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Samhain-Feier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Samhain-Feier braucht mehr Vorbereitung als Kerzen und Dekoration: Gäste melden Ernährungswünsche an, ein Gedenkmoment und ein Ritual brauchen einen klaren Ablauf, und warme Speisen müssen zur richtigen Zeit bereitstehen. Diese Checkliste führt dich von den Einladungen bis zum letzten Tisch- und Küchenschritt. Plane früh genug für Rückmeldungen, prüfe Geschirr und Sitzplätze für alle und behalte Wetter sowie Technik im Blick, falls Teile draußen stattfinden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm teilen

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Diätliste an die Küche geben

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Geschirrbestand prüfen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Kerzen prüfen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Ritual vorbereiten

    2 Personen

  • Gedenkmoment vorbereiten

    2 Personen

  • Story-Programm vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    2 Personen

  • Suppenbasis vorbereiten

    2 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Tischdekoration sortieren

    2 Personen

  • Namensschilder beschriften

  • Wegweiser erstellen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Lichtpunkte aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Gedenkaltar einrichten

    2 Personen

  • Ritualkreis einrichten

    3 Personen

  • Feuerstelle sicher einrichten

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Eröffnung der Feier begleiten

    2 Personen

  • Erzählprogramm begleiten

    2 Personen

  • Buffet auf Temperatur halten

    2 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Gedenkfeier begleiten

    3 Personen

  • Ritual begleiten

    4 Personen

  • Feuer sicher überwachen

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Feuer vollständig löschen

    3 Personen

  • Reste sicher kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Dekoration abholen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Mehrwegartikel aufbewahren

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Fundsachen melden

  • Vorrat an haltbaren Lebensmitteln einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • Klapp­tischAnz. 8
  • StuhlAnz. 70
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • SpeisetellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • SuppenschüsselAnz. 75
  • WasserglasAnz. 90
  • WeinglasAnz. 75
  • KaffeetasseAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • TischmesserAnz. 75
  • TischgabelAnz. 75
  • Suppen- und DessertlöffelAnz. 75

Küche

  • SuppenkesselAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • ServierplatteAnz. 12
  • ServierzangeAnz. 8
  • SchöpfkelleAnz. 8
  • SchneidebrettAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MischschüsselAnz. 6
  • KühlboxAnz. 4
  • ThermoskanneAnz. 6
  • WasserkanneAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • SteckdosenleisteAnz. 4

Dekoration

  • HerbstblätterAnz. 8
  • KürbisAnz. 15
  • FlaschenkürbisAnz. 10
  • Stoff-TischläuferAnz. 8
  • Schwarze TücherAnz. 8
  • Orange GirlandeAnz. 10
  • Künstliche SpinnwebenAnz. 4
  • GedenkschaleAnz. 2
  • KreidetafelAnz. 3
  • NamensbadgeAnz. 75

Beleuchtung

  • LED-LichterketteAnz. 8
  • LED-LaterneAnz. 12
  • LED-TeelichtAnz. 60
  • TischlampeAnz. 6

Ritual

  • Ritueller StabAnz. 2
  • Klangschale
  • GedenkkarteAnz. 75
  • SchreibstifteAnz. 20
  • Feuerfeste FormAnz. 2
  • Feuerschale
  • FeuerzeugAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • LöschdeckeAnz. 2

Reinigung

  • MülleimerAnz. 6
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmoppAnz. 3
  • Eimer für die ReinigungAnz. 3
  • SpülbürsteAnz. 4
  • HandtuchAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne die Anmeldungen frühzeitig und setze eine feste Rückmeldefrist. Übertrage Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor der Feier an die Küche, damit Suppe, Brot, Belag und Desserts passend vorbereitet werden können.
  • Erstelle das Programm nicht erst am Veranstaltungstag: Lege Reihenfolge und Dauer von Ritual, Gedenkmoment und Story-Programm vorher fest. Teile den Ablauf mit den Gästen und erinnere sie kurz vor der Feier erneut.
  • Prüfe mindestens zwei Tage vorher, ob für jede angemeldete Person ein Sitzplatz sowie Teller, Besteck und Glas vorhanden sind. Zähle zusätzlich einige Reserveplätze und kontrolliere, ob Suppenschüsseln und Suppenlöffel tatsächlich ausreichen.
  • Bereite verderbliche Lebensmittel nach dem Einkauf sofort gekühlt vor und stelle warme Speisen erst kurz vor dem Essen in Suppenkessel oder Warmhaltebehälter. Wasserkanne, Thermoskanne, Kaffeemaschine und Wasserkocher sollten vor Beginn einsatzbereit sein.
  • Teste tragbaren Lautsprecher und Mikrofon vor dem Eintreffen der Gäste. Kontrolliere außerdem die Wettervorhersage und entscheide rechtzeitig, ob Festzelt, Klapptische, zusätzliche Stühle oder ein Garderobenständer gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Samhain-Feier einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher und öffne die Anmeldung direkt. Lege eine Rückmeldefrist etwa 7 Tage vor der Feier fest, damit du die endgültige Gästeliste und die Diätliste rechtzeitig erstellen kannst.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für eine Samhain-Feier?
Plane pro angemeldeter Person einen Stuhl und einen Sitzplatz am Tisch ein. Halte zusätzlich 2 bis 4 Reserveplätze bereit, besonders wenn Gäste ihre Anmeldung noch ändern können oder Hocker als flexible Plätze dienen.
Wann sollte ich das Essen für eine Samhain-Feier vorbereiten?
Wasche Gemüse und bereite die Suppenbasis am Vortag vor, sofern das Rezept es erlaubt. Brot, Belag, Snacks und Desserts kannst du einige Stunden vorher bereitstellen; warme Speisen kommen erst kurz vor dem Essen in die Warmhaltebehälter.
Wie viel Zeit braucht das Ritual bei einer Samhain-Feier?
Plane für Ritual und Gedenkmoment zusammen etwa 30 bis 45 Minuten ein, abhängig von der Gästezahl. Informiere die Gäste vorher über den Ablauf und halte das Story-Programm getrennt, damit der Abend nicht unnötig überzieht.

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