Roeiclinic organiseren: checklist en planning

Een roeiclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en instructeurs reserveren. Je regelt vooraf de groepsindeling, het vaargebied, veiligheidsmateriaal en duidelijke informatie over kleding en aanmelden. Op de dag zelf moeten boten, riemen en zwemvesten op tijd bij de steiger liggen, terwijl ontvangst, briefing en eten klaarstaan. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken en niets voor het watermoment te laten liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Boten reserveren
Instructeurs vastleggen
Veiligheidsboot reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst maken
Groepsindeling maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren over kleding
Boodschappen doen
2 personen
Boten en riemen controleren
3 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Route en vaargebied markeren
2 personen
Hapjes en avondeten voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Boten naar de steiger brengen
4 personen
Roeimateriaal klaarleggen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Landinstructie geven
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Deelnemers over boten verdelen
3 personen
Eerste roeiblok begeleiden
5 personen
Pauzedranken uitdelen
2 personen
Tweede roeiblok begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
Boten terugbrengen
4 personen
Roeimateriaal afspoelen
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Koffie en thee serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Materiaal laten drogen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 5
Roeiriemenaantal 10
Zwemvestenaantal 24
Coachboot
Werplijnenaantal 2
Landergometersaantal 2
Reddingsboeienaantal 2
Roeihandschoenenaantal 12
Waterdichte opbergzakkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 4
Megafoon
Stopwatchaantal 2
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 3

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Bankenaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Koelboxenaantal 4

Servies

Bordenaantal 30
Kommetjesaantal 30
Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Broodmandenaantal 4

Decoratie

Naamstickersaantal 30
Watervaste stiftenaantal 4
Routebordenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemerslijst uiterlijk een week vooraf vast en deel daarna de groepen in. Zo weten instructeurs hoeveel mensen ze begeleiden en kun je dieetwensen nog verwerken in de boodschappen.
Controleer de weersverwachting 48 en 24 uur voor de clinic. Informeer deelnemers bij wijzigingen direct over kleding, extra lagen en wat ze droog moeten meenemen.
Reserveer naast de roeiboten ook een coachboot, zwemvesten, werplijnen en reddingsboeien. Controleer het veiligheidsmateriaal uiterlijk de dag ervoor, niet pas aan de steiger.
Zet de route en het vaargebied vooraf op papier en wijs één persoon aan voor portofooncontact. Houd de veiligheidsbriefing kort, maar behandel altijd vaargebied, materiaal en wat te doen bij omslaan.
Plan ontvangst en catering los van het roeiprogramma. Zet koffie en thee klaar bij aankomst, koel dranken vooraf en regel hapjes en avondeten voordat de boten naar de steiger gaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roeiclinic organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, boten en instructeurs. Open het aanmeldformulier daarna meteen, zodat je uiterlijk een week voor de clinic de deelnemerslijst en groepsindeling kunt maken.
Hoeveel instructeurs heb ik nodig voor een roeiclinic?: Dat hangt af van de capaciteit van de boten en de groepsgrootte, maar deel deelnemers in volgens het aantal beschikbare instructeurs. Leg de groepsindeling uiterlijk 7 dagen vooraf vast en houd op de dag zelf één persoon beschikbaar voor ontvangst en organisatie.
Wat moet ik meenemen naar een roeiclinic?: Reken minimaal op roeiboten, riemen, zwemvesten, een coachboot, werplijnen, reddingsboeien en een EHBO-koffer. Voeg voor communicatie portofoons en een megafoon toe; controleer alles de dag vóór vertrek naar de steiger.
Wanneer controleer ik het weer voor een roeiclinic?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw 24 uur voor de start. Communiceer daarna direct over kleding en eventuele wijzigingen, zodat deelnemers niet pas bij aankomst voor verrassingen staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.