Checklist pour organiser un salon de la patinoire

Un salon de la patinoire demande une préparation précise, car les exposants, les visiteurs et le matériel de patinage doivent circuler dans un espace souvent limité. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre : réservation, inscriptions, plan du salon, paiements et installation. Prévoyez aussi les besoins spécifiques des stands, des cabines d’essayage et du tri des pointures de patins. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour éviter les impressions et les achats de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer le plan du salon
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du salon
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des exposants
Attribuer les emplacements
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier le mode de paiement
Préparer les listes de prix
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Concevoir la signalétique
Imprimer la signalisation
Préparer la décoration des tables
2 personnes
Rassembler le matériel de vente
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Retirer de la monnaie
Trier les étiquettes de pointures de patins
2 personnes
Créer des étiquettes de stock
Vérifier les portants à vêtements
Recharger les appareils
Remplir les glacières
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les portants à vêtements
3 personnes
Installer les bacs à glace
3 personnes
Aménager les cabines d’essayage
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Tester le terminal de paiement
Exposer les patins par taille
4 personnes
Présenter les vêtements et accessoires
3 personnes
Suspendre les lots et les étiquettes
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les badges aux exposants

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Conseiller sur les pointures de patins
4 personnes
Accompagner les passes
3 personnes
Réapprovisionner les articles en vente
3 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir les cabines d’essayage en ordre
2 personnes
Suivre le stock restant
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Trier les invendus
4 personnes
Remettre les patins dans les bacs
3 personnes
Remettre les vêtements sur les portants
3 personnes
Démonter les tables et les étagères
5 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets perdus
Classer les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 40
Portants à vêtementsqté 8
Tabourets de barqté 6
Panneaux de cabine d’essayageqté 6
Bancs de cabine d’essayageqté 6
Bancs à chaussuresqté 8
Bacs à patinsqté 20
Poubellesqté 8

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimantes
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Miroirs à mainqté 8
Défroisseurs vapeurqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Câbles d'éclairageqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Nappesqté 18
Bannières sur piedqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Porte-prixqté 120
Affiches de patinageqté 12
Numéros de tableqté 20

Matériel de sport

Tapis de patinageqté 12
Protège-lames de patinsqté 30
Lacets de patinsqté 40
Étiquettes de tailleqté 120
Tailles d’essayageqté 20
Sacs pour patinsqté 40
Tapis de séchage pour patinsqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan du salon avant d’attribuer les emplacements : prévoyez des passages assez larges entre les tables, les portants et les cabines d’essayage pour éviter les bouchons.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement et regroupez les besoins alimentaires, les coordonnées et les contraintes de chaque exposant dans une seule liste.
Testez les terminaux de paiement, les tablettes, les imprimantes et chaque câble de recharge au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez aussi de la monnaie si certains paiements se font en espèces.
Triez les étiquettes de pointures de patins avant l’installation et préparez les bacs par catégorie. Cette étape prend du temps sur place et ralentit rapidement l’accueil si elle est faite au dernier moment.
Imprimez la signalisation, les badges et les listes de prix avant le jour J, puis préparez les rallonges et multiprises par zone. Prévoyez une vérification finale des portants, des lampes et du matériel de vente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la patinoire ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour confirmer la date et le lieu, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions et publier les informations. Gardez les 2 derniers jours pour les impressions, les courses et les tests du matériel.
Quand faut-il attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les emplacements après la clôture des inscriptions et idéalement 7 à 10 jours avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des exposants, les badges et la signalétique.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de la patinoire ?: Testez tous les terminaux de paiement, les imprimantes et les câbles de recharge, puis vérifiez les portants, les bacs à patins et les panneaux des cabines. Faites cette vérification au moins 24 heures avant l’ouverture.
Combien de temps prévoir pour installer le salon ?: Réservez au minimum 3 heures pour installer les tables, les chaises, les portants, les cabines, la signalétique et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes pour un contrôle des paiements, des prix et des circulations avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.