Filmabend auf dem Rooftop organisieren: die komplette Checkliste

Ein Filmabend auf dem Rooftop braucht mehr Vorbereitung als ein Treffen im Wohnzimmer: Vorführrechte, Zugang, Stromversorgung und ein belastbarer Regenplan müssen vor den Einladungen geklärt sein. Plane außerdem genügend Sitzplätze, warme Decken und eine Beleuchtung, die Wege und Kabel sicher sichtbar macht. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zum aufgebauten Buffet und getesteten Bild und Ton.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Film- und Vorführrechte sichern
Dachlocation und Zugang bestätigen
Wettervorhersage und Regenplan prüfen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Reservierung zusätzlicher Stühle vornehmen
Technik vorab testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Bestände und Haltbarkeit überprüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Film herunterladen und lokal speichern
Musik und Playlist vorbereiten
Snacks und Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
Wraps und Brötchen vorbereiten
3 Personen
Popcorn zubereiten
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Leinwand und Projektor aufstellen
2 Personen
Lautsprecher und Laptop anschließen
2 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Stimmungsbeleuchtung aufhängen
2 Personen
Sitzplätze und Laufwege markieren
2 Personen
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
Toiletten- und Abfallstellen kontrollieren
Bild und Ton finalisieren
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Programm und Hausregeln erläutern
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet zwischendurch auffüllen
2 Personen
Film starten
Bild und Ton während des Films überwachen
Pause ankündigen
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
Gäste sicher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Abfall und leere Verpackungen sammeln
3 Personen
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration und Beleuchtung entfernen
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Dachboden und Tische reinigen
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geschirr spülen und trocknen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen sicher verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 45
LoungebänkeAnz. 4
TischeAnz. 6
HockerAnz. 8
KissenAnz. 30
PlaidsAnz. 20

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
AudiokabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KabelmattenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
LaternenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
SchälchenAnz. 12
ServierschalenAnz. 8
Zangen und ServierlöffelAnz. 8

Catering

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 3
PopcornschalenAnz. 50
GetränkespenderAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4
Einkäufe

Dekoration

FilmplakateAnz. 4
TischdeckenAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
ServiermesserAnz. 4
Kühlschrankthermometer

Sicherheit

Erste-Hilfe-Set
Rutschfeste MattenAnz. 8

Tipps

Klär die Film- und Vorführrechte, bevor du Einladungen verschickst. Speichere den Film spätestens am Vortag lokal auf dem Laptop, damit du nicht von der Internetverbindung auf dem Dach abhängig bist.
Prüfe die Wettervorhersage am Veranstaltungstag zweimal: morgens und etwa sechs Stunden vorher. Lege vorab fest, wann du bei Regen absagst oder auf eine überdachte Ausweichfläche wechselst.
Teste Beamer, Leinwand, HDMI-Verbindung und Lautsprecher mindestens einen Tag vorher gemeinsam. Klebe alle Kabel vollständig ab und prüfe, ob die Verlängerungskabel bis zu den Sitzplätzen reichen.
Plane pro Person einen Sitzplatz und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Stelle Plaids und Kissen vor Filmbeginn bereit, statt erst bei sinkenden Temperaturen nach ihnen zu suchen.
Kühle Getränke und Snacks mindestens zwei Stunden vorher. Teile das Buffet in kleine Schälchen auf und stelle Wasser, Becher und Abfallstellen so auf, dass niemand während des Films an den Sitzreihen vorbeilaufen muss.

Häufige Fragen

Wie viele Sitzplätze brauche ich für einen Filmabend auf dem Rooftop?: Plane für jede angemeldete Person einen Sitzplatz und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 20 Gästen sind das 22 Plätze, verteilt auf Stühle, Loungesitzplätze und Hocker.
Wann sollte ich den Beamer für den Rooftop-Filmabend testen?: Teste die komplette Technik mindestens 24 Stunden vorher und wiederhole einen kurzen Funktionstest etwa 60 Minuten vor Beginn. So bleibt Zeit, ein HDMI-Kabel, Audiokabel oder Verlängerungskabel auszutauschen.
Wie viel Essen und Getränke brauche ich für einen Filmabend?: Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Bei Snacks sind ungefähr 150 bis 200 Gramm pro Person ein brauchbarer Richtwert, ergänzt durch die geplanten Wraps und Brötchen.
Wann muss ich den Regenplan für den Filmabend festlegen?: Lege den Plan spätestens 24 Stunden vorher fest und kontrolliere die Vorhersage am Veranstaltungstag noch einmal sechs Stunden vor Beginn. Informiere die Gäste sofort, sobald die Entscheidung für Absage oder Ausweichort gefallen ist.

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