Checklist voor een schaatswedstrijd organiseren

Een schaatswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een ijsbaan en deelnemers. Leg eerst het format, reglement en programma vast; regel daarna baan, jury, tijdwaarneming en vrijwilligers. In de laatste week verwerk je inschrijvingen, deel je startgroepen in en controleer je materiaal zoals startnummers, stopwatches, geluidsapparatuur en EHBO. Deze checklist helpt je de volgorde aan te houden, zodat je op de wedstrijddag niet nog achter ontbrekende gegevens, kabels of batterijen aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
IJsbaan reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
Tijdwaarnemers vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Prijzen bestellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Programma publiceren
Deelnemers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Presentatorbriefing maken
Muziek voor programma selecteren
Noodcontacten verzamelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Prijzen controleren
Startlijsten afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Doorschuifschema afdrukken

Event

Locatie openen
2 personen
Toegang en nooduitgangen controleren
2 personen
Wedstrijdtafel opstellen
3 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel bemannen
3 personen
Deelnemers inchecken
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Schaatsers naar kleedkamers begeleiden
2 personen
Jury en tijdwaarnemers briefen
2 personen
Opening aankondigen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startgroepen omroepen
Eerste wedstrijdserie begeleiden
5 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Tweede wedstrijdserie begeleiden
5 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finales begeleiden
5 personen
Medailleceremonie voorbereiden
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Slotwoord aankondigen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen

Nazorg

Wedstrijdtafel afbreken
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen digitaal versturen
Gevonden voorwerpen registreren
Overgebleven catering opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 3
Jurytafelsaantal 2
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Kleedkamerbankenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Wifirouter
Stopwatchesaantal 6
Geluidsboxenaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 24
Printerpapieraantal 2
Reserve-inktcartridgesaantal 2

Sportmateriaal

Startpistool
Startbel
Pionnenaantal 20
Markeerschijvenaantal 30
Trainingshesjesaantal 20
Rondebordenaantal 6
Startnummersaantal 80
Veiligheidshesjesaantal 12
Reservevetersaantal 20
Schaatsbeschermersaantal 20
Kleedkamerbakkenaantal 12
Medaille eerste plaatsaantal 12
Medaille tweede plaatsaantal 12
Medaille derde plaatsaantal 12
Bekersaantal 12
Diploma'saantal 80

Veiligheid

EHBO-koffer
IJsreddingshaak
Veiligheidslintaantal 4
Zaklampenaantal 4
Koelkompressenaantal 12
Verbanddozenaantal 2
Reddingsdekensaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Start- en finishbordaantal 2
Pijlbordenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Podiumkleed
Medaillebak
Naamkaartjesaantal 100
Wegwijspijlenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Podiumblokkenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Wasmandenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Reserveer de ijsbaan zodra het wedstrijdformat vaststaat en plan ruimte voor jurytafels, inschrijftafels, deelnemers en publiek. Leg ook vast wanneer opbouw en toegang tot de kleedkamers mogelijk zijn.
Open de inschrijving uiterlijk enkele weken vooraf en sluit die op een vaste datum. Verzamel tegelijk noodcontacten en dieetwensen, zodat je vóór het indelen van de startgroepen geen gegevens hoeft na te jagen.
Plan juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers per onderdeel in. Geef jury en presentator vooraf een briefing en controleer of er voor elke baan of groep een stopwatch en duidelijke startlijst beschikbaar is.
Maak het programma pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Wijs daarna startnummers toe, druk startlijsten af en bevestig deelnemers; wijzigingen op de wedstrijddag veroorzaken snel vertraging bij de inschrijftafel.
Doe de laatste materiaalcontrole niet alleen op aantallen, maar ook op werking. Test laptop, printer, wifirouter, microfoon en geluidsboxen, laad batterijen op en leg EHBO-koffer, veiligheidslint, zaklampen en ijsreddingshaak op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaatswedstrijd organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met het format, de ijsbaan en het wedstrijdreglement. Gebruik de laatste 7 dagen voor definitieve startgroepen, deelnemersbevestiging, briefings en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een schaatswedstrijd?: Plan naast juryleden en tijdwaarnemers minimaal 1 vrijwilliger voor de inschrijftafel, 1 voor deelnemersbegeleiding en 1 voor materiaal of veiligheid. Bij meerdere startgroepen voeg je per gelijktijdige activiteit extra begeleiding toe.
Wanneer moet ik de startlijsten van een schaatswedstrijd afdrukken?: Druk de startlijsten af zodra de inschrijving is gesloten en de startgroepen en startnummers definitief zijn, bij voorkeur 1 dag vóór de wedstrijd. Neem daarnaast een digitale versie en enkele blanco exemplaren mee voor last-minute wijzigingen.
Wat moet ik op de wedstrijddag van een schaatswedstrijd controleren?: Controleer minstens 90 minuten vóór de eerste start de baanindeling, inschrijftafel, jurytafels, stopwatches, startmateriaal, microfoon en geluidsboxen. Test ook de printer en verbinding, laadbare batterijen en de bereikbaarheid van EHBO- en veiligheidsmateriaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.