Roeiwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een roeiwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en een startlijn. Je moet de waterweg, vergunningen, reddingsveiligheid, tijdwaarneming en de indeling van startgroepen op elkaar afstemmen. Regel eerst datum, locatie en vaarregels; werk daarna toe naar inschrijvingen, wedstrijdschema en vrijwilligers. In de laatste week controleer je materiaal, weersverwachting, deelnemerslijsten en communicatie. Deze checklist houdt het overzicht bij de organisatie van de eerste voorbereiding tot de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum en locatie vastleggen
2 personen
Waterweg en vaarregels controleren
2 personen
Wedstrijdvergunning aanvragen
Start- en finishgebied reserveren
Reddingsboot reserveren
Tijdwaarneming reserveren
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Publieksinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reddingsplan verspreiden
2 personen
Weersverwachting volgen
Deelnemersbevestiging versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Wedstrijdmateriaal inventariseren
2 personen
Startnummers printen
Deelnemerslijsten printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Reddingsmateriaal controleren
2 personen
Start- en finishborden maken
2 personen
Medailles en prijzen klaarzetten

Event

Terrein inspecteren
3 personen
Materialen lossen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Wedstrijdsecretariaat inrichten
2 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
Baanmarkeringen plaatsen
4 personen
Start- en finishlijn markeren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Roeiers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Boten en riemen controleren
4 personen
Roeiers naar start begeleiden
3 personen
Publiek naar kijkzones begeleiden
3 personen
Openingsmededeling verzorgen
Startsignaal geven
2 personen
Wedstrijdtijden registreren
3 personen
Veiligheidsboot begeleiden
3 personen
Wedstrijdverloop omroepen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers en publiek uitzwaaien
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Baanmarkeringen verwijderen
4 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Tijdwaarnemingsmateriaal veilig opbergen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Vergunningstukken archiveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Reddingsmateriaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 8
Roeiriemenaantal 16
Startnummersaantal 100
Baanboeienaantal 40
Baanlijnenaantal 8
Startlijn
Finishlijn
Stopwatchesaantal 6
Reddingsboeienaantal 8
Reddingsvestenaantal 12
Peddelsaantal 6
Waterdichte zakkenaantal 8
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Stopcontacthaspelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Laptop
Printer
Tijdwaarnemingsdisplay
Reddingsboot
Buitenboordmotor

Decoratie

Startbord
Finishbord
Richtingspijlenaantal 12
Vlaggenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumblokkenaantal 3
Prikbordenaantal 3
Pijlersaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opbergbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Sponsdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4
Blikopenersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de waterweg en vaarregels vroeg vast en vraag de wedstrijdvergunning aan zodra datum en locatie bekend zijn. Reserveer tegelijk het start- en finishgebied en de reddingsboot, zodat veiligheidsafspraken niet van losse beschikbaarheid afhangen.
Plan tijdwaarneming niet pas op de wedstrijddag. Reserveer de apparatuur, test stopwatches en het tijdwaarnemingsdisplay vooraf en wijs één persoon aan die de officiële tijden beheert.
Verwerk aanmeldingen in vaste stappen: verzamel dieetwensen, deel startgroepen in, wijs startnummers toe en maak daarna het wedstrijdschema. Print deelnemerslijsten en startnummers uiterlijk de dag vóór de wedstrijd.
Maak de veiligheidscommunicatie kort en uitvoerbaar. Verspreid het reddingsplan onder alle betrokken vrijwilligers en controleer of reddingsvesten, reddingsboeien, portofoons en waterdichte zakken op de juiste plekken liggen.
Volg vanaf enkele dagen vooraf de weersverwachting en stuur de deelnemersbevestiging op tijd. Controleer op de laatste dag boodschappen, gekoelde dranken, stroomvoorziening en de werking van laptop, printer en geluidsapparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roeiwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vaarregels en vergunning. Reserveer in dezelfde eerste fase de reddingsboot, tijdwaarneming en het start- en finishgebied.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een roeiwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd. Zo houd je tijd over om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken, startgroepen in te delen en startnummers toe te wijzen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een roeiwedstrijd?: Maak minimaal 4 weken vooraf een indeling voor toezicht, ontvangst, tijdwaarneming, communicatie en veiligheid. Het exacte aantal hangt af van het aantal startgroepen en de lengte van het parcours, maar plan voor iedere kritieke taak een vaste verantwoordelijke plus vervanger.
Wanneer controleer ik het materiaal voor een roeiwedstrijd?: Doe een volledige inventarisatie 7 dagen vooraf en een korte praktische controle op de dag vóór de wedstrijd. Controleer onder meer roeiboten, riemen, baanboeien, baanlijnen, start- en finishlijn, reddingsmiddelen, portofoons en stroomkabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.