje?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, definir categorías, contactar con el jurado, abrir inscripciones y encargar premios sin depender de entregas urgentes.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una competición de patinaje?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, dividir grupos de salida, preparar dorsales y publicar un horario realista.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de patinaje?: Como referencia, calcula 1 voluntario para la inscripción, 1 para cada zona de acceso y al menos 1 por grupo o función operativa. Añade 2 personas de reserva para cubrir pausas, incidencias y cambios de material.
¿Cuándo hay que preparar el catering y las bebidas?: Calcula las cantidades entre 5 y 7 días antes, cuando ya conozcas el número de participantes, jurado y voluntarios. Haz la compra de productos no perecederos con antelación y deja las bebidas refrigeradas para el día anterior.

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