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Tauschbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tauschbörse läuft nur dann entspannt, wenn Anmeldung, Tauschregeln und Warenfluss früh geklärt sind. Reserviere den Raum und die Ausstattung zuerst, verschicke danach die Einladungen und bestätige die Teilnehmenden. In den letzten Tagen prüfst du Bestand und Einkauf, bereitest Gutscheine und Beschilderung vor und kühlst die Getränke. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Empfang, nummerierte Tauschtische und genug Zeit für den Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

  • Genehmigungen prüfen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Tauschregeln teilen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Tauschgutscheine drucken

  • Bestand prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tausch­tische nummerieren

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Tauschware prüfen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Tauschregeln erklären

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tauschtafeln betreuen

    3 Personen

  • Fundbüro verwalten

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Letzte Tauschrunde ankündigen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

  • Tauschware zurückgeben

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Stühle stapeln

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Schlüssel zurückbringen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Unbenutzte Einkäufe verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 40
  • Empfangstresen
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • BallonsAnz. 50
  • WimpelketteAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 50
  • WegweiserAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 3

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Uhrzeit mindestens 4 Wochen vorher fest und reserviere den Raum, Tische, Stühle sowie Kleiderständer in einem Schritt. Prüfe dabei auch, ob eine Genehmigung nötig ist.
  • Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 7 Tagen vor der Tauschbörse. Erfasse Ernährungswünsche und bestätige die endgültige Teilnehmendenzahl anschließend persönlich oder per Nachricht.
  • Teile die Tauschregeln spätestens 5 Tage vorher mit: Was darf getauscht werden, wie viele Teile bringt jede Person mit und wie funktionieren die Tauschgutscheine? So entstehen am Empfang weniger Rückfragen.
  • Bereite Namensschilder, Wegweiser, Tischbeschriftungen und Gutscheine am Vortag vor. Nummeriere die Tauschtische so, dass Besucherinnen und Besucher ihre Sachen ohne Erklärung dem richtigen Bereich zuordnen können.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Stelle zuerst Empfangstheke, Tische und Stühle auf, richte danach Getränke und Snacks ein und teste Verlängerungskabel sowie LED-Lampen, bevor die ersten Gäste kommen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Tauschbörse organisieren?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Raum, Datum und Ausstattung. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du die Teilnehmendenzahl und den Einkauf rechtzeitig planen kannst.
Wie viele Tische brauche ich für eine Tauschbörse?
Plane mindestens einen Tisch je klar getrenntem Tauschbereich und zusätzlich einen Empfangstresen ein. Die genaue Zahl hängt von der Teilnehmendenzahl und dem Umfang der mitgebrachten Sachen ab; lege die Tischordnung spätestens 5 Tage vorher fest.
Wann soll ich die Tauschregeln verschicken?
Schicke die Regeln spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung. Nenne darin auch die Anmeldefrist, die erlaubte Anzahl an Tauschobjekten und den Ablauf mit Tauschgutscheinen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Tauschbörse?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Beschilderung, Getränke und Snacks. Öffne den Raum früh genug, damit Technik, Beleuchtung und die nummerierten Tauschtische vor Beginn geprüft sind.

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