Checklist voor een goed georganiseerde roeitoertocht

Een roeitoertocht vraagt meer voorbereiding dan alleen boten reserveren. Je moet de waterroute melden, rustpunten en veiligheid vooraf controleren en deelnemers op tijd indelen. Regel start- en eindlocatie, boten en materiaal eerst; daarna volgen uitnodigingen, catering en de briefing. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkomt dat routekaarten, reserve-riemen of koeling pas op de dag zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Roeiboten reserveren
Waterroute melden
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Routekaart controleren
2 personen
Rustpunten controleren
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Weersverwachting volgen
Deelnemersinstructies versturen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Catering bestellen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Deelnemers indelen per boot
2 personen
Roeiboten en riemen ophalen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Roeiboten te water laten
4 personen
Reddingsvesten klaarleggen
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Reddingsvesten uitdelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Bootindeling toelichten
2 personen
Roeitocht begeleiden
4 personen
Rustpunt bevoorraden
2 personen
Deelnemers bij rustpunt helpen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Roeiboten uit het water halen
4 personen
Reddingsvesten innemen
2 personen
Hapjes en avondeten serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Roeiboten en materiaal controleren
3 personen
Roeiboten en materiaal retourneren
3 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 10
Riemenaantal 20
Reserve-riemenaantal 4
Bootkussensaantal 40
Waterdichte routekaartenaantal 12

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 45
Reddingsboeienaantal 3
Reddingslijnenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Waterdichte portofoonsaantal 4
Nooddekensaantal 10
Zaklampenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Klapbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Bewegwijzering

Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Stiftenaantal 6
Watervaste tapeaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Handvegers en blikkenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 30

Registratie

Aanmeldformulierenaantal 60
Balpennenaantal 12
Naamstickersaantal 60
Klembordenaantal 4
Waterdichte documenthoezenaantal 20

Tips

Leg route, start- en eindlocatie vroeg vast en controleer de routekaart en rustpunten minstens één keer fysiek of met actuele informatie. Zo ontdek je vóór de tocht waar doorgangen, aanlegplekken of omleidingen problemen geven.
Reserveer per boot de juiste riemen, bootkussens en reddingsvesten en leg reserve-riemen apart klaar. Controleer de materiaalvoorraad uiterlijk één week vooraf, zodat ontbrekende spullen nog kunnen worden geregeld.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in één deelnemerslijst en deel de deelnemers per boot in voordat je de instructies verstuurt. Stuur route, veiligheidsafspraken, verzamelpunt en kledingadvies uiterlijk 3 dagen van tevoren.
Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen voor vertrek en neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over doorgaan of aanpassen. Zet waterdichte portofoons, reddingsboeien, reddingslijnen en EHBO-koffers klaar op een afgesproken plek.
Plan de opbouw met tijd voor routeborden, pionnen, inschrijftafel, partytenten en catering. Koel dranken enkele uren vooraf en bereid sandwiches pas op de dag zelf, zodat eten en drinken bij aankomst klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roeitoertocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, locaties en roeiboten. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersindeling, veiligheidscontrole, catering en het controleren van alle materialen.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid tijdens een roeitoertocht?: Werk minimaal 1 veiligheidsplan uit met contactpersonen, noodprocedure en communicatiemiddelen. Leg per boot reddingsvesten klaar en zorg op groepsniveau voor reddingsboeien, reddingslijnen, EHBO-koffers, nooddekens en waterdichte portofoons.
Wanneer stuur ik de deelnemersinstructies voor een roeitoertocht?: Stuur de instructies uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Vermeld daarin het verzamelpunt, de starttijd, route, bootindeling, kledingadvies, veiligheidsafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een roeitoertocht?: Reserveer minimaal 2 uur voor het plaatsen van tafels, stoelen, partytenten, routeborden en de inschrijftafel. Plan daarnaast tijd voor het ophalen van boten en riemen, het koelen van dranken en het klaarmaken van sandwiches.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.