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Salsa-Wettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Salsa-Wettbewerb braucht mehr als Musik und eine Tanzfläche. Du musst Format und Regeln früh festlegen, Jury und DJ verbindlich einplanen und die Anmeldung so organisieren, dass am Veranstaltungstag eine klare Startliste vorliegt. Besonders häufig werden Tanzboden, Funkmikrofone, Preisunterlagen und Teilnehmerinformationen zu spät geprüft. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau von Registrierungstisch, Jurytisch und Saal.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfformat festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Jurymitglieder erfassen

  • DJ festlegen

  • Fotograf festlegen

  • Wettkampfregeln ausformulieren

    2 Personen

  • Preisgeld festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startliste erstellen

    2 Personen

  • Jurybriefing vorbereiten

  • Preise bestellen

  • Catering bestellen

  • Musik und Zeiten abstimmen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Preise und Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Boden und Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Spielfläche freiräumen

    3 Personen

  • Bühnenhintergrund aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmerausweise bereitlegen

    2 Personen

  • Jurymaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Jury-Briefing geben

  • Eröffnungsmusik abspielen

  • Wettkampf erklären

  • Vorrunde betreuen

    3 Personen

  • Juryformulare einsammeln

    2 Personen

  • Zwischenstand erfassen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Finalisten bekanntgeben

  • Finalisten aufwärmen lassen

    2 Personen

  • Finale betreuen

    3 Personen

  • Publikumstanz eröffnen

    2 Personen

  • Tanzfläche betreuen

    2 Personen

  • Preisverleihung vorbereiten

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Verabschiedung der Besucher

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Fotos sicher speichern

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 120
  • Jurytisch
  • Registrierungstisch
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • DJ-Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Laptop-LadegerätAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4
  • NotlampenAnz. 2

Sportmaterial

  • TanzbodenplattenAnz. 24
  • Markierungslinien
  • StartnummernbänderAnz. 40

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • EisbehälterAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • GirlandendekorationAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Bühnenhintergrund
  • TischnummernAnz. 10

Catering

  • WettkampftrophäenAnz. 3
  • MedaillenAnz. 12
  • JuryformulareAnz. 100
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StifteAnz. 30
  • AusweiseAnz. 140
  • ArmbänderAnz. 150
  • PreisgeldumschlägeAnz. 3
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • WischsetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

  • Lege das Wettbewerbsformat und die Regeln fest, bevor du das Anmeldeformular erstellst. Teilnehmer müssen wissen, wie viele Runden geplant sind, nach welchen Kriterien bewertet wird und bis wann sie sich anmelden können.
  • Bestätige Jury, DJ und Fotograf mehrere Wochen vor dem Termin schriftlich. Kläre dabei auch Musikstil, Zeitplan und technische Anschlüsse für DJ-Laptop, Mischpult und Lautsprecher.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erstelle nach dem Anmeldeschluss eine Startliste, erfasse Ernährungswünsche und verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher.
  • Prüfe den Tanzboden mindestens am Vortag auf Unebenheiten und sichere die Markierungslinien. Teste außerdem Verlängerungskabel, Funkmikrofone, LED-Spots und Notlampen vor dem Einlass.
  • Stelle Preise, Startnummernbänder und Juryunterlagen in einer beschrifteten Kiste zusammen. Plane für Registrierung, Jury und Catering getrennte Tische ein, damit sich vor Beginn keine Warteschlangen kreuzen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Salsa-Wettbewerb organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du die Location reservieren, Jury und DJ bestätigen, das Format festlegen und die Anmeldung mehrere Wochen geöffnet lassen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Salsa-Wettbewerb geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor dem Wettbewerb. So bleiben dir noch einige Tage für Startliste, Teilnehmerbestätigungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Abläufe.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Salsa-Wettbewerb?
Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Aufbau und Technik ein. Darin enthalten sind Tanzboden, Tische, Stühle, Beleuchtung, Lautsprecher, Registrierung und ein vollständiger Soundcheck.
Was muss ich am Tag vor dem Salsa-Wettbewerb prüfen?
Kontrolliere am Vortag den Saal, den Tanzboden, die Markierungen und die Notbeleuchtung. Lege außerdem Preise und Materialien bereit und drucke den Ablaufplan sowie die Startliste aus.

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