Checklist pour organiser un concours de salsa

Un concours de salsa demande de coordonner les danseurs, le jury, la musique et la salle sans laisser de zone floue. Commence par fixer le format, le règlement et les critères de jugement, puis réserve le lieu et les prestataires. Les inscriptions, le planning de passage et les besoins alimentaires doivent être verrouillés avant la dernière semaine. Cette checklist t’aide à suivre les préparatifs jusqu’à l’installation des tables, de la piste et de la sonorisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu
Définir les membres du jury
Réserver le DJ
Réserver le photographe
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Déterminer les gains
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste de départ
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Commander les prix
Commander le catering
Coordonner la musique et les horaires
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Rassembler les prix et le matériel
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier le sol et la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la zone de compétition
3 personnes
Installer le fond de scène
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges des participants
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Briefing du jury
Passer la musique d’ouverture
Expliquer la compétition
Encadrer les éliminatoires
3 personnes
Récupérer les formulaires du jury
2 personnes
Saisir le classement intermédiaire
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer les finalistes
Faire échauffer les finalistes
2 personnes
Encadrer la finale
3 personnes
Lancer la danse du public
2 personnes
Encadrer la piste de danse
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les restes du catering
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Table du jury
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Ordinateur portable du DJ
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chargeur d’ordinateur portableqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de secoursqté 2

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 24
Lignes de marquage
Bracelets de dossardqté 40

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pinces de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Ballonsqté 100
Décoration en guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6
Fond de scène
Numéros de tableqté 10

Catering

Trophées de compétitionqté 3
Médaillesqté 12
Fiches de juryqté 100
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Badgesqté 140
Braceletsqté 150
Enveloppes pour les prixqté 3
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Fixe le format et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précise les catégories, le nombre de passages, la durée de chaque danse et les critères de notation.
Réserve le DJ, le photographe et le jury dès que la date est confirmée. Prévois au moins un micro sans fil pour les annonces et un ordinateur chargé pour la musique.
Ferme les inscriptions assez tôt pour établir une liste de départ réaliste. Envoie les horaires et les consignes aux participants au moins 7 jours avant le concours.
Vérifie la salle la veille ou le matin même : le sol doit être propre et stable, la piste correctement délimitée et les rallonges éloignées des zones de passage.
Prépare un briefing du jury et un déroulé imprimé en plusieurs exemplaires. Garde aussi une copie numérique, puis rassemble les prix, les bracelets de dossard et le matériel avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de salsa ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et le DJ, de rédiger le règlement, de gérer les inscriptions et de commander les prix.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de salsa ?: Clôture-les 7 à 10 jours avant l’événement. Tu pourras ainsi confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et préparer une liste de départ sans changement de dernière minute.
Combien de personnes faut-il prévoir dans le jury ?: Prévois au minimum 3 membres pour comparer les prestations et limiter l’effet d’un avis isolé. Confirme leur disponibilité au moins 4 semaines avant le concours et transmets-leur le règlement avant le briefing.
Que faut-il vérifier dans la salle avant un concours de salsa ?: Contrôle le sol, l’espace de danse, l’éclairage et les branchements le jour précédent ou au moins 3 heures avant l’accueil. Teste les haut-parleurs, la table de mixage, les micros et les lampes de secours avant l’arrivée des participants.

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