Checklist voor een schaatswedstrijd organiseren

Een schaatswedstrijd organiseren vraagt om meer dan een startlijst en een baan. Je moet deelnemers op tijd laten inschrijven, startgroepen indelen, juryleden vastleggen en de wedstrijdinformatie begrijpelijk publiceren. Op de wedstrijddag komen daar registratie, omroep, tijdwaarneming, catering en prijsuitreiking bij. Deze checklist ordent de voorbereiding van format en uitnodigingen tot het testen van stopwatches, microfoon en starthoorn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Wedstrijdregels publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemersbevestiging versturen
Juryleden bevestigen
Reserveringen maken
Muziek en omroep voorbereiden
Wedstrijdschema afdrukken
Startlijsten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Wedstrijdmaterialen verzamelen
2 personen
Prijzen en medailles controleren
Dranken koelen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Baanindeling controleren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Stopwatches en tellers testen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen

Event

Jurybriefing geven
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Openingsbriefing houden
2 personen
Startgroepen oproepen
2 personen
Ritten begeleiden
4 personen
Tijden registreren
3 personen
Ranglijsten bijwerken
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Incidenten registreren
Finales aankondigen
Prijzen uitreiken
3 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 100
Pionnenaantal 20
Markeerschijvenaantal 30
Starthoorn
Stopwatchesaantal 6
Rondetellersaantal 4
Fluitjesaantal 4
Juryhesjesaantal 8
Startblokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermosbekersaantal 20
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Decoratie

Pijlbordenaantal 12
Wedstrijdpostersaantal 6
Podiumlintaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Papieraantal 2
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Nietmachineaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
IJspriemenaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Vloertrekkersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je de uitnodiging en het aanmeldformulier opent. Noteer afstanden, leeftijds- of niveaugroepen, startwijze en eventuele tijdslimieten, zodat deelnemers weten waarvoor ze zich inschrijven.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verwerk de aanmeldingen vooraf, verzamel dieetwensen en verstuur daarna één bevestiging met startgroep, aankomsttijd, wedstrijdregels en praktische informatie.
Maak de startgroepen pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Sorteer de startnummers per groep en druk zowel de startlijsten als het wedstrijdschema af; neem ook een digitale kopie mee op de laptop.
Plan de opbouw in vaste zones: registratietafel, jurytafel en cateringtafel. Test vóór de eerste deelnemer de omroepinstallatie, draadloze microfoon, starthoorn, stopwatches en rondetellers met de mensen die ze gebruiken.
Controleer de materialen op locatie voordat de baan opengaat. Tel startnummers, pionnen, markeerschijven, startblokken, fluitjes en juryhesjes na, en leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks klaar op plekken waar stroom of bereikbaarheid onzeker is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaatswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het wedstrijdformat, reserveringen en juryleden. Open de inschrijving uiterlijk 3 tot 4 weken voor de wedstrijddag, zodat je tijd houdt voor startgroepen en bevestigingen.
Wanneer moet ik de startlijsten van een schaatswedstrijd maken?: Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijving sluit en controleer daarna namen, categorieën en dieetwensen. Druk de definitieve startlijsten en het wedstrijdschema uiterlijk 1 dag vooraf af, met een digitale reservekopie.
Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een schaatswedstrijd?: Dat hangt af van het aantal banen en rondes, maar plan minimaal één hoofdjury en per actieve baan een tijdwaarnemer of teller. Bevestig de juryleden minstens 2 weken vooraf en geef ze vóór de start een korte taakverdeling.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste controleren?: Controleer bij aankomst eerst de baanindeling en de opstelling van registratie, jury en catering. Test daarna de omroep, starthoorn, stopwatches en rondetellers; doe dit minimaal 60 minuten vóór de eerste start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.