Journée de patinage : la checklist pour tout préparer

Une journée de patinage demande plus qu’une réservation de glace. Il faut connaître les participants, récupérer leurs tailles de patins, organiser le transport et prévoir un accueil fluide avant l’entrée sur la piste. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières inscriptions au chargement des glacières et du matériel. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : stationnement, besoins alimentaires, boissons fraîches et installation du buffet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Réserver le lieu de patinage
Fixer le forfait groupe
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les moyens de transport
Partager les informations de stationnement
Confirmer les participants définitifs
Rassembler les tailles de patins
Passer la commande traiteur
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Portionner les consommations
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et les horaires
Remplir les glacières
2 personnes
Charger la restauration
2 personnes
Charger le matériel
2 personnes
Monter la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les patins
2 personnes
Expliquer les règles du patinage
Prendre une photo de groupe
Encadrer la première session de patinage
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Encadrer la deuxième session de patinage
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Encadrer la troisième session de patinage
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Récupérer les patins à glace
2 personnes
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Charger le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
Ranger les stocks restants
Rendre les objets empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 3
Nappesqté 6
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Lampes rechargeablesqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 12
Giletsqté 12
Protège-lames de patinsqté 40
Serviettesqté 40
Braceletsqté 50

Décoration

Guirlandesqté 6
Ballonsqté 40
Poids pour ballonsqté 4
Panneau d’accueil
Stylosqté 6
Étiquettes nominativesqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et le forfait groupe dès que vous connaissez une première estimation du nombre de participants. Gardez une marge d’environ 10 % jusqu’à la confirmation définitive.
Demandez les tailles de patins au moment de l’inscription, puis vérifiez-les une seconde fois quelques jours avant la sortie. Une taille manquante peut ralentir tout le groupe au retrait du matériel.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la journée de patinage. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, les besoins alimentaires, le traiteur et les moyens de transport.
Refroidissez les boissons la veille et remplissez les glacières juste avant le départ. Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez selon la durée prévue.
Chargez séparément la restauration, le matériel et les éléments d’accueil, puis utilisez une liste de contrôle au départ. Les tables, nappes, gobelets, thermos et rallonges sont faciles à oublier lorsqu’ils sont répartis entre plusieurs personnes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance réserver une patinoire pour un groupe ?: Réservez idéalement 4 à 8 semaines à l’avance, surtout si vous souhaitez un créneau précis ou un forfait groupe. Confirmez le nombre définitif de participants environ 7 jours avant l’événement.
Quand demander les tailles de patins aux participants ?: Demandez-les dès l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 7 jours avant la sortie. Faites une dernière vérification 2 à 3 jours avant le départ pour limiter les erreurs.
Combien de boissons prévoir pour une journée de patinage ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson supplémentaire par heure selon l’activité et la durée. Refroidissez-les la veille et transportez-les dans des glacières.
Quand préparer le buffet et le matériel ?: Préparez les encas, les portions et le matériel non périssable la veille. Installez les tables du buffet, le point boissons et la table d’accueil dès l’arrivée, avant que les participants ne retirent leurs patins.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.