Rockopera organiseren: checklist van plan tot voorstelling

Een rockopera organiseren vraagt meer dan artiesten boeken en een podium klaarzetten. Je moet muziekrechten, de technische rider, vervoer, kaartverkoop en publieksontvangst op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie, voorstelling en programma; werk daarna via artiesten, techniek en promotie naar een concreet draaiboek. In de laatste week draait het vooral om controleren: aantallen, contactgegevens, podiumindeling, microfoons, licht en scèneovergangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Voorstelling en programma bepalen
2 personen
Artiesten en crew bevestigen
2 personen
Muziekrechten controleren
Technische rider verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Technieklevering reserveren
2 personen
Artiestenvervoer vastleggen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Microfoonplan uitwerken
2 personen
Lichtplan uitwerken
2 personen
Scèneovergangen uitwerken
3 personen
Programma en route printen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Publieksontvangst voorbereiden
2 personen
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Techniek en kabels controleren
3 personen
Decorstukken controleren
2 personen

Event

Artiestenruimte inrichten
2 personen
Podium opbouwen
6 personen
Dranghekken plaatsen
3 personen
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Decor en achterdoek plaatsen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Incheckbalie inrichten
2 personen
Geluidslijn controleren
3 personen
Lichtstanden testen
3 personen
Microfoons testen
3 personen
Instrumenten stemmen
3 personen
Technische repetitie uitvoeren
8 personen
Scèneovergangen repeteren
8 personen
Artiestencatering serveren
3 personen
Pauzeruimte controleren
2 personen
Publieksingang openen
3 personen
Bezoekers inchecken
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Openingsmuziek starten
2 personen
Eerste akte begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet serveren
4 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tweede akte begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finale en applaus begeleiden
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Artiesten bedanken
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Catering afbouwen
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
4 personen
Podium en decor afbreken
6 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Regietafelaantal 2
Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Dranghekkenaantal 12
Kabelgotenaantal 20

Apparatuur

Mengtafel
PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 12
DI-boxenaantal 6
Koptelefoonsaantal 4
Laptop voor afspelen
Intercomsetsaantal 4
Verdeelblokkenaantal 6
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 12
Gaffer tapeaantal 10
Reservebatterijenaantal 40
Elektrische gitaaraantal 2
Basgitaar
Gitaarversterkersaantal 3
Basversterker
Drumstel
Keyboardaantal 2
Keyboardstandaardsaantal 2
Gitaarstandaardsaantal 4
Muziekstandaardsaantal 8

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 12
Moving headsaantal 4
Volgspot
Lichtstatievenaantal 4
Lichtconsole
DMX-kabelsaantal 15

Decoratie

Zwart achterdoek
Podiumdoekenaantal 4
Decorpanelenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Naambadgesaantal 30

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 12
Nooduitgangbordjesaantal 8

Organisatie

Polsbandjesaantal 220
Entreebadgesaantal 30
Kassa
Wisselgeldkist
Pinnenapparaataantal 2
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 500
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3
Polsbandjesscharenaantal 2

Garderobe

Garderobenummersaantal 250
Kledinghangersaantal 220
Garderobebakjesaantal 8

Tips

Leg de technische basis vroeg vast. Verzamel de rider van iedere productie en controleer of de locatie ruimte, stroom en aansluitingen biedt voor mengtafel, PA-speakers, subwoofers, monitoren en microfoons.
Plan rechten en kaartverkoop niet na elkaar. Controleer de muziekrechten zodra het programma vaststaat en open de ticketverkoop pas wanneer speeldatum, locatie, aanvangstijd en publiekscapaciteit definitief zijn.
Maak één productieplanning met terugteldata. Verstuur uitnodigingen en start online promotie enkele weken vóór de voorstelling, maar leg artiestenvervoer, catering en technieklevering uiterlijk in de laatste controleweek nogmaals schriftelijk vast.
Werk het draaiboek uit tot op scèneovergangniveau. Zet per onderdeel de volgorde, verantwoordelijke, benodigde microfoon of DI-box en het moment van klaarzetten; druk daarnaast een papieren versie af voor regietafel en crew.
Controleer publieks- en backstagevoorzieningen apart. Tel stoelen, tafels, garderoberekken en dranghekken op locatie na en houd voor catering rekening met de verzamelde dieetwensen, zodat je niet op de voorstellingsdag hoeft bij te bestellen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rockopera organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, voorstelling en artiesten. Regel muziekrechten, techniek en vervoer zodra het programma vaststaat; promotie en ticketverkoop kunnen daarna gericht starten.
Wanneer moet de techniek voor een rockopera worden gereserveerd?: Reserveer techniek ongeveer 8 tot 12 weken vóór de voorstelling, zodra de technische rider binnen is. Controleer in de laatste week opnieuw de mengtafel, PA, monitoren, microfoons, kabels en stroomverdeling.
Hoeveel repetitietijd heb je nodig voor een rockopera?: Plan minimaal één volledige doorloop en daarnaast aparte repetitietijd voor muziek, techniek en scèneovergangen. Zet de doorloop uiterlijk enkele dagen vóór de voorstelling in het draaiboek, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.
Wat moet ik de dag voor een rockopera controleren?: Controleer dan het draaiboek, de contactlijst, het programma, vervoer, catering en alle geprinte publieksinformatie. Loop ook podiumindeling, microfoonplan, lichtplan, stroom, kabelgoten en reservebatterijen fysiek na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.