Schaatsdag organiseren: complete checklist
Een schaatsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een ijsbaan reserveren. Je moet deelnemers, schaatsmaten, vervoer en catering op elkaar afstemmen, terwijl de ontvangst en uitgifte op locatie vlot moeten verlopen. Begin met de locatie en het groepsarrangement, verzamel daarna de aanmeldingen en definitieve maten. In de laatste week controleer je route, tijden, boodschappen en materialen. Zo voorkom je dat iemand zonder passende schaatsen staat of dat drinken en hapjes nog gekoeld moeten worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Deelnemerslijst opstellen
Schaatslocatie reserveren
Groepsarrangement vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer inventariseren
Parkeerinformatie delen
Definitieve deelnemers bevestigen
Schaatsmaten verzamelen
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Consumpties portioneren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Route en tijden controleren
Koelboxen vullen
2 personen
Catering inladen
2 personen
Materialen inladen
2 personen
Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
Buffettafels opstellen
2 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Event
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
2 personen
Schaatsen uitdelen
2 personen
Schaatsregels toelichten
Groepsfoto maken
Eerste schaatsronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Warme dranken serveren
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Tweede schaatsronde begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Derde schaatsronde begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Schaatsen innemen
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Materialen inladen
2 personen
Materialen retourneren
Overgebleven voorraad opruimen
Geleende spullen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Buffettafelsaantal 3
- Tafelkledenaantal 6
- Kapstokkenaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Koffiekopjesaantal 40
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Oplaadbare lampenaantal 4
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 12
- Hesjesaantal 12
- Schaatsbeschermersaantal 40
- Handdoekenaantal 40
- Polsbandjesaantal 50
Decoratie
- Slingersaantal 6
- Ballonnenaantal 40
- Ballongewichtenaantal 4
- Welkomstbord
- Pennenaantal 6
- Naamstickersaantal 50
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de schaatslocatie en het groepsarrangement zodra je ongeveer weet met hoeveel mensen je gaat. Houd rekening met extra tijd voor ontvangst, schaatsen uitgeven en omkleden vóór het afgesproken ijsmoment.
- Vraag bij de aanmelding niet alleen om aanwezigheid, maar ook om schaatsmaat, dieetwensen en vervoer. Zet een uiterste aanmelddatum, bijvoorbeeld 10 dagen voor de schaatsdag, zodat je de definitieve deelnemers en catering kunt bevestigen.
- Controleer de route, parkeermogelijkheden en openingstijden uiterlijk 3 dagen vooraf. Deel parkeerinformatie samen met een vertrektijd; bij een groep kost verzamelen en binnenkomen al snel 15 tot 20 minuten.
- Koel dranken minstens 4 uur vooraf en vul koelboxen vlak voor vertrek. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet herbruikbare bekers, serveerschalen en serveertangen bij het drank- en buffetpunt klaar.
- Maak bij aankomst een duidelijke ontvangsttafel met welkomstbord, pennen en eventuele polsbandjes. Richt hapjes en drank apart in, zodat deelnemers niet tegelijk hun schaatsen regelen en in dezelfde rij eten of drinken pakken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schaatsdag reserveren?
- Reserveer de schaatslocatie en het groepsarrangement bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. In drukke periodes kan een geschikte groepsplek eerder vol zijn, dus wacht niet tot alle aanmeldingen definitief zijn.
- Wanneer moet ik de schaatsmaten van deelnemers verzamelen?
- Vraag de schaatsmaten direct bij de uitnodiging op en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor de schaatsdag. Bevestig de definitieve maten nog één keer nadat de aanmeldingen zijn gesloten.
- Hoeveel drinken heb ik nodig voor een schaatsdag?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande duur. Koel de dranken minimaal 4 uur vooraf en neem extra water mee voor tijdens het schaatsen.
- Wanneer moet ik catering en boodschappen regelen?
- Plaats een cateringbestelling uiterlijk 7 dagen vooraf, zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen bekend zijn. Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en bereid of koel verse producten op de dag zelf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!