Checklist pour organiser une journée de jeu partagé
Une journée de jeu partagé réunit souvent plusieurs associations, des spectacles, des musiciens et un public aux besoins variés. Pour éviter les retards, commencez par fixer la date et le programme, puis enchaînez avec le lieu, les autorisations, les inscriptions et la technique. Les derniers jours servent surtout aux courses, à la récupération du matériel et au briefing des bénévoles. Le jour même, prévoyez une équipe dédiée à l’ouverture, au montage de la scène, aux tables, aux chaises et aux branchements.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les associations participantes
2 personnes
Rassembler les spectacles et les horaires
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des musiciens
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Stocker les instruments de musique en sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène et la piste
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les programmes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Événement
Accueillir les groupes en représentation
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Encadrer la représentation d’ouverture
3 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Échanger les instruments
4 personnes
Déplacer les microphones
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Diffuser la musique de pause
Encadrer la prestation finale collective
4 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Emballer les instruments
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les instruments empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 180
- Tabourets de barqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
- Éléments de podiumqté 12
- Pupitres de musiqueqté 45
- Tabourets pour les musiciensqté 20
- Poteaux de balisageqté 8
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 4
- Moniteurs de scèneqté 2
- Microphonesqté 8
- Pieds de microqté 8
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles audioqté 15
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Ordinateur portable
- Lampes de pupitreqté 12
Éclairage
- Jeux de lumièreqté 2
- Éclairage d’ambianceqté 8
- Lampes LEDqté 12
Vaisselle
- Verresqté 220
- Tasses à caféqté 120
- Assiettesqté 220
- Fourchettesqté 220
- Couteauxqté 220
- Cuillèresqté 160
- Louchesqté 10
- Plateauxqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Saladiersqté 16
- Verres doseursqté 2
Catering
- Tiroir-caisse
- Terminal de paiement
- Panneaux de menuqté 6
- Badges nominatifsqté 60
- Tables d’herbes aromatiquesqté 2
- Courses
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Ballonsqté 100
- Notes de musique décorativesqté 20
- Ruban adhésifqté 6
- Attaches-câblesqté 100
- Ciseauxqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balaiqté 2
- Pelle et balayetteqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
Matériel de sport
- Cônesqté 12
- Balles d'entraînementqté 20
- Cordes à sauterqté 10
- Cartes de jeuqté 4
Conseils
- Fixez le programme au moins 6 semaines avant la journée : rassemblez les spectacles, les horaires et les besoins de chaque association avant d’envoyer les invitations.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et arrêtez la liste au plus tard 7 jours avant. Cela laisse le temps de vérifier les quantités, la vaisselle et les achats.
- Traitez la technique séparément pour chaque musicien : microphones, pieds, boîtiers DI, retours, câbles et alimentation doivent être confirmés avant le montage de la scène.
- Prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour installer les éléments de podium, les tables, les chaises, l’éclairage et les passe-câbles, puis testez le son avec les artistes.
- Briefez les bénévoles 30 minutes avant l’ouverture et donnez à chacun une mission précise : accueil, inscriptions, orientation, restauration, logistique ou surveillance des instruments.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une journée de jeu partagé ?
- Commencez environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et contactez les associations au début, puis gardez la dernière semaine pour les inscriptions finales, les courses et les vérifications.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la scène ?
- Prévoyez au moins 2 heures avec une équipe équipée pour monter le podium, installer les pupitres et tabourets, raccorder la table de mixage et tester les microphones. Ajoutez 30 minutes si plusieurs groupes se succèdent.
- Quand envoyer les invitations pour une journée de jeu partagé ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec le programme et les horaires déjà suffisamment avancés. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant pour recueillir les besoins alimentaires.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée de jeu partagé ?
- Vérifiez les autorisations, l’assurance, la liste des courses, le programme imprimé et la présence du matériel réservé. Stockez aussi les instruments en sécurité et confirmez l’heure d’arrivée des bénévoles et des musiciens.
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