Eislaufmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Eislaufmesse braucht früh klare Abläufe: Ort und Datum müssen feststehen, bevor du Aussteller ansprichst und Anmeldungen öffnest. Plane Standplätze, Umkleiden, Verkauf und Verpflegung getrennt, damit sich am Veranstaltungstag keine Schlangen kreuzen. Besonders oft werden Wechselgeld, geladene Geräte, Größenetiketten und gut sichtbare Schilder zu spät vorbereitet. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zur Einrichtung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Messeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Messeinformationen veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerliste aktualisieren
Standplätze zuweisen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Zahlungsart prüfen
Preisliste vorbereiten
2 Personen
Namensschilder erstellen
Beschilderung entwerfen
Beschilderung drucken
Tischdekoration vorbereiten
2 Personen
Verkaufsmaterial sammeln
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Bargeld-Wechselgeld holen
Schlittschuhgrößenetiketten sortieren
2 Personen
Vorratsaufkleber erstellen
Kleiderständer kontrollieren
Geräte aufladen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Kleiderständer aufstellen
3 Personen
Schlittschuhwannen aufstellen
3 Personen
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Bezahlterminal testen
Schlittschuhe nach Größe ausstellen
4 Personen
Kleidung und Accessoires ausstellen
3 Personen
Preise und Etiketten aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller-Badges verteilen

Event

Eingangstheke besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Schlittschuhgrößen beraten
4 Personen
Anproben begleiten
3 Personen
Warenbestand auffüllen
3 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Umkleidekabinen ordentlich halten
2 Personen
Laufenden Bestand führen
Fundgegenstände registrieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Verkauf abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
Nicht verkaufte Ware sortieren
4 Personen
Schlittschuhe zurück in die Kisten legen
3 Personen
Kleidung wieder an die Ständer hängen
3 Personen
Tische und Gestelle abbauen
5 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundstücke bearbeiten
Rechnungen und Belege archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 8
BarhockerAnz. 6
UmkleidewändeAnz. 6
UmkleidebankchenAnz. 6
SchuhbänkeAnz. 8
EislaufwannenAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

KartenterminalsAnz. 2
KassenladeAnz. 2
TabletsAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
HandspiegelAnz. 8
KleiderdampferAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichtkabelAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
TrinkgläserAnz. 100
TellerAnz. 80
GebäckgabelnAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
StehbannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
PreishalterAnz. 120
EislaufplakateAnz. 12
TischnummernAnz. 20

Sportmaterial

SchlittschuhmattenAnz. 12
SchlittschuhschonerAnz. 30
SchlittschuhschnürsenkelAnz. 40
GrößenetikettenAnz. 120
AnprotegrößenAnz. 20
SchlittschuhtaschenAnz. 40
Schlittschuh-TrockenmattenAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 2
Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und lege danach die Standaufteilung fest. Erst wenn Flächen, Umkleidebereiche und Wege geklärt sind, kannst du Standplätze zuverlässig vergeben.
Öffne die Anmeldung mit einer festen Frist von mindestens 14 Tagen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Ausstellerliste nach jeder Zu- oder Absage.
Bereite Namensschilder und Beschilderung spätestens 3 Tage vor der Messe vor. Drucke zusätzlich Hinweise für Kasse, Umkleiden, Schuhbänke und die Zuordnung der Schlittschuhgrößen.
Prüfe Kartenterminals, Tablets, Drucker und Ladekabel am Vortag und lade jedes Gerät vollständig auf. Hole das Bargeld-Wechselgeld ebenfalls spätestens am Vortag, nicht erst beim Aufbau.
Sortiere Schlittschuhgrößenetiketten und Vorratsaufkleber vor dem Aufbau nach Größe und Verwendung. Kontrolliere außerdem Kleiderständer, Verlängerungskabel, LED-Lampen sowie Kaffee- und Serviergeschirr anhand der Einkaufsliste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Eislaufmesse organisieren?: Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Messeaufteilung. Standbetreiber sollten danach möglichst innerhalb der ersten 2 Wochen angesprochen werden, damit für Anmeldung und Standvergabe genug Zeit bleibt.
Wann sollte die Anmeldung für eine Eislaufmesse starten?: Öffne das Anmeldeformular etwa 4 Wochen vor der Messe und setze eine Frist von mindestens 14 Tagen. So bleiben noch rund 2 Wochen für Rückfragen, Zahlungen und die endgültige Ausstellerliste.
Was muss am Tag vor der Eislaufmesse geprüft werden?: Teste am Vortag alle Kartenterminals, Tablets und Drucker und lade die Geräte vollständig auf. Lege außerdem Wechselgeld, Größenetiketten, Schilder und die vorbereitete Ausstattung für Kasse, Umkleiden und Verpflegung bereit.
Wie plane ich die Standplätze bei einer Eislaufmesse?: Vergib die Standplätze erst, wenn die Anmeldungen geprüft und die Messeaufteilung festgelegt ist, idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Berücksichtige dabei Wege, Umkleidewände, Schuhbänke, Kleiderständer und den Zugang zur Kasse.

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