Checklist para organizar un Día de juego compartido
Un Día de juego compartido reúne actuaciones, juegos, asociaciones, músicos y público en un mismo programa. Para que la jornada funcione, hay que cerrar primero la fecha, el lugar y los permisos; después coordinar inscripciones, horarios, necesidades técnicas y compras. El día del evento, el montaje del escenario, las mesas, las sillas, el sonido y la iluminación requieren un orden claro. Esta checklist reúne 60 tareas y 67 materiales para avanzar sin dejar decisiones importantes para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar a las asociaciones participantes
2 personas
Recopilar actuaciones y horarios
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar lista de músicos
2 personas
Definir la distribución del escenario
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Guardar los instrumentos musicales bajo llave
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario y el área de juego
6 personas
Montar mesas
4 personas
Preparar las sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Colocar los atriles
3 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar los programas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Evento
Recibir a los grupos participantes
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Coordinar la actuación de apertura
3 personas
Coordinar las actuaciones
3 personas
Cambiar los instrumentos
4 personas
Mover los micrófonos
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Poner música de pausa
Coordinar la actuación final conjunta
4 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
3 personas
Empacar instrumentos
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger el catering
4 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los instrumentos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 180
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 2
- Piezas de escenariocant. 12
- Atriles de músicacant. 45
- Taburetes para músicoscant. 20
- Postes separadorescant. 8
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Cables de audiocant. 15
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Portátil
- Lámparas de atrilcant. 12
Iluminación
- Sets de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Vajilla
- Vasoscant. 220
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 220
- Tenedorescant. 220
- Cuchilloscant. 220
- Cucharascant. 160
- Cucharonescant. 10
- Bandejascant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Bandejascant. 16
- Jarras medidorascant. 2
Catering
- Cajón de la caja registradora
- Terminal de pago
- Carteles del menúcant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Mesas de hierbascant. 2
- Compras
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Globoscant. 100
- Notas musicales decorativascant. 20
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
- Tijerascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Material deportivo
- Conoscant. 12
- Pelotas de prácticacant. 20
- Cuerdas para saltarcant. 10
- Cartas de juegocant. 4
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Reserva al menos 6 semanas para contactar con las asociaciones participantes y confirmar sus actuaciones y horarios.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 10 días antes. Así puedes ajustar la compra, la vajilla y la distribución de mesas sin improvisar.
- Reúne las necesidades técnicas de cada actuación antes de preparar el escenario. Confirma micrófonos, soportes, cajas DI, monitores, cables y regletas; un cable que falta puede retrasar todo el programa.
- Planifica el montaje por zonas: escenario y atriles, área de juego, mesas, sillas y circulación del público. Abre el lugar con varias horas de margen para conectar el sonido y la iluminación y comprobar que los cables quedan protegidos.
- Asigna voluntarios a tareas concretas y dales instrucciones antes de abrir. Una persona debe controlar el programa y los horarios, mientras otras revisan inscripciones, materiales, instrumentos guardados bajo llave y cambios entre actuaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de juego compartido?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, contactar con las asociaciones y comprobar permisos y seguro. Deja la confirmación final de horarios y compras para los últimos 10 días.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?
- Cierra ambas listas unos 10 días antes del evento. Ese plazo permite calcular cantidades, completar la lista de la compra y preparar mesas, vasos, tazas, platos y cubiertos.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario y el sonido?
- Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura para montar el escenario, las sillas y las mesas, conectar mesa de mezclas, altavoces, monitores y micrófonos, y hacer una prueba. Si participan varios músicos, añade tiempo para cambiar instrumentos y revisar cables.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior?
- El día anterior revisa el programa impreso, la lista de la compra, los materiales recogidos y las necesidades técnicas de cada actuación. Comprueba también que los instrumentos estén guardados bajo llave y que los voluntarios conozcan su función y horario.
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