Checklist voor een goed georganiseerde samenspeeldag

Een samenspeeldag vraagt meer afstemming dan een gewone voorstelling: meerdere verenigingen, optredens, muzikanten en technische wensen komen samen op één programma. Leg eerst datum, locatie en tijdsindeling vast en verzamel daarna per deelnemer de praktische gegevens. Controleer ruim vooraf vergunningen, verzekering en dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke podiumindeling, veilige opslag van instrumenten en een opbouwteam dat weet wie wat doet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende verenigingen benaderen
2 personen
Optredens en tijden verzamelen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Muzikantenlijst opstellen
2 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Muziekinstrumenten veilig opslaan
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Podium en speelvloer opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen

Event

Optredende groepen ontvangen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Openingsoptreden begeleiden
3 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Instrumenten wisselen
4 personen
Microfoons verplaatsen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Pauzemuziek afspelen
Gezamenlijk slotoptreden begeleiden
4 personen
Bedankwoord uitspreken
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Instrumenten inpakken
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Catering opruimen
4 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende instrumenten terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 45
Krukken voor muzikantenaantal 20
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Mengtafel
Speakersaantal 4
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 15
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Laptop
Muziekstandaardlampenaantal 12

Verlichting

Lichtsetsaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
Ledlampenaantal 12

Servies

Glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Messenaantal 220
Lepelsaantal 160
Opscheplepelsaantal 10
Dienbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schalenaantal 16
Maatbekersaantal 2

Catering

Kassalade
Betaalterminal
Menubordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Kruidentafelsaantal 2
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Decoratieve muzieknotenaantal 20
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Schaaraantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 12
Oefenballenaantal 20
Springtouwenaantal 10
Spelkaartenaantal 4

Tips

Vraag van elke vereniging uiterlijk drie weken vooraf de bezetting, speelduur, technische wensen en aankomsttijd op. Zo kun je het programma en de podiumindeling maken zonder op het laatste moment te schuiven.
Plan minstens twee uur voor de officiële start van de opbouw. Daarin moeten podiumdelen, muzieklessenaars, stoelen, geluidsapparatuur, verlichting en kabelmatten op hun plek komen.
Maak per optreden een korte technische fiche met het aantal microfoons, DI-boxen, monitoren en aansluitingen. Test de volledige geluidsketen minimaal 60 minuten vóór het eerste optreden.
Zet instrumenten en andere waardevolle materialen in een afsluitbare ruimte zodra ze zijn gebracht. Wijs één vrijwilliger aan die de sleutel beheert en controleert wat binnenkomt en weer vertrekt.
Druk het definitieve programma pas af nadat alle tijden en namen zijn bevestigd, bij voorkeur uiterlijk één dag vooraf. Houd daarnaast een digitale versie bij voor wijzigingen die tijdens de dag nog nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een samenspeeldag organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en benader de verenigingen; plan uiterlijk 3 weken voor de dag het programma en de technische inventarisatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een samenspeeldag?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podium, techniek en verlichting. Bij meerdere optredens of een gedeelde geluidsinstallatie is 3 uur veiliger, inclusief een soundcheck van 60 minuten.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een samenspeeldag verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan degene die de boodschappen en catering regelt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een samenspeeldag?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en afbouw, 1 persoon voor ontvangst en 1 technisch aanspreekpunt. Bij meer dan 100 bezoekers of meerdere verenigingen zijn 2 extra vrijwilligers voor publieksbegeleiding praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.