Zo organiseer je een Samhainviering

Een Samhainviering vraagt om meer dan een programma en wat kaarsen. Begin met de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en deel tijdig het programma, zodat je de maaltijd en zitplaatsen goed kunt plannen. Werk daarna in vaste blokken: gastenlijst en weer controleren, decoratie en techniek klaarzetten, ritueel en herdenkingsmoment voorbereiden en het eten verdelen over voorbereiding en serveren. Vooral soep, warme dranken, kaarsen en een buitenplan worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen openen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma delen
6
Herinnering versturen
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Dieetlijst aan keuken geven
9
Weersvoorspelling controleren
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Voorraad servies controleren
2 personen
12
Decoratie sorteren
2 personen
13
Kaarsen controleren
14
Muziek afspeellijst maken
15
Ritueel voorbereiden
2 personen
16
Herdenkingsmoment voorbereiden
2 personen
17
Verhaalprogramma voorbereiden
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Verse producten koelen
2 personen
20
Groenten wassen
2 personen
21
Soepbasis voorbereiden
2 personen
22
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
23
Desserts voorbereiden
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
2 personen
25
Tafelaankleding sorteren
2 personen
26
Naambadges schrijven
27
Routebordjes maken
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Ruimte ventileren
2 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen plaatsen
3 personen
34
Lichtpunten ophangen
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Herdenkingsaltaar inrichten
2 personen
37
Rituele cirkel inrichten
3 personen
38
Vuurplaats veilig inrichten
3 personen
39
Garderobe inrichten
2 personen
40
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
41
Buffet klaarzetten
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
44
Muziek en microfoon testen
2 personen
45
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

46
Gasten ontvangen
3 personen
47
Jassen aannemen
2 personen
48
Welkomstdrank serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Opening van de viering begeleiden
2 personen
52
Verhalenprogramma begeleiden
2 personen
53
Buffet op temperatuur houden
2 personen
54
Buffet serveren
4 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Tafels afruimen
3 personen
57
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
58
Ritueel begeleiden
4 personen
59
Vuur veilig bewaken
2 personen
60
Warme dranken serveren
2 personen
61
Dessert serveren
3 personen
62
Afsluiting aankondigen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Vuur volledig doven
3 personen
65
Restanten veilig koelen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Decoratie afhalen
3 personen
68
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Keuken schoonmaken
2 personen
72
Ruimte schoonmaken
3 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Materialen terugbrengen
3 personen
75
Herbruikbare spullen opbergen
2 personen
76
Afval wegbrengen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen verzamelen
78
Gevonden voorwerpen melden
79
Voorraad houdbare spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Stoelaantal 70
Garderoberekaantal 2
Krukaantal 6

Servies

Dinerbordaantal 75
Dessertbordaantal 75
Soepkomaantal 75
Waterglasaantal 90
Wijnglasaantal 75
Koffiekopaantal 60
Koffielepelaantal 60
Tafelmesaantal 75
Tafelforkaantal 75
Soep- en dessertlepelaantal 75

Keuken

Soepketelaantal 2
Warmhoudbakaantal 4
Serveerschaalaantal 12
Serveertangaantal 8
Opscheplepelaantal 8
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkomaantal 6
Koelboxaantal 4
Thermoskanaantal 6
Waterkanaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 4

Decoratie

Herfstbladerenaantal 8
Pompoenaantal 15
Kalebasaantal 10
Stoffen tafelloperaantal 8
Zwarte doekenaantal 8
Oranje slingeraantal 10
Kunstmatige spinnenwebbenaantal 4
Herdenkingskomaantal 2
Krijtbordaantal 3
Naambadgeaantal 75

Verlichting

LED-lichtsnoeraantal 8
LED-lantaarnaantal 12
LED-theelichtaantal 60
Tafellampaantal 6

Ritueel

Rituele stafaantal 2
Klankschaal
Herdenkingskaartaantal 75
Schrijfpennenaantal 20
Vuurvaste schaalaantal 2
Vuurkorf
Aanstekeraantal 4
Emmeraantal 4
Blusdekenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Emmer voor schoonmaakaantal 3
Afwasborstelaantal 4
Handdoekaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen uiterlijk 3 weken vooraf en vraag meteen dieetwensen uit. Geef de definitieve gastenlijst en dieetlijst minimaal 5 dagen voor de viering aan de keuken.
Plan het programma in tijdsblokken van 30 tot 60 minuten. Zet het ritueel, het herdenkingsmoment en het verhaalprogramma op aparte onderdelen, zodat deelnemers weten wanneer stilte en uitleg nodig zijn.
Controleer 2 dagen vooraf de weersvoorspelling en beslis dan definitief over de partytent, tafels en stoelen. Leg bij een buitenviering ook een droge plek vast voor jassen, kaarsen en apparatuur.
Bereid de maaltijd in volgorde van houdbaarheid: was groenten en maak de soepbasis eerder, koel verse producten direct en zet brood, beleg, hapjes en desserts pas vlak voor aanvang klaar.
Tel servies en serveermateriaal per aangemelde gast plus 10 procent reserve. Controleer ook kaarsen, de afspeellijst, speaker en microfoon uiterlijk op de dag vóór de Samhainviering.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een Samhainviering?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Sluit de inschrijving uiterlijk 5 dagen voor de viering, zodat je de gastenlijst, dieetwensen, boodschappen en zitplaatsen definitief kunt maken.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een Samhainviering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze doorlopend. Geef de definitieve lijst minimaal 5 dagen vooraf aan de keuken, zodat soep, brood, beleg en desserts aangepast kunnen worden.
Wat bereid je vooraf voor bij een Samhainviering?: Maak de soepbasis en bereid houdbare hapjes en desserts eerder op de dag of de dag ervoor. Was groenten, koel verse producten direct en zet brood, beleg en warme onderdelen pas kort voor aanvang klaar.
Hoeveel servies heb je nodig voor een Samhainviering?: Reken per gast op een dinerbord, dessertbord, soepkom, waterglas, bestek en de benodigde lepels. Neem daarnaast ongeveer 10 procent reserve mee; bij 20 gasten zijn dat bijvoorbeeld 22 stuks per veelgebruikt serviesonderdeel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.