Checklist voor een goed voorbereid rondetafelgesprek

Een rondetafelgesprek vraagt om meer voorbereiding dan alleen een tafel, stoelen en een programma. Je moet deelnemers op tijd bevestigen, vragen en rollen scherp krijgen en controleren of presentatie, microfoons en flip-over werken. Ook kleine zaken zoals dieetwensen, naamkaartjes, parkeren en een ingerichte registratietafel bepalen hoe soepel de start verloopt. Gebruik deze checklist om eerst de inhoud en logistiek vast te leggen en op de dag zelf niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Sprekers en moderator bevestigen
Gespreksvragen voorbereiden
2 personen
Naambadges voorbereiden
Presentatiebestanden verzamelen
Cateringbestelling plaatsen
Techniek testen
2 personen
Route en parkeren controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffet en hapjes klaarzetten
3 personen
Licht en ventilatie controleren

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Deelnemers verwelkomen
2 personen
Opening en spelregels toelichten
Gesprek begeleiden
2 personen
Notulen en actiepunten bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en avondeten serveren
3 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Afsluiting en vervolgstappen toelichten
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Bedankbericht versturen
Notulen naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Buffettafelaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Flip-over
Flip-overblokkenaantal 3
Powerbanksaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkleedensetsaantal 6
Naamkaartjesaantal 45
Naambadgehoudersaantal 45
Wegwijzerbordenaantal 4
Pennenaantal 50
Notitieblokkenaantal 45
Tafelnummersaantal 6

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 10

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de belangrijkste bevestigingen uiterlijk twee weken vooraf: locatie, moderator, sprekers en deelnemers. Stuur het programma daarna direct mee, zodat wijzigingen en aanmeldingen nog verwerkt kunnen worden.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor het gesprek door aan de catering. Controleer ook hoeveel koffie, thee, water en hapjes nodig zijn.
Test laptop, beamer, projectiescherm en draadloze microfoons minstens één dag vooraf met dezelfde presentatiebestanden. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks klaar; technische spullen ontbreken vaak pas bij het aansluiten.
Richt de ruimte op tijd in: zet tafels en stoelen neer, plaats naamkaartjes en controleer of iedereen het scherm en de moderator goed kan zien. Houd de registratietafel en deelnemerslijst bij de ingang vrij toegankelijk.
Begin op locatie minimaal 90 minuten voor de ontvangst met openen, techniek aansluiten, koffie en thee klaarzetten en licht en ventilatie controleren. Koel dranken vooraf en leg hapjes pas vlak voor de start op tafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rondetafelgesprek organiseren?: Leg datum, locatie, moderator en sprekers bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken voor de bijeenkomst, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een rondetafelgesprek op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten op locatie voor tafels, stoelen, registratietafel, techniek, koffie en thee. Plan bij een nieuwe locatie 30 minuten extra voor parkeren, toegang en het testen van de apparatuur.
Wanneer moet ik de catering voor een rondetafelgesprek bestellen?: Plaats de bestelling zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en geef het definitieve aantal 3 tot 5 werkdagen vooraf door. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, niet pas op de dag zelf.
Hoeveel microfoons heb ik nodig bij een rondetafelgesprek?: Reken op minimaal één microfoon voor de moderator en één voor de spreker of deelnemer die aan het woord is. Bij meer dan 12 deelnemers zijn twee draadloze microfoons meestal praktischer, zodat vragen zonder doorgeven gesteld kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.