Rosj Hasjana vieren: checklist voor een goede voorbereiding

Een Rosj Hasjana-viering vraagt om meer dan een locatie en een feestelijke maaltijd. Je moet religieuze begeleiding, gebedsmateriaal, gastenregistratie en catering op elkaar afstemmen. Begin ruim vooraf met de locatie, rabbijn, voorlezer en sjofarblazer; daarna volgen uitnodigingen, dieetwensen en het programma. In de laatste week draait alles om aantallen, drukwerk, servies, koeling en een duidelijke taakverdeling op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Rabbijn bevestigen
Voorlezer bevestigen
Sjofarblazer bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Huurmaterialen reserveren
Programma opstellen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toegankelijkheid controleren
Zitplan maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
2 personen
Machzorim controleren
2 personen
Gebedsbladen afdrukken
2 personen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Dieetoverzicht delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Tafellinnen wassen
2 personen
Koelruimte vrijmaken
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Challahs klaarzetten
2 personen
Tafeldecoratie voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafellinnen leggen
3 personen
Servies neerzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Gebedsruimte inrichten
3 personen
Sjofar klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Welkomtafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Gebedsdienst begeleiden
3 personen
Sjofar blazen
Kiddush schenken
2 personen
Appels en honing serveren
3 personen
Feestmaaltijd uitserveren
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Bedankwoord verzorgen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels afnemen
3 personen
Stoelen terugzetten
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelboxen legen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Tafellinnen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Soepkommenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen dessertaantal 6
Karaffenaantal 10
Kiddushbekersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksbreekmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Kurkentrekkeraantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Decoratieve appelsaantal 12
Menora'saantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Papierwaren

Machzorimaantal 70
Programmakaartenaantal 70
Naamkaartjesaantal 70
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Donatiebox

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig rabbijn, voorlezer en sjofarblazer zodra de datum en locatie vaststaan. Plan uiterlijk 2 weken vooraf een kort programma-overleg, zodat de volgorde van gebed, sjofar en maaltijd duidelijk is.
Open de aanmeldingen tegelijk met de uitnodigingen en sluit ze op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de viering. Zo kun je de definitieve gastenlijst, het zitplan en de catering op tijd afronden.
Vraag bij elke aanmelding naar dieetwensen en deel één definitief dieetoverzicht met de cateraar. Controleer dit overzicht opnieuw nadat de inschrijvingen zijn gesloten; wijzigingen op de dag zelf zorgen snel voor verwarring.
Controleer gebedsmateriaal niet pas bij het klaarzetten. Tel machzorim en gebedsbladen enkele dagen vooraf, druk ontbrekende exemplaren af en leg programma’s en naamkaartjes per tafel klaar.
Reserveer koelruimte voor eten en drinken en controleer huurmaterialen minstens 48 uur vooraf. Zet tafels, stoelen, buffettafels, warmhoudbakken, karaffen en verlengkabels op een eenvoudige opstellingsplattegrond.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Rosj Hasjana-viering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en de bevestiging van rabbijn, voorlezer en sjofarblazer. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je catering en huurmaterialen op aantallen kunt afstemmen.
Wanneer sluit ik de aanmeldingen voor Rosj Hasjana?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de viering. Gebruik daarna de definitieve gastenlijst voor het dieetoverzicht, zitplan, naamkaartjes en de bestelling bij de cateraar.
Wanneer moet ik de catering voor Rosj Hasjana definitief maken?: Geef de cateraar uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf het definitieve aantal gasten en de dieetwensen door. Controleer 48 uur vooraf nog één keer of aantallen, bezorgtijd en koelruimte kloppen.
Wanneer controleer ik machzorim en gebedsbladen?: Tel en controleer alle machzorim en gebedsbladen 3 tot 5 dagen vooraf. Druk ontbrekende exemplaren uiterlijk de dag ervoor af, zodat je op de vieringsdag alleen nog hoeft klaar te leggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.