Checklist pour organiser une soirée cinéma sur rooftop

Une projection sur un rooftop demande plus qu’un écran et un film. Il faut sécuriser l’accès, prévoir une solution en cas de pluie et tester toute la technique avant l’arrivée des invités. Cette checklist suit l’ordre utile : confirmer le lieu et les droits, gérer les inscriptions, préparer les repas et installer l’espace. Elle vous aide aussi à éviter les oublis fréquents, comme le téléchargement local du film, les rallonges ou l’éclairage des passages.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le film et les droits de projection
Confirmer le site en rooftop et l'accès
Vérifier les prévisions météo et le plan pluie
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire une réservation de chaises supplémentaires
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Vérifier les stocks et les dates de péremption
Faire les courses
2 personnes
Télécharger le film et le stocker localement
Préparer la musique et la playlist
Refroidir les snacks et les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer des wraps et des sandwichs
3 personnes
Préparer le pop-corn
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’écran et le projecteur
2 personnes
Brancher les enceintes et l’ordinateur portable
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage d'ambiance
2 personnes
Délimiter les places assises et les voies de circulation
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Vérifier les toilettes et les points de déchets
Finaliser l’image et le son
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Expliquer le programme et le règlement intérieur
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
Lancer le film
Surveiller l’image et le son pendant le film
Annoncer la pause
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Accompagner les invités en sécurité jusqu’à la sortie
2 personnes

Suivi

Collecter les déchets et les emballages vides
3 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer le plancher du toit et les tables
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 45
Canapés de salonqté 4
Tablesqté 6
Tabouretsqté 8
Coussinsqté 30
Plaidsqté 20

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles audioqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lanternesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Barquettes à popcornqté 50
Distributeurs de boissonsqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Décoration

Affiches de filmqté 4
Nappesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux d’officeqté 3
Couteaux de serviceqté 4
Thermomètre de réfrigérateur

Sécurité

Trousse de premiers secours
Tapis antidérapantsqté 8

Conseils

Confirmez le film et les droits de projection au moins 2 semaines avant la soirée. Téléchargez ensuite le fichier sur l’ordinateur utilisé sur place : ne comptez pas sur le Wi-Fi du rooftop.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Définissez une heure limite pour décider du plan pluie et prévenez les invités avant leur départ.
Testez le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les enceintes et l’ordinateur au moins 24 heures à l’avance. Faites un essai complet avec le film, pas seulement un écran de démarrage.
Prévoyez les places avant l’installation : réservez les chaises supplémentaires dès que les inscriptions sont connues et ajoutez des coussins ou des plaids pour une projection en soirée.
Préparez les wraps, sandwichs et légumes plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Refroidissez les boissons et les snacks, puis gardez les glaçons pour le dernier moment afin qu’ils ne fondent pas avant la projection.

Questions fréquentes

Combien de temps avant faut-il préparer une soirée cinéma sur rooftop ?: Commencez au moins 2 semaines avant pour confirmer le rooftop, les droits du film et les invitations. Gardez les dernières 24 heures pour le test technique, les achats manquants et la préparation du plan pluie.
Que prévoir pour une projection de film sur un rooftop ?: Prévoyez un projecteur, un écran, un ordinateur avec le film téléchargé, des câbles HDMI et audio, des enceintes, des rallonges et des multiprises. Ajoutez des passe-câbles, car les fils traversent souvent les zones de circulation.
Comment gérer la pluie pour une soirée cinéma sur rooftop ?: Décidez du plan pluie au plus tard le matin de l’événement, après une dernière vérification des prévisions. Informez les invités dès que la décision est prise et ne laissez aucun équipement électrique dehors si les conditions deviennent humides.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une soirée cinéma ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Prévoyez davantage d’eau si le rooftop est chaud et gardez une partie des bouteilles au frais dans des glacières.

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