Checklist voor een goed georganiseerde Samhainviering

Een Samhainviering vraagt om meer voorbereiding dan alleen decoratie en een ritueel. Je stemt aanmeldingen, dieetwensen en het programma af, terwijl je ook rekening houdt met donker weer en een mogelijke buitenopstelling. Deze checklist helpt je het werk te spreiden: van uitnodiging en verhaalprogramma tot soep, brood, desserts en het herdenkingsmoment. Begin enkele weken vooraf en gebruik de laatste dagen voor controle, koeling en klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma delen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
Dieetlijst aan keuken geven
Weersvoorspelling controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad servies controleren
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Kaarsen controleren
Muziek afspeellijst maken
Ritueel voorbereiden
2 personen
Herdenkingsmoment voorbereiden
2 personen
Verhaalprogramma voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten koelen
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Soepbasis voorbereiden
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Tafelaankleding sorteren
2 personen
Naambadges schrijven
Routebordjes maken
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Lichtpunten ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Herdenkingsaltaar inrichten
2 personen
Rituele cirkel inrichten
3 personen
Vuurplaats veilig inrichten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Opening van de viering begeleiden
2 personen
Verhalenprogramma begeleiden
2 personen
Buffet op temperatuur houden
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
Ritueel begeleiden
4 personen
Vuur veilig bewaken
2 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Afsluiting aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Vuur volledig doven
3 personen
Restanten veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Decoratie afhalen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Herbruikbare spullen opbergen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Gevonden voorwerpen melden
Voorraad houdbare spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Stoelaantal 70
Garderoberekaantal 2
Krukaantal 6

Servies

Dinerbordaantal 75
Dessertbordaantal 75
Soepkomaantal 75
Waterglasaantal 90
Wijnglasaantal 75
Koffiekopaantal 60
Koffielepelaantal 60
Tafelmesaantal 75
Tafelforkaantal 75
Soep- en dessertlepelaantal 75

Keuken

Soepketelaantal 2
Warmhoudbakaantal 4
Serveerschaalaantal 12
Serveertangaantal 8
Opscheplepelaantal 8
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkomaantal 6
Koelboxaantal 4
Thermoskanaantal 6
Waterkanaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 4

Decoratie

Herfstbladerenaantal 8
Pompoenaantal 15
Kalebasaantal 10
Stoffen tafelloperaantal 8
Zwarte doekenaantal 8
Oranje slingeraantal 10
Kunstmatige spinnenwebbenaantal 4
Herdenkingskomaantal 2
Krijtbordaantal 3
Naambadgeaantal 75

Verlichting

LED-lichtsnoeraantal 8
LED-lantaarnaantal 12
LED-theelichtaantal 60
Tafellampaantal 6

Ritueel

Rituele stafaantal 2
Klankschaal
Herdenkingskaartaantal 75
Schrijfpennenaantal 20
Vuurvaste schaalaantal 2
Vuurkorf
Aanstekeraantal 4
Emmeraantal 4
Blusdekenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Emmer voor schoonmaakaantal 3
Afwasborstelaantal 4
Handdoekaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen uiterlijk 3 weken vooraf en verzamel dieetwensen meteen. Geef de definitieve dieetlijst minimaal 3 dagen voor de viering aan de keuken, zodat soep, hapjes en desserts veilig kunnen worden voorbereid.
Controleer 5 tot 7 dagen vooraf de weersvoorspelling en beslis of de partytent nodig is. Zet bij een buitenopstelling ook tafels, stoelen, verlichting en een droge plek voor servies tijdig klaar.
Maak het programma uiterlijk 1 week vooraf definitief en deel het met de gasten. Plan het ritueel, verhaalprogramma en herdenkingsmoment in blokken van 15 tot 30 minuten, met ruimte voor overgang en stilte.
Controleer 2 dagen vooraf de voorraad servies en keukenmateriaal. Tel per aangemelde gast minstens één dinerbord, soepkom, dessertbord, waterglas, bestekset en koffiekop; leg extra exemplaren voor ongeveer 10 procent van de groep apart.
Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf, koel verse producten direct en bereid de soepbasis, hapjes en desserts volgens je planning. Zet brood en beleg pas kort voor de maaltijd klaar, zodat het niet uitdroogt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Samhainviering organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Rond programma en definitieve gastenlijst uiterlijk 1 week vooraf af; gebruik de laatste 2 dagen voor boodschappen, voorbereiding en materiaalcontrole.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een Samhainviering?: Reken per gast op één dinerbord, soepkom, dessertbord, waterglas, bestekset en koffiekop als koffie wordt geserveerd. Leg daarnaast ongeveer 10 procent extra klaar, dus 22 sets voor 20 gasten.
Wanneer verzamel ik dieetwensen voor een Samhainviering?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef de definitieve lijst minimaal 3 dagen voor het evenement aan de keuken.
Hoeveel voorbereidingstijd kost een Samhainviering?: Plan verspreid over de laatste week ongeveer 4 tot 6 uur voor programma, ritueel, decoratie en materiaalcontrole. Reken op de laatste dag nog 3 tot 5 uur voor boodschappen, voedselvoorbereiding en het klaarzetten van de ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.