Course d’aviron : la checklist pour tout organiser

Une course d’aviron demande de coordonner la voie d’eau, les équipages, la sécurité et le chronométrage dans un ordre précis. Commence par fixer la date et le lieu, puis vérifie les règles de navigation et les autorisations nécessaires. Les inscriptions, les groupes de départ et le planning des matchs doivent être finalisés avant l’impression des listes et des dossards. Cette checklist rassemble les 72 tâches et les 72 fournitures du plan, des premières réservations au refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu de la compétition
2 personnes
Vérifier la voie d’eau et les règles de navigation
2 personnes
Demander une autorisation de compétition
Réserver la zone de départ et d’arrivée
Réserver un canot de sauvetage
Réserver le chronométrage
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations au public
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Diffuser le plan de secours
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Envoyer la confirmation aux participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Inventorier le matériel de compétition
2 personnes
Imprimer les numéros de dossard
Imprimer les listes de participants
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le matériel de secours
2 personnes
Créer les panneaux de départ et d’arrivée
2 personnes
Préparer les médailles et les prix

Événement

Inspecter le site
3 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer le secrétariat de la compétition
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Installer les marquages de piste
4 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Enregistrer les rameurs
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les bateaux et les rames
4 personnes
Accompagner les rameurs au départ
3 personnes
Guider le public vers les zones de visionnage
3 personnes
Faire l'annonce d'ouverture
Donner le signal de départ
2 personnes
Enregistrer les temps de match
3 personnes
Accompagner le bateau de sécurité
3 personnes
Annoncer le déroulement de la compétition
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants et le public
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Retirer les marquages de piste
4 personnes
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ranger en toute sécurité le matériel de chronométrage
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Archiver les documents de permis
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Retourner le matériel de sauvetage
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Bancs de vestiaireqté 8
Porte-manteauxqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ramesqté 16
Numéros de départqté 100
Bouées de couloirqté 40
Lignes de pisteqté 8
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Chronomètresqté 6
Bouées de sauvetageqté 8
Gilets de sauvetageqté 12
Pagaiesqté 6
Sacs imperméablesqté 8
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20

Équipement

Mégaphonesqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Enrouleurs de rallongeqté 4
Rallongesqté 8
Batteries externesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Affichage de chronométrage
Canot de sauvetage
Moteur hors-bord

Décoration

Banderole de départ
Panneau d’arrivée
Flèches directionnellesqté 12
Drapeauxqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Blocs de podiumqté 3
Panneaux d’affichageqté 3
Piliersqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 4
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Seaux de nettoyageqté 4
Lavettesqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 4
Ouvre-boîtesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 8

Catering

Courses

Conseils

Vérifie la voie d’eau plusieurs semaines avant la course et confirme les règles de navigation avec l’autorité compétente. Une autorisation peut être nécessaire avant de réserver définitivement le départ et l’arrivée.
Réserve le canot de sauvetage, les gilets de sauvetage, les bouées de sauvetage et les moyens de communication avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ce dispositif, le plan de secours reste incomplet.
Ferme les inscriptions avant de répartir les groupes de départ et d’attribuer les numéros. Prévois ensuite un délai d’au moins 2 à 3 jours pour imprimer les listes de participants et les dossards.
Prépare un planning unique pour les matchs, les bénévoles, le chronométrage et les annonces au mégaphone. Distribue le plan de secours à chaque responsable avant l’arrivée des participants.
Suis les prévisions météo chaque jour pendant la semaine précédant la course et envoie la confirmation finale aux participants dès que les horaires sont stabilisés. Refroidis les boissons avant l’ouverture de l’accueil, pas au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une course d’aviron ?: Commence les réservations et les demandes d’autorisation plusieurs semaines avant la date prévue. Les inscriptions peuvent être publiées après validation du lieu, de la voie d’eau et du dispositif de sécurité.
Quand fermer les inscriptions pour une course d’aviron ?: Ferme-les au moins 2 à 3 jours avant la compétition afin de répartir les groupes de départ, attribuer les numéros et établir le planning des matchs. Garde ce délai pour corriger les doublons ou les désistements.
Quel matériel faut-il prévoir pour la sécurité d’une course d’aviron ?: Prévois au minimum un canot de sauvetage réservé, des gilets et des bouées de sauvetage, ainsi que des pagaies et des moyens de communication. Le nombre exact dépend du parcours, des règles locales et du nombre de bateaux engagés.
Quand envoyer les informations finales aux participants ?: Envoie la confirmation dès que les groupes, les horaires et le lieu de départ sont définitifs, idéalement 2 à 3 jours avant la course. Ajoute les consignes de sécurité, les besoins alimentaires enregistrés et les éventuelles modifications liées à la météo.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.