Checklist para organizar tu celebración de Samhain

Organizar una celebración de Samhain requiere coordinar invitados, comida, ambiente y momentos rituales sin dejarlo todo para el último día. Esta checklist reúne 79 tareas y 63 elementos para avanzar en el orden correcto, desde las invitaciones hasta el montaje de las mesas. Incluye también los detalles que suelen olvidarse: las preferencias dietéticas, las velas, el pronóstico del tiempo y el material necesario para servir sopa, bebidas y postres.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Compartir el programa
Enviar recordatorio
Hacer la lista definitiva de invitados
Entregar la lista de dieta a cocina
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de vajilla
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Comprobar las velas
Crear lista de reproducción
Preparar el ritual
2 personas
Preparar el momento conmemorativo
2 personas
Preparar el programa de relatos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Lavar las verduras
2 personas
Preparar la base de la sopa
2 personas
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
Preparar los postres
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Clasificar el montaje de mesas
2 personas
Escribir las acreditaciones
Hacer carteles de ruta
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar los puntos de luz
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el altar conmemorativo
2 personas
Montar el círculo ritual
3 personas
Organizar de forma segura el fogón
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la apertura de la celebración
2 personas
Coordinar el programa de cuentos
2 personas
Mantener el buffet a temperatura adecuada
2 personas
Servir el bufé
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Coordinar el momento conmemorativo
3 personas
Guiar el ritual
4 personas
Vigilar el fuego de forma segura
2 personas
Servir bebidas calientes
2 personas
Servir el postre
3 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Apagar completamente el fuego
3 personas
Enfriar de forma segura los sobrantes
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Guardar los artículos reutilizables
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Recoger objetos perdidos
Informar de objetos perdidos
Guardar el stock de productos no perecederos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesa plegablecant. 8
Sillacant. 70
Percherocant. 2
Taburetecant. 6

Vajilla

Plato de cenacant. 75
Plato de postrecant. 75
Bol de sopacant. 75
Vaso de aguacant. 90
Copa de vinocant. 75
Taza de cafécant. 60
Cucharilla de cafécant. 60
Cuchillo de mesacant. 75
Tenedor de mesacant. 75
Cuchara para sopa y postrecant. 75

Cocina

Olla para sopacant. 2
Bandeja de mantenimiento en calientecant. 4
Fuente para servircant. 12
Pinza para servircant. 8
Cuchara de servircant. 8
Tabla de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bol para mezclarcant. 6
Nevera portátilcant. 4
Termocant. 6
Jarra de aguacant. 6

Equipo

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Altavoz portátilcant. 2
Micrófono
Cable alargadorcant. 6
Regletacant. 4

Decoración

Hojas de otoñocant. 8
Calabazacant. 15
Calabazacant. 10
Camino de mesa de telacant. 8
Telas negrascant. 8
Guirnalda naranjacant. 10
Telarañas artificialescant. 4
Cuenco conmemorativocant. 2
Pizarracant. 3
Credencialcant. 75

Iluminación

Guirnalda de luces LEDcant. 8
Farol LEDcant. 12
Vela LEDcant. 60
Lámpara de mesacant. 6

Ritual

Bastón ritualcant. 2
Cuenco tibetano
Tarjeta conmemorativacant. 75
Bolígrafoscant. 20
Fuente refractariacant. 2
Brasero
Encendedorcant. 4
Cubocant. 4
Manta ignífugacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 3
Cubeta de limpiezacant. 3
Cepillo para fregarcant. 4
Toallacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados antes de entregar las preferencias dietéticas a cocina. Así puedes calcular platos, cuencos de sopa, vasos, copas y cubiertos sin improvisar el mismo día.
Prepara el ritual, el momento conmemorativo y el programa de relatos con varios días de margen. Si habrá micrófono o altavoz portátil, pruébalos antes de que lleguen los invitados.
Comprueba las velas, la decoración y el plan de mesas antes del montaje. Si la celebración es al aire libre, revisa también el pronóstico y confirma con antelación la carpa plegable, las mesas y las sillas.
Haz la compra de productos frescos con tiempo para refrigerarlos correctamente. Lava las verduras y deja preparada la base de la sopa; el día del evento podrás concentrarte en calentar, servir y recibir a la gente.
Comparte el programa y envía un recordatorio cuando falten pocos días. Indica la hora de llegada y comprueba que hay suficiente agua, café, té y recipientes para mantener la comida caliente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo enviar las invitaciones para Samhain?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la celebración. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder confirmar la lista de invitados y recoger las preferencias dietéticas.
¿Cuándo debo preparar la comida de una celebración de Samhain?: Haz la compra de frescos entre 1 y 2 días antes y refrigéralos al llegar. Puedes lavar las verduras y preparar la base de la sopa el día anterior; deja los aperitivos, el pan y los postres listos según el programa del evento.
¿Cuántos platos y vasos necesito para Samhain?: Calcula un juego completo por invitado y añade al menos un 10 % de reserva. Para una mesa con 20 personas, prepara como mínimo 22 platos, cuencos, vasos, cubiertos y piezas de servicio que se utilicen durante la comida.
¿Cuándo debo comprobar la decoración y las velas?: Haz una primera revisión 3 o 4 días antes y clasifica la decoración por zonas. Comprueba las velas de nuevo durante el montaje, al menos 2 horas antes de que empiece la celebración, para detectar faltas o problemas de seguridad.

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