Schaatsbeurs organiseren: checklist en planning

Een schaatsbeurs organiseren vraagt meer dan tafels neerzetten en verkopers uitnodigen. Je regelt vooraf de indeling, aanmeldingen, standplaatsen, prijslijsten en betaalmogelijkheden. Op de dag zelf moeten bezoekers snel hun maat vinden, kunnen passen en veilig afrekenen. Deze checklist helpt je om de 76 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat wisselgeld, labels, verlichting of opgeladen apparatuur pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Beursindeling uitwerken
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beursinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouderslijst bijwerken
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Reserveringen maken
Betaalwijze controleren
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
Bewegwijzering ontwerpen
Bewegwijzering printen
Tafelaankleding voorbereiden
2 personen
Verkoopmateriaal verzamelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Contant wisselgeld halen
Schaatsmatenlabels sorteren
2 personen
Voorraadstickers maken
Kledingrekken controleren
Apparatuur opladen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Kledingrekken plaatsen
3 personen
Schaatsbakken plaatsen
3 personen
Paskamers inrichten
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Betaalterminal testen
Schaatsen per maat uitstallen
4 personen
Kleding en accessoires uitstallen
3 personen
Prijzen en labels ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders badges uitdelen

Event

Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Schaatsmaten adviseren
4 personen
Passen begeleiden
3 personen
Verkoopwaar aanvullen
3 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Paskamers netjes houden
2 personen
Lopende voorraad bijhouden
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Onverkochte waar sorteren
4 personen
Schaatsen terug in bakken zetten
3 personen
Kleding terug aan rekken hangen
3 personen
Tafels en rekken afbreken
5 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren spullen afhandelen
Facturen en bonnetjes archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Paskamerschottenaantal 6
Paskamerbankjesaantal 6
Schoenbankjesaantal 8
Schaatsbakkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassaladesaantal 2
Tabletsaantal 2
Printers
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Handspiegelsaantal 8
Kledingstomersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtkabelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Staande bannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Prijshoudersaantal 120
Schaatspostersaantal 12
Tafelnummersaantal 20

Sportmateriaal

Schaatsmattenaantal 12
Schaatsbeschermersaantal 30
Schaatsvetersaantal 40
Maatlabelsaantal 120
Pasmatenaantal 20
Schaatszakkenaantal 40
Schaatsdroogmattenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de beursindeling voordat je standhouders definitief plaatst. Houd aparte loopruimte vrij voor bezoekers, minstens één duidelijk herkenbare plek voor betalingen en voldoende ruimte rond paskamerschotten en bankjes.
Open de aanmelding zodra datum en locatie vaststaan en verwerk reacties minimaal 2 weken voor de beurs. Vraag daarbij meteen dieetwensen uit als je koffie, gebak of andere consumpties aanbiedt.
Maak prijslijsten en schaatsmatenlabels vooraf klaar. Sorteer de labels op maat en plak voorraadstickers voordat de deuren opengaan; zo hoeven standhouders tijdens drukte niet te zoeken.
Controleer betaalterminals, kassalades, tablets, printers en oplaadkabels uiterlijk de avond ervoor. Neem naast digitale betaling ook contant wisselgeld mee en test alle apparatuur op de plek waar die wordt gebruikt.
Regel bewegwijzering niet alleen bij de entree, maar ook voor paskamers, betaling, koffie en uitgang. Controleer vóór opening of de ledlampen, lichtkabels, verlengsnoeren en stekkerdozen geen looppaden blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een schaatsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie en beursindeling. Benader standhouders en open het aanmeldformulier daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de beurs de standplaatsen kunt toewijzen.
Wat moet ik regelen voor standhouders op een schaatsbeurs?: Leg per stand de plaats, beschikbare klaptafels of kledingrekken, betaalwijze en praktische beursinformatie vast. Werk de standhouderslijst uiterlijk 7 dagen vooraf bij en maak naambadges en prijslijsten klaar.
Hoeveel paskamerruimte heb ik nodig voor een schaatsbeurs?: Reserveer minimaal één paskamer per 25 tot 30 gelijktijdige bezoekers en plaats een bankje buiten de paskamerschotten. Bij een grotere beurs is een aparte paszone met handspiegels en schoenbankjes overzichtelijker dan losse paskamers tussen de stands.
Wanneer moet ik de apparatuur voor de schaatsbeurs testen?: Test betaalterminals, tablets, printers en verlichting uiterlijk 24 uur voor opening. Laad apparatuur volledig op, leg oplaadkabels klaar en controleer op locatie of verlengsnoeren en stekkerdozen lang genoeg zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.