Zo organiseer je een roeitoertocht

Een roeitoertocht organiseren begint niet bij de catering, maar bij de route, locaties en beschikbare boten. Leg eerst datum, start- en eindpunt en rustplaatsen vast; regel daarna de watermelding, reserveringen en deelnemersregistratie. Plan minimaal vier weken voorbereiding, zodat je nog ruimte hebt voor veiligheidscontrole en wijzigingen door het weer. Op de dag zelf draait alles om een korte instructie, een duidelijke bootindeling en materiaal dat vóór aankomst van de deelnemers klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Roeiboten reserveren
4
Waterroute melden
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen registreren
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Routekaart controleren
2 personen
10
Rustpunten controleren
2 personen
11
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
12
Weersverwachting volgen
13
Deelnemersinstructies versturen
14
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
16
Catering bestellen
17
Routeborden voorbereiden
2 personen
18
Deelnemers indelen per boot
2 personen
19
Roeiboten en riemen ophalen
3 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Sandwiches voorbereiden
3 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Inschrijftafel inrichten
2 personen
26
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
27
Roeiboten te water laten
4 personen
28
Reddingsvesten klaarleggen
2 personen
29
Routeborden plaatsen
3 personen
30
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
31
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

32
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
33
Deelnemers registreren
2 personen
34
Reddingsvesten uitdelen
2 personen
35
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
36
Bootindeling toelichten
2 personen
37
Roeitocht begeleiden
4 personen
38
Rustpunt bevoorraden
2 personen
39
Deelnemers bij rustpunt helpen
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Aankomst registreren
2 personen
42
Roeiboten uit het water halen
4 personen
43
Reddingsvesten innemen
2 personen
44
Hapjes en avondeten serveren
4 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

48
Catering opruimen
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
51
Partytenten afbreken
4 personen
52
Locatie schoonmaken
4 personen
53
Routeborden verwijderen
3 personen
54
Afval wegbrengen
2 personen
55
Roeiboten en materiaal controleren
3 personen
56
Roeiboten en materiaal retourneren
3 personen
57
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
58
Gevonden voorwerpen verwerken
59
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 10
Riemenaantal 20
Reserve-riemenaantal 4
Bootkussensaantal 40
Waterdichte routekaartenaantal 12

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 45
Reddingsboeienaantal 3
Reddingslijnenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Waterdichte portofoonsaantal 4
Nooddekensaantal 10
Zaklampenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Klapbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Bewegwijzering

Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Stiftenaantal 6
Watervaste tapeaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Handvegers en blikkenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 30

Registratie

Aanmeldformulierenaantal 60
Balpennenaantal 12
Naamstickersaantal 60
Klembordenaantal 4
Waterdichte documenthoezenaantal 20

Tips

Reserveer roeiboten, riemen en start- en eindlocatie zodra de datum vaststaat; controleer uiterlijk twee weken vooraf of ook reserve-riemen, bootkussens en reddingsvesten beschikbaar zijn.
Controleer de route minstens één keer volledig vóór de tocht. Noteer rustpunten, lastige passages en plekken waar routeborden, pionnen of afzetlint nodig zijn.
Stuur de deelnemersinstructies uiterlijk vijf dagen vooraf. Vermeld starttijd, kleding, verwachte duur, contactgegevens en wanneer dieetwensen uiterlijk binnen moeten zijn.
Maak de bootindeling vóór de dag zelf op basis van aanmeldingen en ervaring. Leg per boot een waterdichte routekaart klaar en wijs minimaal één aanspreekpunt aan voor portofoon en veiligheidsmateriaal.
Plan de opbouw met een marge van 90 minuten. Zet eerst de inschrijftafel, bewegwijzering en veiligheidsmiddelen klaar; koel daarna de dranken en bereid sandwiches voordat de deelnemers zich melden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roeitoertocht organiseren?: Begin minimaal vier weken van tevoren met datum, route, locaties en boten. Controleer de route en veiligheid uiterlijk twee weken vooraf en stuur de definitieve instructies vijf dagen voor vertrek.
Hoeveel roeiboten heb ik nodig voor een roeitoertocht?: Dat hangt af van de bootcapaciteit en het aantal aanmeldingen. Deel het verwachte aantal deelnemers uiterlijk één week vooraf in per boot en reserveer daarnaast minimaal één set reserve-riemen; extra boten zijn nodig als de bootcapaciteit niet toereikend is.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid tijdens een roeitoertocht?: Werk vóór de tocht een veiligheidsplan uit met route, rustpunten, contactpersonen en weerscenario’s. Controleer op de dag zelf reddingsvesten, reddingsboeien, reddingslijnen, EHBO-koffers en waterdichte portofoons voordat de boten vertrekken.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een roeitoertocht controleren?: Volg de weersverwachting vanaf de week voor de tocht en maak 24 uur vooraf een definitieve beoordeling. Neem bij twijfel contact op met de locatie of verhuurder en informeer deelnemers direct over een wijziging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.