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Checklist pour organiser une sortie d’aviron

Une sortie d’aviron se prépare d’abord sur l’eau, puis autour des points de départ et d’arrivée. Fixez l’itinéraire, réservez les bateaux et déclarez le parcours avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à répartir les participants par bateau, à prévoir les besoins alimentaires et à dimensionner le catering. Cette checklist rassemble les 59 tâches et 48 fournitures du plan, avec les vérifications souvent oubliées : météo, repos, sécurité, signalétique et matériel de réception.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Réserver le lieu de départ et d’arrivée

  • Réserver des bateaux d’aviron

  • Déclarer l’itinéraire d’eau

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Enregistrer les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Mettre à jour la liste des participants

  • Vérifier le plan de route

    2 personnes

  • Vérifier les points de repos

    2 personnes

  • Élaborer le plan de sécurité

    2 personnes

  • Suivre les prévisions météo

  • Envoyer les instructions aux participants

  • Vérifier le stock de matériel

    2 personnes

  • Établir la liste de courses

    2 personnes

  • Commander le catering

  • Préparer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Répartir les participants par bateau

    2 personnes

  • Récupérer les bateaux d'aviron et les rames

    3 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les sandwiches

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Mettre les bateaux d’aviron à l’eau

    4 personnes

  • Préparer les gilets de sauvetage

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    3 personnes

  • Vérifier le matériel de sécurité

    2 personnes

  • Préparer la liste des présences

Événement

  • Tenir le bureau d'accueil

    2 personnes

  • Enregistrer les participants

    2 personnes

  • Distribuer les gilets de sauvetage

    2 personnes

  • Donner le briefing de sécurité

    2 personnes

  • Expliquer l’agencement des bateaux

    2 personnes

  • Accompagner la sortie en aviron

    4 personnes

  • Approvisionner le point de repos

    2 personnes

  • Aider les participants au point de repos

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Enregistrer l’arrivée

    2 personnes

  • Sortir les bateaux d'aviron de l'eau

    4 personnes

  • Récupérer les gilets de sauvetage

    2 personnes

  • Servir les amuse-bouches et le dîner

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Retirer les panneaux de signalisation

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Vérifier les bateaux d’aviron et le matériel

    3 personnes

  • Retourner les bateaux d'aviron et le matériel

    3 personnes

  • Rendre le matériel emprunté

    2 personnes

  • Traiter les objets trouvés

  • Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

  • Bateaux à ramesqté 10
  • Ceinturesqté 20
  • Sangles de rechangeqté 4
  • Coussins de bateauqté 40
  • Cartes de parcours imperméablesqté 12

Sécurité

  • Gilets de sauvetageqté 45
  • Bouées de sauvetageqté 3
  • Cordes de sauvetageqté 4
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Talkies-walkies étanchesqté 4
  • Couvertures de survieqté 10
  • Lampes de pocheqté 6

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tablesqté 6
  • Chaisesqté 45
  • Bancs pliantsqté 4

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 50
  • Gobelets réutilisablesqté 80
  • Tasses à caféqté 50
  • Couvertsqté 50
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Carafesqté 6

Équipement

  • Glacièresqté 6
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Rallongesqté 3
  • Multiprisesqté 3

Signalétique

  • Panneaux de directionqté 12
  • Cônesqté 20
  • Ruban de balisageqté 4
  • Marqueursqté 6
  • Ruban imperméableqté 6

Catering

  • Courses

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Poubellesqté 8
  • Balais à main et pellesqté 3

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Pincesqté 6
  • Louchesqté 6
  • Pains de glaceqté 30

Inscription

  • Formulaires d'inscriptionqté 60
  • Stylos à billeqté 12
  • Étiquettes nominativesqté 60
  • Presse-papiersqté 4
  • Chemises imperméables pour documentsqté 20

Conseils

  • Définissez l’itinéraire avant les inscriptions et indiquez clairement le lieu de départ, le lieu d’arrivée et les points de repos. Vérifiez le plan de route une seconde fois lorsque le nombre de bateaux est connu.
  • Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant la sortie. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les équipages.
  • Suivez les prévisions météo chaque jour pendant les 3 jours précédant la sortie, puis le matin même. Les consignes envoyées aux participants doivent préciser les changements éventuels du parcours et les horaires.
  • Préparez un point de sécurité identifiable à chaque étape importante : gilets de sauvetage, trousses de premiers secours, moyens de communication étanches et couvertures de survie doivent être vérifiés avant le chargement.
  • Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’arrivée des participants et préparez les sandwiches le jour même. Installez les tables, les chaises, les tentes et le comptoir d’inscription avant l’ouverture des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie d’aviron ?
Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les bateaux et les lieux, de déclarer l’itinéraire d’eau, de gérer les inscriptions et de préparer le plan de sécurité.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une sortie d’aviron ?
Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec l’itinéraire provisoire, les horaires et la date limite d’inscription. Fixez cette limite au plus tard 7 jours avant la sortie.
Combien de boissons prévoir pour une sortie d’aviron ?
Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les accompagnateurs et les variations de météo.
Que vérifier la veille d’une sortie d’aviron ?
La veille, contrôlez la météo, le plan de route, les points de repos, la répartition par bateau et le stock de matériel. Vérifiez aussi que les bateaux, les rames et les équipements de sécurité sont bien récupérés ou disponibles.

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