Organiser un camp de rugby sans rien oublier
Un camp de rugby demande une coordination précise entre les inscriptions, les entraînements, les matchs et la vie sur le site. Cette checklist de 56 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au briefing final des accompagnateurs. Prévoyez les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et le transport avant de répartir les groupes. Les dernières vérifications concernent le terrain, le matériel, les boissons, le déjeuner et les premiers secours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les contacts d'urgence
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Élaborer le programme d’entraînement
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Confirmer les réservations
Envoyer les informations de transport
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Trier le matériel par entraînement
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Délimiter le terrain de jeu
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le déjeuner
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Faire le briefing des accompagnateurs
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Expliquer les règles du camp
2 personnes
Animer l'échauffement
3 personnes
Animer la formation technique
4 personnes
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
Servir la pause fruits
3 personnes
Rassembler le matériel d’entraînement
3 personnes
Animer les formations de groupe
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Afficher clairement les allergènes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Animer le jeu du soir
4 personnes
Servir le thé et la limonade
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Remettre les prix et les certificats
2 personnes
Encadrer le départ des participants
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le matériel de sport
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rendre les objets trouvés
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 50
- Tables de bièreqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Matériel de sport
- Ballons de rugbyqté 20
- Pompes à ballonsqté 3
- Valves de rechangeqté 10
- Cônesqté 40
- Cônes de balisageqté 60
- Chasubles d’entraînementqté 50
- Sacs de plaquageqté 6
- Boucliers de plaquageqté 4
- Buts de rugbyqté 2
- Siffletsqté 6
- Chronomètresqté 4
- Panneaux de scoreqté 2
- Bouteilles d'eauqté 50
- Filets de ballonqté 4
- Rubans de médailleqté 50
- Certificatsqté 50
- Prixqté 6
Équipement
- Mégaphonesqté 2
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Lampes rechargeablesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Louchesqté 8
- Pichets à caféqté 3
- Thermosqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Petits bolsqté 12
- Pinces de serviceqté 6
- Glacièresqté 6
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Jerricansqté 4
Catering
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Nappesqté 8
- Bacs alimentairesqté 10
- Cartes d’étiquettesqté 30
- Poubellesqté 6
- Courses
Décoration
- Badges nominatifsqté 50
- Marqueurs indélébilesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Affiches de rugbyqté 8
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Épongesqté 10
- Brosses à vaisselleqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Pinces à déchetsqté 3
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Pains de glaceqté 20
Conseils
- Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant le camp et demandez dès le formulaire les allergies, régimes particuliers et coordonnées d’urgence. Vous éviterez les relances de dernière minute.
- Finalisez la répartition des groupes et le programme d’entraînement 7 jours avant l’arrivée. Gardez une copie imprimée de la liste des participants et du planning des matchs.
- Triez le matériel par séance la veille : ballons, pompes, valves, cônes, chasubles et protections doivent être regroupés pour que chaque entraînement commence à l’heure.
- Installez les tentes, tables, chaises et le comptoir d’inscription avant l’arrivée du premier participant. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et lampes rechargeables si certaines zones sont éloignées d’une prise.
- Remplissez les glacières et mettez les boissons au frais au moins 2 heures avant le repas. Préparez le matériel de premiers secours et faites le briefing des accompagnateurs avant le début des activités.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un camp de rugby ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant le camp, avec la date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les allergies et les contacts d’urgence.
- Combien de temps faut-il pour préparer un camp de rugby ?
- Comptez au minimum 3 semaines pour les inscriptions et les réservations, puis une semaine pour finaliser les groupes, le programme et le transport. La veille doit être réservée au tri du matériel et aux achats.
- Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un camp de rugby ?
- Préparez le matériel de premiers secours, vérifiez les contacts d’urgence et inspectez le site avant l’arrivée du groupe. Faites aussi un briefing des accompagnateurs d’au moins 15 minutes avant le premier entraînement.
- Quand installer le terrain et les tentes pour un camp de rugby ?
- Délimitez le terrain et montez les tentes le jour même, avant l’ouverture de l’accueil. Prévoyez idéalement 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le comptoir d’inscription et les zones de matériel.
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