Organiser une course d’aviron : la checklist complète

Une course d’aviron se prépare bien avant l’arrivée des équipages. Il faut d’abord fixer la date, réserver le site et définir un parcours praticable, puis obtenir les autorisations et construire le plan de sécurité. Les inscriptions, le jury, le chronométrage et les informations alimentaires demandent un suivi précis. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, jusqu’à la vérification des bateaux, du matériel de secours et des documents le jour de la compétition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Définir le parcours de compétition
3 personnes
Demander les autorisations
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Réserver un canot de sauvetage
Gérer le chronométrage
2 personnes
Constituer le jury et les officiels
2 personnes
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données des participants
2 personnes
Établir le tableau de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Inspecter les bateaux à rames
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
Envoyer les informations aux participants
Contrôler le site
3 personnes
Délimiter le parcours de compétition
5 personnes
Mettre à l’eau le canot de sauvetage
3 personnes
Monter la tente d’inscription
3 personnes
Monter la tente du public
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le bar et le buffet
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Préparer les kits de départ
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes

Événement

Donner le briefing de sécurité
4 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Amener les bateaux à la jetée
5 personnes
Mesurer le parcours et le vent
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Lancer la première manche
4 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Informer le public
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le déjeuner et les snacks
3 personnes
Déplacer les bateaux entre les heats
5 personnes
Armer le canot de sauvetage
3 personnes
Lancer la finale
4 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Lancer la présentation sur écran
Fournir la musique
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Sortir le canot de sauvetage de l’eau
3 personnes
Rassembler le matériel d’aviron
4 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Laisser le site propre
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer les photos des participants
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Bateaux d’aviron de compétitionqté 8
Bateaux d'aviron d'entraînementqté 2
Ramesqté 24
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Bouées de compétitionqté 20
Lignes du parcoursqté 500
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Gilets de sauvetageqté 12
Étuis étanches pour téléphoneqté 8
Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 2
Pagaiesqté 4
Aussièresqté 20

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 4
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Caches de prisesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Pains de glaceqté 30

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux de départ et d'arrivéeqté 2
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Blocs de podiumqté 3
Nappesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4
Câbles d'éclairageqté 4

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Gants de nettoyageqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le site et le parcours : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, demander les autorisations et faire valider le dispositif de sécurité.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les données, attribuer les numéros et établir le tableau de départ.
Ne laissez pas le chronométrage au dernier moment : désignez les responsables, testez les chronomètres et prévoyez une solution de secours avant le début des courses.
Transmettez aux participants le règlement, les horaires, le parcours et les consignes de sécurité au moins 5 jours avant l’événement. Demandez aussi les besoins alimentaires avec les inscriptions.
La veille, contrôlez chaque bateau, rame et équipement de sécurité, puis chargez les batteries, l’ordinateur, l’imprimante et la sonorisation. Gardez les rallonges, multiprises et caches de prises dans un point identifié.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le site, obtenir les autorisations, confirmer le parcours, recruter les officiels et traiter les inscriptions.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une course d’aviron ?: Fixez la clôture 10 à 14 jours avant la compétition. Il restera assez de temps pour vérifier les informations, attribuer les numéros de départ et imprimer le déroulé.
Quand vérifier le matériel de sécurité pour une course d’aviron ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis une vérification complète la veille. Contrôlez notamment le canot de sauvetage, les gilets, les bouées, les lignes de lancer et les moyens de communication.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le règlement, le parcours, les horaires et les consignes au moins 5 jours avant la course. Une dernière mise à jour peut partir 24 heures avant si le tableau de départ ou la météo évolue.

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