Rugbykamp organiseren: complete checklist

Een rugbykamp vraagt om meer dan ballen en een veld. Je moet deelnemers tijdig registreren, groepen en trainingen indelen, vervoer en reserveringen bevestigen en dieetwensen en noodcontacten controleren. Op de dag zelf komen terreininspectie, veldmarkering, materiaal per training, lunch, drinken en een briefing van begeleiders samen. Deze checklist helpt je de 56 taken in een logische volgorde af te werken, zodat je minder op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
Groepsindeling maken
2 personen
Trainingsprogramma uitwerken
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Vervoersinformatie versturen
Deelnemerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Materiaal per training sorteren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Speelveld uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunch klaarzetten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Briefing begeleiders geven
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Kampregels toelichten
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Techniektraining geven
4 personen
Waterpunten bijvullen
2 personen
Fruitpauze serveren
3 personen
Oefenmateriaal verzamelen
3 personen
Partijvormen begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
4 personen
Allergenen zichtbaar aangeven
Servies verzamelen
3 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Thee en limonade serveren
2 personen
Uitreiking voorbereiden
2 personen
Prijzen en certificaten uitreiken
2 personen
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen
Vermiste spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Sportmateriaal reinigen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Rugbyballenaantal 20
Balpompenaantal 3
Reserveventielenaantal 10
Kegelsaantal 40
Markeringshoedjesaantal 60
Trainingshesjesaantal 50
Tacklezakkenaantal 6
Tackle shieldsaantal 4
Rugbydoelenaantal 2
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 2
Waterflessenaantal 50
Balnettenaantal 4
Medaillelintenaantal 50
Certificatenaantal 50
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare lampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Jerrycansaantal 4

Catering

Drankdispensersaantal 3
Tafelkleedjesaantal 8
Voedselbakkenaantal 10
Labelkaartenaantal 30
Prullenbakkenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Naambadgesaantal 50
Watervaste stiftenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Rugbypostersaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Afwasborstelsaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Tips

Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om dieetwensen en noodcontacten vóór de groepsindeling te verzamelen. Controleer die gegevens opnieuw voordat je de deelnemerslijst afdrukt.
Maak per training een aparte materiaalset met rugbyballen, pompen, hesjes, kegels en tackle-materiaal. Leg reserveventielen en extra ballen klaar; een lekke bal mag het programma niet stilleggen.
Bevestig reserveringen en vervoersinformatie voordat je het wedstrijdschema definitief verstuurt. Stuur deelnemers daarna één bericht met tijden, opstapplekken, kledingadvies en wat zij zelf moeten meenemen.
Plan de opbouw vóór de eerste training met tijd voor terreininspectie en het uitzetten van het speelveld. Zet partytenten, tafels, stoelen en de inschrijftafel eerst neer, zodat registratie niet tussen andere werkzaamheden door hoeft.
Zet water, koelboxen en herbruikbare bekers klaar vóór de eerste activiteit en plan de lunch op een vast moment. Geef begeleiders vooraf een briefing over het trainingsprogramma, wedstrijdschema, EHBO-materiaal en noodprocedure.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een rugbykamp versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het rugbykamp. Zo houd je tijd over voor aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten, groepsindeling en vervoer.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een rugbykamp op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw op locatie. Reken daarin terreininspectie, veldmarkering, partytenten, tafels, inschrijftafel, materiaal, drinken en EHBO mee.
Wanneer maak ik de groepsindeling en het trainingsprogramma?: Maak de groepsindeling zodra de aanmeldingen sluiten en de belangrijkste gegevens gecontroleerd zijn, bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf. Werk daarna het trainingsprogramma en wedstrijdschema uit, zodat begeleiders tijdig kunnen worden gebrieft.
Hoeveel water moet ik voorzien tijdens een rugbykamp?: Zorg dat iedere deelnemer tijdens elke trainingsronde een gevulde waterfles kan gebruiken en plan bij warm weer extra drinkmomenten. Vul koelboxen vóór de start en controleer ze minstens één keer tijdens het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.