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Podiumsgespräch organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Podiumsgespräch braucht mehr Vorbereitung als nur ein Thema und ein Mikrofon. Du koordinierst Referenten, Moderator, Fragen, Anmeldungen, Präsentationen und die Versorgung der Gäste. Plane die organisatorischen Punkte in dieser Reihenfolge, damit Rückmeldungen, Technik und Catering rechtzeitig feststehen. Am Veranstaltungstag helfen ein vorbereiteter Registrierungstisch, ausgelegte Namensschilder und ein Techniktest vor dem Einlass, damit das Gespräch pünktlich beginnen kann.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Referenten und Moderator bestätigen

  • Gesprächsfragen vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Präsentationsdateien zusammentragen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Technik testen

    2 Personen

  • Route und Parken überprüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet und Häppchen vorbereiten

    3 Personen

  • Licht und Belüftung überprüfen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Einführung und Spielregeln erläutern

  • Gespräch moderieren

    2 Personen

  • Protokoll und Aktionspunkte festhalten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks und Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Abschluss und nächste Schritte erläutern

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien prüfen und verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Dankesnachricht versenden

  • Protokoll an die Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • Registrierungstisch
  • Buffet-TischAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • WeingläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Flipchart
  • Flipchart-BlöckeAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckensetsAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 45
  • NamensschildhalterAnz. 45
  • Wegweiser-SchilderAnz. 4
  • StifteAnz. 50
  • NotizblöckeAnz. 45
  • TischnummernAnz. 6

Reinigung

  • MülleimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 10

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Referenten und Moderation spätestens 14 Tage vor dem Termin. Schicke ihnen danach Programm, Ablauf und Gesprächsfragen in einer gemeinsamen Version.
  • Schließe die Anmeldeliste 3 bis 5 Tage vorher ab und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. Drucke die endgültige Teilnehmerliste erst nach diesem Termin aus.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Funkmikrofone mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Powerbanks und die Präsentationsdateien.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein: Tische und Stühle stellen, Registrierungstisch einrichten, Namensschilder auslegen sowie Licht und Belüftung kontrollieren.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Tee, Wasser und Häppchen vor Beginn bereit. Kühlboxen und Kühlelemente solltest du schon am Vortag bereitlegen, damit am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Podiumsgespräch organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Teilnehmerkreis. Referenten, Moderator und Technik sollten spätestens 2 Wochen vor dem Gespräch bestätigt sein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Podiumsgespräch verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering und Namensschilder planbar bleiben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Podiumsgespräch?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Möbel, Registrierung, Catering und Technik. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Was muss man bei der Technik für ein Podiumsgespräch prüfen?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand und jedes Funkmikrofon einzeln. Plane zusätzlich mindestens zwei Verlängerungskabel und eine Reserve für Stromversorgung oder Powerbanks ein.

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