Ruilbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een ruilbeurs staat of valt met een duidelijke ontvangst en een logische indeling. Leg vooraf vast hoeveel deelnemers en ruiltafels je verwacht, zodat je tafels, stoelen en kledingrekken kunt reserveren. Deel de ruilregels vóór de beurs en verwerk aanmeldingen uiterlijk enkele dagen vooraf. Op de dag zelf richt je eerst de ontvangstbalie, bewegwijzering en genummerde tafels in; daarna pas komen hapjes, drank en de laatste controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Vergunningen controleren
Tafels en stoelen reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Ruilregels delen
Tafelindeling maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambordjes voorbereiden
Ruilbonnen printen
Voorraad controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Ruiltafels nummeren
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Ruilwaar controleren
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Ruilregels uitleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Ruiltafels begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen beheren
Servies afwassen
2 personen
Laatste ruilronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Ruilwaar teruggeven
3 personen

Nazorg

Tafels leegmaken
4 personen
Stoelen stapelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Sleutels terugbrengen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Ontvangstbalie
Kledingrekkenaantal 2
Krukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 50
Vlaggenlijnaantal 3
Naambordjesaantal 50
Pijlbordenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de opening. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen, kledingrekken, tafelnummering en de ontvangstbalie; bezoekers komen vaak al 10 tot 15 minuten eerder.
Maak de ruilregels kort en deel ze tegelijk met de bevestiging. Vermeld bijvoorbeeld hoeveel items iemand mag meenemen en of ruilbonnen nodig zijn, zodat je dit niet bij de ingang hoeft uit te leggen.
Zet bij de ingang een ontvangstbalie met deelnemerslijst, naambordjes en ruilbonnen. Reserveer minstens één persoon voor de eerste 30 minuten om aanmeldingen en vragen af te handelen.
Koel dranken en zet water, koffie en thee klaar voordat de eerste ruilronde begint. Reken per deelnemer op minimaal één beker en houd herbruikbare bekers, thermoskannen en afvalbakken bij de drankplek.
Controleer de locatie vóór vertrek met een korte ronde langs tafels, vloer en afvalbakken. Plan minstens 45 minuten voor afbouw en neem emmers, dweilen, bezems en een stoffer en blik mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ruilbeurs organiseren?: Leg de locatie en datum bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de beurs, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en de tafelindeling nog kunt verwerken.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een ruilbeurs?: Reken met één ruiltafel per 4 tot 6 deelnemers, afhankelijk van de hoeveelheid spullen. Voeg daarnaast minimaal één tafel toe voor de ontvangstbalie en houd ruimte vrij voor stoelen, looproutes en kledingrekken.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste doen bij een ruilbeurs?: Open de locatie ongeveer 90 minuten voor aanvang. Richt eerst de ontvangstbalie, bewegwijzering en genummerde tafels in; zet daarna stoelen, drank en hapjes klaar.
Wanneer bevestig ik de deelnemers van een ruilbeurs?: Bevestig deelnemers uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Stuur dan ook de ruilregels, aanvangstijd, route-informatie en eventuele vraag naar dieetwensen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.