Salsawedstrijd organiseren: checklist en planning

Een salsawedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en muziek regelen. Je moet het wedstrijdformat, de jury, de locatie, techniek en deelnemersinformatie op elkaar afstemmen. Begin met de regels en inschrijving, zodat je later een betrouwbare startlijst en jurybriefing kunt maken. In de laatste week controleer je vooral de dansvloer, geluidsapparatuur, prijzen, sleutels en het draaiboek. Met deze checklist werk je stap voor stap van eerste besluit tot wedstrijdstart.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
Locatie reserveren
Juryleden vastleggen
DJ vastleggen
Fotograaf vastleggen
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Prijzengeld bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst opstellen
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Prijzen bestellen
Catering bestellen
Muziek en tijden afstemmen
2 personen
Draaiboek printen
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en materialen verzamelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Vloer en zaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdvloer vrijmaken
3 personen
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Deelnemersbadges klaarleggen
2 personen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Jurybriefing geven
Openingsmuziek draaien
Wedstrijd uitleggen
Voorronde begeleiden
3 personen
Juryformulieren innemen
2 personen
Tussenstand verwerken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finalisten laten opwarmen
2 personen
Finale begeleiden
3 personen
Publieksdans openen
2 personen
Dansvloer begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Afscheid van bezoekers
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering inpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Jurytafel
Registratietafel
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
DJ-laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptopopladeraantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Noodlampenaantal 2

Sportmateriaal

Dansvloerpanelenaantal 24
Markeerlijnen
Startnummerbandenaantal 40

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Slingerdecoratieaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Podiumachtergrond
Tafelnummersaantal 10

Catering

Wedstrijdtrofeeënaantal 3
Medaljesaantal 12
Juryformulierenaantal 100
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Badgesaantal 140
Polsbandjesaantal 150
Prijzengeld-enveloppenaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg het wedstrijdformat en de regels vroeg vast. Noteer onder meer het aantal rondes, de beschikbare danstijd en de manier waarop de jury punten geeft, zodat deelnemers precies weten waarop ze worden beoordeeld.
Reserveer de locatie voordat je techniek en catering definitief maakt. Controleer uiterlijk één week vooraf of er ruimte is voor de dansvloer, jurytafel, registratietafel, garderobe en publieksstoelen.
Plan de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum. Bevestig deelnemers daarna opnieuw en vraag dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het evenement op, zodat catering en startlijst niet op het laatste moment wijzigen.
Test geluid en microfoons vóór de deuren opengaan. Controleer speakers, mengpaneel, DJ-laptop, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen; een reserve-oplossing voor stroom of kabels voorkomt vertraging.
Print het draaiboek en de startlijst vóór de wedstrijddag. Leg prijzen, startnummerbanden, markeerlijnen en briefingmateriaal bij elkaar en haal locatiesleutels vroeg genoeg op om de zaal en vloer rustig te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een salsawedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om de locatie, jury, DJ en fotograaf vast te leggen, inschrijvingen te openen en prijzen en catering tijdig te regelen.
Wanneer moet de inschrijving voor een salsawedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd. Gebruik die laatste week om deelnemers te bevestigen, dieetwensen te verzamelen en de startlijst en jurybriefing af te ronden.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een salsawedstrijd?: Leg minimaal 3 juryleden vast voor een bruikbare beoordeling. Bij meerdere rondes of een grotere deelnemersgroep kun je extra juryleden inzetten, maar spreek vooraf één beoordelingsmethode af.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste controleren?: Controleer bij aankomst eerst de sleutels, zaalindeling, dansvloer en stroomvoorziening. Test daarna het geluid en de microfoons, voordat je registratie, jurytafel en deelnemersbriefing opstart.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.