Boodschappenlijst voor een rondetafelgesprek

Voor een rondetafelgesprek heb je meer nodig dan tafels en stoelen. Denk aan water voor de hele bijeenkomst, koffie en thee voor de pauzes, schrijfmaterialen voor deelnemers en duidelijke naamkaartjes. De aantallen hangen af van het aantal aanmeldingen en de duur van het programma. Regel vooral servies, presentatiemateriaal en koeling op tijd: die worden vaak pas op de dag zelf gecontroleerd, wanneer aanvullen lastig is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Keukenweegschaal
Keukenthermometeraantal 2

Presentatie

Flipchartsaantal 3
Flipchartblokkenaantal 6
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Keukenwekkersaantal 3

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummersaantal 6
Bewegwijzeringsbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 12 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 liter
- Witte wijn - 6 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Alcoholvrij bier - 12 flesjes
- Bier - 24 flesjes
- IJsblokjes - 6 kilo
- Stokbroden - 8 stuks
- Volkorenbrood - 4 broden
- Wraps - 40 stuks
- Roomkaas - 1,5 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Brie - 1 kilo
- Gerookte kipfilet - 1 kilo
- Gerookte zalm - 750 gram
- Falafel - 1 kilo
- Kruidenkaas - 500 gram
- Kerstomaten - 2 kilo
- Komkommers - 6 stuks
- Paprika's - 12 stuks
- Wortels - 2 kilo
- Druiven - 2 kilo
- Appels - 30 stuks
- Gemengde noten - 1 kilo
- Olijven - 1 kilo
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoute crackers - 4 pakken
- Tortillachips - 4 zakken
- Salsasaus - 4 potten
- Mayonaise - 1 pot
- Ketchup - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Olijfolie - 1 fles
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Peper - 1 molen
- Zout - 1 pak
- Verse basilicum - 4 bosjes
- Gemengde salade - 3 kilo
- Pastasalade - 4 kilo
- Aardappelsalade - 3 kilo
- Quinoasalade - 2 kilo
- Kippenbouten - 4 kilo
- Groentetaart - 4 stuks
- Vegetarische wraps - 20 stuks
- Broodjes - 40 stuks
- Fruitdessert - 30 porties
- Brownies - 40 stuks
- Servetten - 100 stuks
- Dienblaadjes - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Sponzen - 6 stuks
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen

Tips

Reken per deelnemer op 2 waterglazen, 1 bord, 1 bestekset en 1 koffiekopje. Voorzie daarnaast minstens 1 waterkan per 8 personen, zodat niet iedereen tegelijk naar een fles hoeft te zoeken.
Plan voor koffie en thee 2 koppen per persoon bij een bijeenkomst van ongeveer 3 uur. Zet minimaal 2 thermoskannen klaar en controleer vooraf of de koffiezetapparaten en verlengsnoeren op dezelfde plek gebruikt kunnen worden.
Maak voor elke deelnemer een naamkaartje en leg 1 pen en 1 notitieblok per persoon klaar, plus 10% reserve. Die extra voorraad voorkomt dat een late aanmelding of een zoekgeraakte pen het gesprek onderbreekt.
Gebruik per inhoudelijk onderwerp 1 flipchartblok en leg minstens 3 stiften per flipchart klaar. Test de stiften vooraf op het papier; uitgedroogde stiften vallen meestal pas op wanneer de moderator wil samenvatten.
Zet hapjes op serveerplanken en in serveerschalen en reserveer daarvoor 1 buffettafel naast de gesprekstafel. Plaats koelboxen uiterlijk 1 uur voor aanvang op hun plek en zet dranken pas daarna koud, zodat de registratie en opbouw niet in de weg staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een rondetafelgesprek?: Neem per deelnemer 2 waterglazen, 1 bord, 1 bestekset en 1 koffiekopje. Voeg 10% reserve toe; bij 20 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 44 waterglazen en 22 sets van de overige onderdelen.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een rondetafelgesprek?: Reken bij een bijeenkomst van 3 uur op 2 koppen per persoon, dus 40 koppen voor 20 deelnemers. Voorzie daarnaast water gedurende de hele bijeenkomst en zet de koffie en thee uiterlijk 30 minuten voor de start klaar.
Wat moet ik klaarleggen voor aantekeningen en discussie?: Leg voor iedere deelnemer 1 pen en 1 notitieblok klaar, met 10% reserve. Voor de gezamenlijke bespreking heb je per onderwerp 1 flipchartblok en per flipchart minstens 3 goed werkende stiften nodig.
Wanneer moet ik de spullen voor een rondetafelgesprek regelen?: Controleer meubilair, servies, koffiezetapparaten, flipcharts en verlengsnoeren uiterlijk 2 dagen vooraf. Doe de boodschappen en haal houdbare cateringbenodigdheden uiterlijk 1 dag eerder; gekoelde dranken zet je ongeveer 1 uur voor aanvang koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.