Checklist voor een roeiwedstrijd organiseren

Een roeiwedstrijd organiseren vraagt meer dan boten en een starttijd. Je legt eerst datum, locatie en parcours vast en regelt daarna vergunningen, veiligheid, officials en tijdwaarneming. Vervolgens verwerk je inschrijvingen, maak je de startindeling en stuur je deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je het weer, de boten, veiligheidsmaterialen, prijzen en boodschappen. Deze checklist helpt je de 78 taken in een logische volgorde af te werken, zodat er op de wedstrijddag geen cruciale zaken ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdparcours bepalen
3 personen
Vergunningen aanvragen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Reddingsboot reserveren
Tijdwaarneming regelen
2 personen
Jury en officials vastleggen
2 personen
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Startindeling maken
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Roeiboten inspecteren
3 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Prijzen en medailles klaarleggen
Deelnemersinformatie versturen
Terrein controleren
3 personen
Wedstrijdparcours uitzetten
5 personen
Reddingsboot te water laten
3 personen
Registratietent opbouwen
3 personen
Publiekstent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar en buffet opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Startpakketten klaarleggen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen

Event

Veiligheidsbriefing houden
4 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Boten naar de steiger brengen
5 personen
Parcours en wind meten
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Eerste heat starten
4 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Publiek informeren
Dranken bijvullen
2 personen
Lunch en snacks serveren
3 personen
Boten tussen heats verplaatsen
5 personen
Reddingsboot bemannen
3 personen
Finale starten
4 personen
Einduitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Beeldschermpresentatie draaien
Muziek verzorgen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Reddingsboot uit het water halen
3 personen
Roeimateriaal verzamelen
4 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Tenten afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Terrein schoon achterlaten
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersfoto's versturen
Dankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Wedstrijdroeibotenaantal 8
Trainingsroeibotenaantal 2
Roeiriemenaantal 24
Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Wedstrijdboeienaantal 20
Parcourslijnenaantal 500
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Reddingsvestenaantal 12
Waterdichte telefoonhoezenaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Megafoonsaantal 2
Peddelsaantal 4
Landvastenaantal 20

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijladersaantal 4
Laptopaantal 2
Printer
Stopcontactbeveiligingenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Start- en finishbordenaantal 2
Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Podiumblokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 4
Lichtkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours en vergunningen. Een reddingsboot, juryleden en officials zijn vaak lastiger op het laatste moment vast te leggen dan tafels of stoelen.
Maak het veiligheidsplan voordat je het parcours definitief communiceert. Leg daarin ook vast wie de reddingsboot bedient, waar reddingsboeien en werplijnen liggen en hoe officials elkaar bereiken.
Sluit de inschrijvingen uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd af. Controleer daarna deelnemersgegevens en dieetwensen, wijs startnummers toe en maak de startindeling voordat je de informatie verstuurt.
Plan een materiaalcontrole op de dag vóór de wedstrijd. Inspecteer wedstrijdroeiboten, roeiriemen, wedstrijdboeien, parcourslijnen, reddingsvesten, stopwatches en megafoons; laad ook batterijladers en geluidsapparatuur op.
Print het draaiboek en de deelnemerslijsten in meerdere exemplaren en controleer de weersverwachting 24 uur vooraf. Leg prijzen en medailles, startnummerhouders en waterdichte telefoonhoezen klaar op een vaste plek bij de organisatiepost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roeiwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in die eerste periode de datum, locatie, vergunningen, het parcours, de reddingsboot, officials en het veiligheidsplan.
Wanneer moet de inschrijving voor een roeiwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd. Zo houd je tijd over om gegevens te controleren, dieetwensen te verzamelen, startnummers toe te wijzen en de startindeling te maken.
Wat moet ik 24 uur voor een roeiwedstrijd controleren?: Controleer de weersverwachting, boten, veiligheidsmateriaal, tijdwaarneming en geluidsinstallatie. Leg ook prijzen, medailles, startnummers en het afgedrukte draaiboek klaar.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig bij een roeiwedstrijd?: Zorg minimaal voor een reddingsboot, reddingsboeien, werplijnen, reddingsvesten en waterdichte telefoonhoezen. Controleer dit materiaal uiterlijk één dag vooraf en wijs verantwoordelijke personen aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.