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Rugbycamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Rugbycamp braucht mehr als Bälle und ein Spielfeld. Du musst Anmeldungen, Notfallkontakte, Gruppen, Trainings- und Spielplan so vorbereiten, dass am ersten Tag keine Rückfragen den Ablauf bremsen. Plane außerdem Transport, Verpflegung, Kühlung und Erste Hilfe verbindlich ein. Diese Checkliste führt dich von der Anmeldung bis zum Aufbau vor Ort und hilft dir, Material für jede Trainingseinheit rechtzeitig zu sortieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte überprüfen

  • Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Trainingsprogramm ausarbeiten

    2 Personen

  • Spielplan erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Transportinformationen versenden

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Sportmaterial prüfen

    2 Personen

  • Material pro Training sortieren

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Spielfeld abstecken

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Mittagessen bereitstellen

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

  • Briefing für Begleitpersonen geben

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Campregeln erläutern

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    3 Personen

  • Techniktraining geben

    4 Personen

  • Wasserstellen auffüllen

    2 Personen

  • Obstpause servieren

    3 Personen

  • Übungsmaterial sammeln

    3 Personen

  • Partien betreuen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Allergene deutlich kennzeichnen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abendspiel begleiten

    4 Personen

  • Tee und Limonade servieren

    2 Personen

  • Siegerehrung vorbereiten

    2 Personen

  • Preise und Zertifikate überreichen

    2 Personen

  • Abreise der Teilnehmer begleiten

    3 Personen

  • Verlorene Gegenstände zusammentragen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Sportmaterial reinigen

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 50
  • BiertischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

  • RugbybälleAnz. 20
  • BallpumpenAnz. 3
  • ErsatzventileAnz. 10
  • KegelAnz. 40
  • MarkierungshütchenAnz. 60
  • TrainingswestenAnz. 50
  • Tackle-TaschenAnz. 6
  • Tackle shieldsAnz. 4
  • RugbytoreAnz. 2
  • PfeifenAnz. 6
  • StoppuhrenAnz. 4
  • AnzeigetafelnAnz. 2
  • WasserflaschenAnz. 50
  • BallnetzeAnz. 4
  • MedaillenbänderAnz. 50
  • ZertifikateAnz. 50
  • PreiseAnz. 6

Ausstattung

  • MegafoneAnz. 2
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • SchälchenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KanisterAnz. 4

Catering

  • GetränkespenderAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 8
  • LebensmittelboxenAnz. 10
  • EtikettenkartenAnz. 30
  • MülleimerAnz. 6
  • Einkäufe

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 50
  • Wasserfeste StifteAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 6
  • Rugby-PosterAnz. 8

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 10
  • SpülbürstenAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 3
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 20

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Ernährungswünsche und Notfallkontakte vor der Gruppeneinteilung prüfen kannst. Lege für fehlende Angaben eine feste Nachfrist von 7 Tagen fest.
  • Erstelle Trainingsprogramm und Spielplan mindestens 14 Tage vor dem Camp. So kannst du Rugbybälle, Trainingswesten, Tackle-Taschen, Kegel und Markierungshütchen den einzelnen Einheiten zuordnen.
  • Bestätige Reservierungen und verschicke Transportinformationen spätestens 7 Tage vor Beginn. Drucke zusätzlich eine Teilnehmerliste aus und bereite Namensschilder vor, damit die Anmeldung vor Ort nicht ins Stocken gerät.
  • Kontrolliere das Sportmaterial am Vortag: Prüfe Bälle und Ballpumpen, lege Ersatzventile bereit und kontrolliere Rugbytore, Pfeifen, Stoppuhren und Anzeigetafeln. Sortiere das Material anschließend pro Training.
  • Baue Anmeldetisch, Partyzelte, Tische und Stühle vor dem Eintreffen der Teilnehmenden auf. Stelle Getränke kalt, fülle Kühlboxen, bereite das Mittagessen vor und lege Erste-Hilfe-Material sichtbar bereit; das Briefing für Begleitpersonen sollte vor dem ersten Training stattfinden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Rugbycamp organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen und Anmeldung. Trainingsprogramm, Spielplan, Reservierungen und Transport sollten spätestens 14 Tage vor dem Camp feststehen.
Wann sollte ich die Teilnehmer eines Rugbycamps in Gruppen einteilen?
Teile die Gruppen 7 bis 14 Tage vor Beginn ein, sobald Anmeldungen, Alter, Spielniveau und besondere Anforderungen geprüft sind. Informiere die Begleitpersonen spätestens 7 Tage vorher über ihre Gruppen.
Wie viel Rugby-Material brauche ich für ein Camp?
Plane pro Trainingsgruppe ausreichend Bälle, Kegel oder Markierungshütchen sowie mindestens eine Pfeife und eine Stoppuhr ein. Prüfe das Material 1 Tag vorher und sortiere es nach Training, statt alles erst vor Ort zusammenzusuchen.
Was muss am ersten Tag eines Rugbycamps bereitstehen?
Vor der Ankunft müssen Anmeldetisch, Namensschilder, Teilnehmerliste, gekühlte Getränke, Mittagessen, Erste-Hilfe-Material und das Trainingsmaterial bereitstehen. Plane dafür mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein.

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