Schaatswedstrijd organiseren: checklist en planning

Een schaatswedstrijd organiseren vraagt meer dan een ijsbaan en deelnemers. Je legt eerst het format, de afstanden en het reglement vast en bouwt daarna de inschrijving, startgroepen en wedstrijdplanning op. Ondertussen moeten juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers hun rol kennen. Deze checklist helpt je ook met details die vaak te laat worden geregeld, zoals parkeerinformatie, startnummers, wedstrijdformulieren, jurybriefing en controle van prijzen en medailles.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdafstanden bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
Tijdwaarnemers vastleggen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Prijzen bestellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Wedstrijdinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en medailles controleren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Wedstrijdformulieren afdrukken
Jurybriefing voorbereiden
Materialen verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Wedstrijdmaterialen klaarzetten
3 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Omroepsysteem testen
2 personen
Jurybriefing geven
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Startgroepen oproepen
2 personen
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
Rondetijden registreren
3 personen
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
Publiek informeren
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
Afval tussentijds verwijderen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Catering opruimen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Materialen schoon en droog maken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Jurytafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Megafon
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Markeerschijvenaantal 20
Startpistool
Startvlaggenaantal 4
Rondebordenaantal 4
Rugnummersaantal 80
Veiligheidsvestenaantal 12
Reservevetersaantal 20
Schaatsbeschermersaantal 20
Wedstrijdklokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 6
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Thermometeraantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Prijsbekersaantal 12
Medaillesaantal 40
Podiumblokkenaantal 3

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie voordat je het wedstrijdschema en de uitnodigingen definitief maakt. Plan daarna tijd voor opbouw, deelnemersregistratie en het opruimen van tafels, stoelen en jurytafel.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verwerk de aanmeldingen vooraf, verzamel dieetwensen en deel deelnemers in startgroepen in voordat je deelnemerslijsten, rugnummers en wedstrijdformulieren afdrukt.
Plan juryleden en tijdwaarnemers per onderdeel en geef ze vooraf een korte briefing. Controleer voor de start alle stopwatches, wedstrijdklokken, microfoon, luidsprekers en het megafon.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd compleet. Vermeld het wedstrijdschema, parkeerinformatie, startnummerprocedure en wat deelnemers zelf moeten meenemen, zoals schaatsbeschermers of reserveveters.
Doe de laatste materiaalcontrole niet alleen op sportmateriaal. Loop ook verlengsnoeren, stekkerdozen, powerbanks, veiligheidsvesten, afvalbakken, herbruikbare bekers en de koffievoorziening na voordat de eerste deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaatswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het wedstrijdformat en het reglement. Leg juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers uiterlijk 3 weken voor de wedstrijddag vast.
Wanneer moet de inschrijving voor een schaatswedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd, zodat je aanmeldingen kunt verwerken en startgroepen kunt indelen. Druk deelnemerslijsten, rugnummers en wedstrijdformulieren daarna uiterlijk 2 dagen vooraf af.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een schaatswedstrijd?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw van jurytafel, tafels, stoelen, bewegwijzering en apparatuur. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor de jurybriefing en de controle van klokken, stopwatches en geluidsapparatuur.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste controleren?: Controleer vóór de deelnemers binnenkomen de ijsbaanindeling, start- en finishmarkeringen, wedstrijdklokken, stopwatches en het startpistool. Leg daarna startnummers, deelnemerslijsten, wedstrijdformulieren, prijzen en medailles klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.