Checklist para organizar una competición de patinaje

Organizar una competición de patinaje exige coordinar pista, participantes, jurado y material en un orden claro. Primero se fijan el formato, las distancias y el reglamento; después se abren las inscripciones y se prepara el horario. En los días previos conviene confirmar grupos, voluntarios, dorsales, premios y necesidades dietéticas. Esta checklist reúne 68 tareas y 50 artículos para que no falte nada el día de la competición.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Definir el formato de la competición
2 personas
Determinar las distancias de la competición
2 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Definir el jurado
Asignar cronometristas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Encargar premios
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Enviar información de la competición
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar premios y medallas
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Imprimir listas de participantes
Imprimir los formularios de competición
Preparar la reunión del jurado
Reunir los materiales
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar el material de competición
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el punto de catering
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Probar el cronometraje
3 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Comprobar las inscripciones
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Dar el discurso de apertura
Llamar a los grupos de salida
2 personas
Guiar las rondas de competición
4 personas
Registrar los tiempos por vuelta
3 personas
Procesar los resultados de la competición
2 personas
Informar al público
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Mantener limpias las mesas de catering
Retirar la basura de vez en cuando
Preparar la entrega de premios
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger el material de competición
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger el catering
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Guardar el stock sobrante
2 personas
Limpiar y secar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 40
Mesa del jurado
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Equipo

Cronómetroscant. 6
Megáfono
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Material deportivo

Conoscant. 20
Discos de marcajecant. 20
Pistola de salida
Banderas de salidacant. 4
Platos redondoscant. 4
Dorsalescant. 80
Chalecos reflectantescant. 12
Cordones de repuestocant. 20
Protectores de patinescant. 20
Relojes de competicióncant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Termoscant. 6
Jarracant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cuencoscant. 12
Termómetrocant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Copas premiocant. 12
Medallascant. 40
Bloques de podiocant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato, las distancias y el reglamento antes de abrir las inscripciones. Si los participantes no conocen las pruebas y normas desde el principio, tendrás que corregir grupos y horarios más tarde.
Prepara el horario dejando margen entre salidas. Reserva tiempo para reunir al jurado, revisar los formularios y resolver incidencias antes de que empiece la primera prueba.
Confirma a cada participante y divide los grupos de salida después del cierre de inscripciones. Envía también la información de aparcamiento y competición con varios días de antelación.
Asigna funciones concretas a cronometristas, jurado y voluntarios. Comprueba que haya cronómetros, reloj de competición, megáfono, micrófono, altavoces, cables y baterías externas antes del montaje.
Revisa premios, medallas, dorsales y listas impresas el día anterior. Lleva material de reserva, como cordones, protectores de patines y señalización, porque una pieza perdida puede retrasar una salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para una competición de patinaje?: Ábrelas al menos 3 o 4 semanas antes de la competición. Así tendrás tiempo para gestionar dudas, recoger preferencias dietéticas, cerrar la lista y formar los grupos de salida.
¿Cuándo hay que enviar la información de una competición de patinaje?: Envía la información completa entre 5 y 7 días antes. Incluye horario, formato, distancias, aparcamiento, normas y cualquier indicación sobre dorsales o material.
¿Cuántos cronometristas hacen falta en una competición de patinaje?: Asigna como mínimo 2 cronometristas por salida y deja 1 persona de apoyo si hay varias distancias o grupos simultáneos. Antes del comienzo, prueba los cronómetros y acuerda cómo registrar los tiempos.
¿Cuándo hay que preparar los dorsales y las listas de participantes?: Prepara e imprime dorsales y listas entre 1 y 2 días antes, cuando las inscripciones ya estén confirmadas. Guarda algunas copias adicionales para cambios de última hora y revisa que coincidan con los grupos de salida.

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