Organiser une compétition de patinage sans rien oublier

Une compétition de patinage demande une coordination précise entre la patinoire, les participants, le jury et les bénévoles. Commence par fixer le format et le règlement, puis réserve la glace avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les groupes, préparer les briefings et vérifier le matériel. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’aux listes de départ et à la sécurité sur la glace.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver la patinoire
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Prévoir des chronométreurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Commander les prix
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Publier le programme
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Préparer le briefing du présentateur
Sélectionner la musique du programme
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier les prix
Imprimer les listes de départ
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Imprimer le planning de rotation

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les accès et les sorties de secours
2 personnes
Installer la table de compétition
3 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accompagner les patineurs vers les vestiaires
2 personnes
Briefer le jury et les chronométreurs
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer l'échauffement
2 personnes
Annoncer les groupes de départ
Encadrer la première série de compétitions
5 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Encadrer la deuxième série de compétitions
5 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer les finales
5 personnes
Préparer la cérémonie de remise des médailles
3 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Annoncer le mot de clôture
Faire le check-out des participants
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Démonter la table de compétition
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer les résultats numériquement
Enregistrer les objets trouvés
Ranger le catering restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables du juryqté 2
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Bancs de vestiaireqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Routeur Wi-Fi
Chronomètresqté 6
Enceintesqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 24
Papier pour imprimanteqté 2
Cartouches d’encre de rechangeqté 2

Matériel de sport

Pistolet de départ
Cloche de départ
Cônesqté 20
Disques de marquageqté 30
Chasubles d’entraînementqté 20
Assiettes rondesqté 6
Numéros de départqté 80
Gilets de sécuritéqté 12
Lacets de rechangeqté 20
Protège-lames de patinsqté 20
Bacs de vestiaireqté 12
Médaille de première placeqté 12
Médaille de deuxième placeqté 12
Médaille pour la troisième placeqté 12
Gobeletsqté 12
Diplômesqté 80

Sécurité

Trousse de premiers secours
Crochet de sauvetage sur glace
Ruban de sécuritéqté 4
Lampes de pocheqté 4
Packs de froidqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Courses

Décoration

Panneau départ et arrivéeqté 2
Panneaux indicateursqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Revêtement de scène
Bac à médailles
Badges nominatifsqté 100
Flèches directionnellesqté 12
Nappesqté 10
Blocs de podiumqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Paniers à lingeqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Réserve la patinoire avant d’annoncer la compétition : bloque aussi le temps nécessaire à l’installation, aux essais de son et au rangement, pas uniquement la durée des épreuves.
Ouvre les inscriptions dès que le règlement est prêt et demande les contacts d’urgence ainsi que les besoins alimentaires dans le même formulaire. Prévois une date limite au moins 7 jours avant la compétition pour pouvoir relancer les dossiers incomplets.
Prépare le programme après avoir réparti les groupes de départ et attribué les numéros. Imprime les listes de départ le jour précédent et garde une version numérique sur l’ordinateur portable.
Organise deux briefings séparés : le jury doit connaître les critères et le fonctionnement des chronomètres, tandis que le présentateur doit avoir le programme, les noms et la sélection musicale.
Teste la sonorisation, le micro sans fil, le Wi-Fi et l’imprimante avant l’arrivée des participants. Vérifie aussi les piles, les rallonges, les trousses de premiers secours et le matériel de sécurité au moins 60 minutes avant le début.

Questions fréquentes

Quand réserver une patinoire pour une compétition de patinage ?: Réserve la patinoire dès que le format et la durée prévisionnelle sont définis, idéalement 8 à 12 semaines avant la date souhaitée. Demande aussi les créneaux d’installation et de rangement afin d’éviter un planning trop serré.
Quand ouvrir les inscriptions à une compétition de patinage ?: Ouvre-les environ 6 semaines avant la compétition, une fois le règlement, les catégories et les horaires prévisionnels établis. Fixe la clôture au moins 7 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions et composer les groupes de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de patinage ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 2 pour l’organisation des départs, 2 pour la sécurité et 1 personne au son ou à la présentation. Ajoute 2 à 3 remplaçants pour couvrir les pauses et les absences le jour même.
Quand préparer les listes de départ et le programme ?: Prépare une première version 5 à 7 jours avant la compétition, après la clôture des inscriptions. Confirme les participants, effectue les dernières corrections et imprime la version définitive la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.