Rooftop filmavond organiseren: checklist en planning

Een rooftop filmavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een film en een projector. Je moet vooraf toestemming, toegang, vertoningsrechten en een alternatief bij regen regelen. Op de dag zelf draait veel om techniek, veilige kabels, comfortabele zitplaatsen en eten dat op tijd klaarstaat. Met deze checklist werk je van locatie en gastenlijst naar de test van beeld en geluid, de inrichting van het dak en de laatste controle voor de start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Film en vertoningsrechten vastleggen
Daklocatie en toegang bevestigen
Weersverwachting en regenplan controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering van extra stoelen maken
Techniek vooraf testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Voorraad en houdbaarheid controleren
Boodschappen doen
2 personen
Film downloaden en lokaal opslaan
Muziek en afspeellijst klaarzetten
Hapjes en drankjes koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Wraps en broodjes voorbereiden
3 personen
Popcorn bereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Scherm en projector plaatsen
2 personen
Speakers en laptop aansluiten
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Sfeerverlichting ophangen
2 personen
Zitplaatsen en looproutes markeren
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Toilet- en afvalpunten controleren
Beeld en geluid finaliseren
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma en huisregels toelichten
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Film starten
Beeld en geluid tijdens film bewaken
Pauze aankondigen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Gasten veilig naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval en lege verpakkingen verzamelen
3 personen
Servies en glaswerk verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie en verlichting verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
Dakvloer en tafels schoonmaken
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Servies afwassen en drogen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten veilig opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Loungebankenaantal 4
Tafelsaantal 6
Krukkenaantal 8
Kussensaantal 30
Plaidsaantal 20

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Speakersaantal 2
Audiokabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Tangen en opscheplepelsaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Popcornbakkenaantal 50
Drankdispensersaantal 2
IJsblokbakkenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Filmpostersaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesjesaantal 3
Serveermessenaantal 4
Koelkastthermometer

Veiligheid

EHBO-set
Antislipmattenaantal 8

Tips

Leg film, vertoningsrechten en lokale toegang uiterlijk enkele weken vooraf vast. Controleer ook wie de sleutel of toegangscode beheert en tot hoe laat gasten op het dak mogen blijven.
Test beamer, scherm, laptop, HDMI-kabels en speakers vóór de avond met precies de film die je wilt vertonen. Download de film lokaal, zodat een trage of wegvallende internetverbinding de start niet vertraagt.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Spreek één duidelijk moment af waarop je naar binnen verplaatst of afzegt en informeer gasten daar meteen over.
Plan ongeveer 1 stoel per aangemelde gast en reserveer extra zitplaatsen voor late aanmeldingen. Leg daarnaast per persoon een kussen of plaid klaar als de avondtemperatuur daalt.
Koel drankjes en hapjes minstens 2 uur vooraf en zet popcorn pas vlak voor de film klaar. Houd dieetwensen apart herkenbaar en zet drank, servies, tangen en afvalpunten op één goed verlichte plek.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een rooftop filmavond te organiseren?: Reken op 2 tot 3 weken voor filmrechten, locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de technische test uiterlijk 1 dag vooraf en reserveer op de avond zelf minstens 2 uur voor opbouw.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een rooftop filmavond?: Voorzie 1 zitplaats per aangemelde gast en 10 tot 15% extra voor onverwachte bezoekers of defect meubilair. Bij 20 gasten betekent dat 22 tot 23 stoelen of zitplekken.
Wanneer moet ik het regenplan voor een rooftop filmavond controleren?: Bekijk de verwachting 48 uur vooraf en controleer opnieuw 6 uur voor aanvang. Neem uiterlijk 3 uur vooraf de beslissing over verplaatsen of afgelasten, zodat gasten en leveranciers tijdig bericht krijgen.
Hoeveel drank en popcorn moet ik voorzien per persoon?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van de film. Voor popcorn is ongeveer 1 ruime portie per persoon praktisch, plus 10% reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.