Salsaworkshop organiseren: checklist en planning

Een salsaworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en muziek regelen. Je moet de dansruimte vrijhouden, het programma afstemmen, deelnemers tijdig laten aanmelden en rekening houden met vervoer en dieetwensen. Plan de workshopindeling vóór je het programma verstuurt, zodat deelnemers weten hoe laat ze moeten komen en wat ze kunnen verwachten. Op de dag zelf draait veel om een vrije dansvloer, getest geluid en een bar of buffet dat de workshop niet in de weg staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Salsadocent vastleggen
Muziek en workshop afstemmen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie inventariseren
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Benodigdheden controleren
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Workshopindeling vastleggen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Aanmeldingen definitief maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Locatie openen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Versiering ophangen
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Workshop uitleggen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Basispassen demonstreren
2 personen
Partneroefeningen begeleiden
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Salsacombinatie oefenen
2 personen
Vrij dansen begeleiden
2 personen
Buffet opmaken
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Vrij dansen verzorgen
2 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Apparatuur afkoppelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothmuziekspeler

Decoratie

Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Tafelkleedsetsaantal 6
Naamkaartjesaantal 45

Servies

Drinkglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 45
Bordenaantal 50
Dessertbordjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Sponzenaantal 6
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Staande lampenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en salsadocent eerst vast. Stem daarna de muziek, workshopduur en indeling af; zo voorkom je dat uitnodigingen uitgaan met een programma dat later nog verandert.
Open de aanmeldingen zodra tijd, locatie en programma duidelijk zijn. Verzamel meteen dieetwensen en vervoersinformatie en maak de inschrijvingen uiterlijk enkele dagen vooraf definitief.
Controleer vóór het boodschappen doen hoeveel deelnemers definitief komen. Reken catering en drinken op dat aantal, koel dranken vooraf en zet eten pas klaar nadat de dansruimte is ingericht.
Maak op de locatie een vrije dansvloer voordat je tafels en stoelen plaatst. Test draagbare speakers, audiomixer, draadloze microfoon en muziekspeler met alle verlengkabels aangesloten.
Plan de opbouw met extra tijd voor geluid en ontvangst. Zet naamkaartjes klaar, richt buffet en bar in en stuur het definitieve programma uiterlijk één dag voor de workshop naar de deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een salsaworkshop organiseren?: Leg de locatie en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd hebt om catering, muziek en de workshopindeling op het definitieve aantal deelnemers af te stemmen.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een salsaworkshop?: Reserveer een vrije dansvloer die groot genoeg is voor alle deelnemers om met gestrekte armen en enkele passen te bewegen. Houd naast de dansvloer ook ruimte vrij voor geluidsapparatuur, een ontvangstpunt en een doorgang naar buffet of bar.
Wanneer moet ik de muziek en microfoon testen?: Test de muziek, speakers, mixer en microfoon tijdens de opbouw, minimaal 60 minuten voor de start. Controleer ook het bereik van de draadloze microfoon en leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand erover kan struikelen.
Wanneer maak ik de aanmeldingen voor een salsaworkshop definitief?: Sluit de inschrijvingen bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de workshop. Dan kun je cateringhoeveelheden bepalen, dieetwensen verwerken, naamkaartjes maken en het programma met het definitieve aantal deelnemers versturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.