Checklist pour organiser un rock-opéra

Un rock-opéra demande de coordonner un spectacle musical, une équipe artistique et une régie technique qui doivent fonctionner ensemble le même soir. Cette checklist de 78 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’accueil du public. Prévoyez plusieurs semaines pour confirmer les artistes, obtenir les droits musicaux et transformer la fiche technique en plan de scène. Les derniers jours servent surtout aux impressions, aux contrôles et aux ajustements sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le spectacle et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes et l'équipe
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Rassembler la fiche technique
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la livraison du matériel technique
2 personnes
Organiser le transport des artistes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Élaborer le plan des microphones
2 personnes
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
Élaborer les transitions de scène
3 personnes
Imprimer le programme de route
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer l'accueil du public
2 personnes
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier la technique et les câbles
3 personnes
Vérifier les éléments de décor
2 personnes

Événement

Aménager la loge des artistes
2 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer la décoration et le fond
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Vérifier la ligne de son
3 personnes
Tester les réglages d'éclairage
3 personnes
Tester les microphones
3 personnes
Accorder les instruments
3 personnes
Effectuer la répétition technique
8 personnes
Répéter les transitions de scène
8 personnes
Servir le catering des artistes
3 personnes
Vérifier la salle de pause
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Guider le public vers les places assises
3 personnes
Lancer la musique d’ouverture
2 personnes
Accompagner le premier acte
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet de pause
4 personnes
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
Animer le deuxième acte
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la finale et les applaudissements
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Remercier les artistes
2 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Démonter le catering
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Emballer les instruments
4 personnes
Démonter la scène et le décor
6 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger le vestiaire
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Table de régieqté 2
Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 4
Tabourets de barqté 6
Barrières de fouleqté 12
Goulottes de câblesqté 20

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 8
Pieds de microqté 12
Boîtiers DIqté 6
Casques audioqté 4
Ordinateur portable pour la lecture
Interphonesqté 4
Blocs multiprisesqté 6
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 12
Ruban gafferqté 10
Piles de rechangeqté 40
Guitare électriqueqté 2
Basse électrique
Amplis de guitareqté 3
Amplificateur de basses
Kit de batterie
Clavierqté 2
Supports de clavierqté 2
Supports de guitareqté 4
Pieds de microqté 8

Éclairage

Projecteurs de scène LEDqté 12
Projecteurs asservisqté 4
Projecteur de poursuite
Pieds d’éclairageqté 4
Console lumière
Câbles DMXqté 15

Décoration

Fond noir
Tentures de scèneqté 4
Panneaux décoratifsqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 30

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Panneaux de sortie de secoursqté 8

Organisation

Braceletsqté 220
Badges d'entréeqté 30
Caisse
Caisse pour la monnaie
Terminal de paiementqté 2
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Papier d’impressionqté 500
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Ciseaux pour braceletsqté 2

Vestiaire

Numéros de vestiaireqté 250
Cintresqté 220
Bacs de vestiaireqté 8

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le programme, puis confirmez les artistes avant d’ouvrir la billetterie. Gardez une version à jour de la fiche technique pour éviter de réserver du matériel incompatible.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 5 à 7 jours avant le spectacle. Prévoyez aussi une marge pour les artistes et techniciens qui ne figurent pas dans les réservations du public.
Préparez trois documents distincts avant l’arrivée de l’équipe : le déroulé imprimé, la liste de contacts et le programme de route. Imprimez au moins 2 exemplaires de chaque document, dont un pour la régie et un pour l’accueil.
Ne laissez pas la configuration de scène au jour du spectacle. Dessinez les positions des micros, des retours, des amplis, de la table de mixage et des câbles, puis vérifiez que les escaliers, barrières et goulottes ne bloquent ni les artistes ni le public.
Faites un contrôle technique complet avant l’ouverture des portes : table de mixage, haut-parleurs, subwoofers, moniteurs, microphones, boîtiers DI, multiprises, rallonges et piles de rechange. Réservez au moins 60 minutes pour les tests et les transitions de scène.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rock-opéra ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, vérifier les droits musicaux, réserver le catering et le matériel technique, puis lancer les invitations et la promotion.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un rock-opéra ?: Ouvrez-la environ 4 à 6 semaines avant la représentation, une fois la date, le lieu, le programme et les artistes confirmés. Gardez les derniers jours pour traiter les inscriptions et ajuster l’accueil.
Quand préparer le plan de scène et le plan des microphones ?: Préparez-les au moins 2 semaines avant le spectacle, dès que la fiche technique est complète. Faites une vérification finale 24 à 48 heures avant l’installation, car un changement d’artiste ou d’instrument peut modifier les besoins.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques avant un rock-opéra ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’ouverture des portes, dont environ 60 minutes pour les branchements et les tests sonores. Ajoutez du temps si plusieurs transitions de scène, amplis ou microphones sans fil sont utilisés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.