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Checklist pour organiser une compétition de patinage

Une compétition de patinage demande de coordonner le lieu, les épreuves, les inscriptions et le déroulement de chaque course. Commencez par fixer le format, les distances et le règlement, puis construisez le planning à partir du nombre de participants confirmés. Les points souvent oubliés arrivent juste avant le jour J : listes imprimées, dossards triés, briefing du jury, chronométrage et informations de parking. Cette checklist de 68 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, avec le matériel nécessaire pour l’accueil et les courses.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu du concours

  • Définir le format de la compétition

    2 personnes

  • Définir les distances des épreuves

    2 personnes

  • Établir le règlement du concours

    2 personnes

  • Définir les membres du jury

  • Prévoir des chronométreurs

  • Établir le planning des matchs

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Contacter les sponsors

    2 personnes

  • Commander les prix

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les groupes de départ

    2 personnes

  • Confirmer les participants

    2 personnes

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Envoyer les infos de parking

  • Envoyer les informations sur la compétition

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Vérifier les prix et les médailles

    2 personnes

  • Trier les dossards

    2 personnes

  • Imprimer les listes de participants

  • Imprimer les formulaires de compétition

  • Préparer le briefing du jury

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Installer le matériel de compétition

    3 personnes

  • Installer le bureau d’accueil

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Installer la table du jury

    2 personnes

  • Aménager le point de restauration

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire

    2 personnes

  • Préparer les dossards

    2 personnes

  • Tester le chronométrage

    3 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Briefing du jury

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Distribuer les dossards

    2 personnes

  • Vérifier les inscriptions

    2 personnes

  • Animer l'échauffement

    2 personnes

  • Faire le discours d’ouverture

  • Appeler les groupes de départ

    2 personnes

  • Animer les manches du concours

    4 personnes

  • Enregistrer les temps au tour

    3 personnes

  • Traiter les résultats du concours

    2 personnes

  • Informer le public

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Maintenir les tables de catering propres

  • Évacuer les déchets au fur et à mesure

  • Préparer la remise des prix

    2 personnes

  • Assurer la remise des prix

    3 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel de compétition

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Ranger le service traiteur

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Évacuer les déchets en tri sélectif

    2 personnes

  • Publier les résultats

  • Remercier les participants

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Nettoyer et sécher le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 40
  • Table du jury
  • Portantsqté 2
  • Poubellesqté 6

Équipement

  • Chronomètresqté 6
  • Mégaphone
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Batteries externesqté 4

Matériel de sport

  • Cônesqté 20
  • Disques de marquageqté 20
  • Pistolet de départ
  • Drapeaux de départqté 4
  • Assiettes rondesqté 4
  • Dossardsqté 80
  • Gilets de sécuritéqté 12
  • Lacets de rechangeqté 20
  • Protège-lames de patinsqté 20
  • Pendule de matchqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Tasses à caféqté 60
  • Thermosqté 6
  • Carafeqté 4

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Pinces de serviceqté 6
  • Petits bolsqté 12
  • Thermomètreqté 2

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Ballonsqté 100
  • Nappesqté 8
  • Coupesqté 12
  • Médaillesqté 40
  • Blocs de podiumqté 3

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 4
  • Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Balais à mainqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez le format, les distances et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les épreuves, les règles et les horaires prévus dès le formulaire.
  • Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ et établir le planning des matchs. Prévoyez au moins 3 à 5 jours pour confirmer les participants et transmettre les dernières informations.
  • Attribuez les rôles du jury, des chronométreurs et des bénévoles avant la compétition. Organisez un briefing du jury le jour même, idéalement 30 minutes avant le début des courses.
  • Préparez les dossards, les listes de participants et les formulaires de compétition la veille. Imprimez au moins un exemplaire supplémentaire des listes et gardez-les à la table du jury.
  • Testez le son et le chronométrage avant l’arrivée du public : microphone, haut-parleurs, mégaphone, chronomètres, rallonges et batteries doivent être vérifiés ensemble. Gardez aussi les lacets de rechange et les protège-lames accessibles près de la zone d’accueil.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de patinage ?
Ouvrez le formulaire au moins 4 à 6 semaines avant la compétition afin de laisser le temps aux participants de s’inscrire. Fermez-le 3 à 5 jours avant l’événement pour répartir les groupes et finaliser le planning.
Combien de temps prévoir pour installer une compétition de patinage ?
Prévoyez au minimum 2 heures pour installer les tables, la table du jury, les zones de départ, le son et l’affichage. Ajoutez 30 minutes pour le briefing du jury et le contrôle des chronomètres avant la première course.
Que faut-il imprimer pour une compétition de patinage ?
Préparez les listes de participants, les formulaires de compétition, le règlement, le planning des matchs et les informations utiles aux bénévoles. Imprimez au moins un exemplaire par poste de travail, plus 2 à 3 copies de secours.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser une compétition de patinage ?
Le nombre dépend du format et du nombre de courses, mais prévoyez au minimum une personne à l’accueil, des chronométreurs, les membres du jury et une personne pour la coordination. Établissez les affectations au moins une semaine avant, puis confirmez chaque bénévole 48 heures avant.

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